§ 69 KommHV-Doppik

(1) ¹Die Bücher und Belege sind sicher und geordnet aufzubewahren. ²Begründende Unterlagen sind dann zu den Belegen zu nehmen, wenn sie nicht bei den anordnenden Stellen aufbewahrt werden.

(2) ¹Der Jahresabschluss und der konsolidierte Gesamtabschluss sind dauernd aufzubewahren; bei automatisierten Verfahren auch in ausgedruckter Form. ²Die Bücher sind zehn Jahre, die Belege sechs Jahre aufzubewahren. ³§ 147 Abs. 3 AO bleibt unberührt. ⁴Die Fristen beginnen am 1. Januar des der Aufstellung des Jahresabschlusses folgenden Haushaltsjahres und enden frühestens sechs Monate nach der Beschlussfassung über die Entlastung. ⁵Ergeben sich Zahlungsgrund und Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte nicht aus den Büchern, sind die Belege so lange wie die Bücher aufzubewahren. ⁶Gutschriften und Lastschriften der Kreditinstitute sind wie Belege aufzubewahren.

(3) Werden Bücher in visuell lesbarer Form geführt, können diese und die Belege nach Abschluss der überörtlichen Prüfung auf elektronischen Speichermedien oder auf Bildträgern aufbewahrt werden.

(4) Werden automatisierte Verfahren, in denen Bücher und Belege gespeichert sind, geändert oder abgelöst, muss die maschinelle Auswertung der gespeicherten Daten innerhalb der Aufbewahrungsfristen auch mit den geänderten oder neuen Verfahren oder durch ein anderes System gewährleistet sein.