Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse

Die Bundesnotarkammer präzisiert durch Verhaltensregeln nach <a href="/eu/vo_eu_2016_679/40" data-href="/[lawProviderSlug]/[lawAbbreviation]/[lawNormAbbreviation]" data-tooltip="Verhaltensregeln" data-lli="1" target="_blank">Artikel 40 Absatz 2 Buchstabe h</a> der <a href="/eu/vo_eu_2016_679" data-href="/[lawProviderSlug]/[lawAbbreviation]" data-ll="true" target="_blank">Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen</a> bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1; L 314 vom 22.11.2016, S. 72; L 127 vom 23.5.2018, S. 2) die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die nach <a href="/eu/vo_eu_2016_679/32" data-href="/[lawProviderSlug]/[lawAbbreviation]/[lawNormAbbreviation]" data-tooltip="Sicherheit der Verarbeitung" data-lli="0" target="_blank">Artikel 32</a> der <a href="/eu/vo_eu_2016_679" data-href="/[lawProviderSlug]/[lawAbbreviation]" data-ll="true" target="_blank">Verordnung (EU) 2016/679</a> zu treffen sind, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten, die in den elektronischen Aufzeichnungen und den zu ihrer Führung verwendeten elektronischen Hilfsmitteln verarbeitet werden.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG

(1) Unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen treffen der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten; diese Maßnahmen schließen gegebenenfalls unter anderem Folgendes ein:
 <dl>
 <dt style="float: left">
 a)
 </dt>
 <dd>
 die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten;
 </dd>
 <dt style="float: left">
 b)
 </dt>
 <dd>
 die Fähigkeit, die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherzustellen;
 </dd>
 <dt style="float: left">
 c)
 </dt>
 <dd>
 die Fähigkeit, die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen;
 </dd>
 <dt style="float: left">
 d)
 </dt>
 <dd>
 ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung.
 </dd>
 </dl>(2) Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus sind insbesondere die Risiken zu berücksichtigen, die mit der Verarbeitung verbunden sind, insbesondere durch — ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig — Vernichtung, Verlust, Veränderung oder unbefugte Offenlegung von beziehungsweise unbefugten Zugang zu personenbezogenen Daten, die übermittelt, gespeichert oder auf andere Weise verarbeitet wurden.(3) Die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Artikel 40 oder eines genehmigten Zertifizierungsverfahrens gemäß Artikel 42 kann als Faktor herangezogen werden, um die Erfüllung der in Absatz 1 des vorliegenden Artikels genannten Anforderungen nachzuweisen.(4) Der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter unternehmen Schritte, um sicherzustellen, dass ihnen unterstellte natürliche Personen, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, diese nur auf Anweisung des Verantwortlichen verarbeiten, es sei denn, sie sind nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten zur Verarbeitung verpflichtet.

Sicherheit der Verarbeitung

(1) Die Mitgliedstaaten, die Aufsichtsbehörden, der Ausschuss und die Kommission fördern die Ausarbeitung von Verhaltensregeln, die nach Maßgabe der Besonderheiten der einzelnen Verarbeitungsbereiche und der besonderen Bedürfnisse von Kleinstunternehmen sowie kleinen und mittleren Unternehmen zur ordnungsgemäßen Anwendung dieser Verordnung beitragen sollen.(2) Verbände und andere Vereinigungen, die Kategorien von Verantwortlichen oder Auftragsverarbeitern vertreten, können Verhaltensregeln ausarbeiten oder ändern oder erweitern, mit denen die Anwendung dieser Verordnung beispielsweise zu dem Folgenden präzisiert wird:
 <dl>
 <dt style="float: left">
 a)
 </dt>
 <dd>
 faire und transparente Verarbeitung;
 </dd>
 <dt style="float: left">
 b)
 </dt>
 <dd>
 die berechtigten Interessen des Verantwortlichen in bestimmten Zusammenhängen;
 </dd>
 <dt style="float: left">
 c)
 </dt>
 <dd>
 Erhebung personenbezogener Daten;
 </dd>
 <dt style="float: left">
 d)
 </dt>
 <dd>
 Pseudonymisierung personenbezogener Daten;
 </dd>
 <dt style="float: left">
 e)
 </dt>
 <dd>
 Unterrichtung der Öffentlichkeit und der betroffenen Personen;
 </dd>
 <dt style="float: left">
 f)
 </dt>
 <dd>
 Ausübung der Rechte betroffener Personen;
 </dd>
 <dt style="float: left">
 g)
 </dt>
 <dd>
 Unterrichtung und Schutz von Kindern und Art und Weise, in der die Einwilligung des Trägers der elterlichen Verantwortung für das Kind einzuholen ist;
 </dd>
 <dt style="float: left">
 h)
 </dt>
 <dd>
 die Maßnahmen und Verfahren gemäß den Artikeln 24 und 25 und die Maßnahmen für die Sicherheit der Verarbeitung gemäß Artikel 32;
 </dd>
 <dt style="float: left">
 i)
 </dt>
 <dd>
 die Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten an Aufsichtsbehörden und die Benachrichtigung der betroffenen Person von solchen Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten;
 </dd>
 <dt style="float: left">
 j)
 </dt>
 <dd>
 die Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer oder an internationale Organisationen oder
 </dd>
 <dt style="float: left">
 k)
 </dt>
 <dd>
 außergerichtliche Verfahren und sonstige Streitbeilegungsverfahren zur Beilegung von Streitigkeiten zwischen Verantwortlichen und betroffenen Personen im Zusammenhang mit der Verarbeitung, unbeschadet der Rechte betroffener Personen gemäß den Artikeln 77 und 79.
 </dd>
 </dl>(3) Zusätzlich zur Einhaltung durch die unter diese Verordnung fallenden Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter können Verhaltensregeln, die gemäß Absatz 5 des vorliegenden Artikels genehmigt wurden und gemäß Absatz 9 des vorliegenden Artikels allgemeine Gültigkeit besitzen, auch von Verantwortlichen oder Auftragsverarbeitern, die gemäß Artikel 3 nicht unter diese Verordnung fallen, eingehalten werden, um geeignete Garantien im Rahmen der Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer oder internationale Organisationen nach Maßgabe des Artikels 46 Absatz 2 Buchstabe e zu bieten. Diese Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter gehen mittels vertraglicher oder sonstiger rechtlich bindender Instrumente die verbindliche und durchsetzbare Verpflichtung ein, die geeigneten Garantien anzuwenden, auch im Hinblick auf die Rechte der betroffenen Personen.(4) Die Verhaltensregeln gemäß Absatz 2 des vorliegenden Artikels müssen Verfahren vorsehen, die es der in Artikel 41 Absatz 1 genannten Stelle ermöglichen, die obligatorische Überwachung der Einhaltung ihrer Bestimmungen durch die Verantwortlichen oder die Auftragsverarbeiter, die sich zur Anwendung der Verhaltensregeln verpflichten, vorzunehmen, unbeschadet der Aufgaben und Befugnisse der Aufsichtsbehörde, die nach Artikel 55 oder 56 zuständig ist.(5) Verbände und andere Vereinigungen gemäß Absatz 2 des vorliegenden Artikels, die beabsichtigen, Verhaltensregeln auszuarbeiten oder bestehende Verhaltensregeln zu ändern oder zu erweitern, legen den Entwurf der Verhaltensregeln bzw. den Entwurf zu deren Änderung oder Erweiterung der Aufsichtsbehörde vor, die nach Artikel 55 zuständig ist. Die Aufsichtsbehörde gibt eine Stellungnahme darüber ab, ob der Entwurf der Verhaltensregeln bzw. der Entwurf zu deren Änderung oder Erweiterung mit dieser Verordnung vereinbar ist und genehmigt diesen Entwurf der Verhaltensregeln bzw. den Entwurf zu deren Änderung oder Erweiterung, wenn sie der Auffassung ist, dass er ausreichende geeignete Garantien bietet.(6) Wird durch die Stellungnahme nach Absatz 5 der Entwurf der Verhaltensregeln bzw. der Entwurf zu deren Änderung oder Erweiterung genehmigt und beziehen sich die betreffenden Verhaltensregeln nicht auf Verarbeitungstätigkeiten in mehreren Mitgliedstaaten, so nimmt die Aufsichtsbehörde die Verhaltensregeln in ein Verzeichnis auf und veröffentlicht sie.(7) Bezieht sich der Entwurf der Verhaltensregeln auf Verarbeitungstätigkeiten in mehreren Mitgliedstaaten, so legt die nach Artikel 55 zuständige Aufsichtsbehörde — bevor sie den Entwurf der Verhaltensregeln bzw. den Entwurf zu deren Änderung oder Erweiterung genehmigt — ihn nach dem Verfahren gemäß Artikel 63 dem Ausschuss vor, der zu der Frage Stellung nimmt, ob der Entwurf der Verhaltensregeln bzw. der Entwurf zu deren Änderung oder Erweiterung mit dieser Verordnung vereinbar ist oder — im Fall nach Absatz 3 dieses Artikels — geeignete Garantien vorsieht.(8) Wird durch die Stellungnahme nach Absatz 7 bestätigt, dass der Entwurf der Verhaltensregeln bzw. der Entwurf zu deren Änderung oder Erweiterung mit dieser Verordnung vereinbar ist oder — im Fall nach Absatz 3 — geeignete Garantien vorsieht, so übermittelt der Ausschuss seine Stellungnahme der Kommission.(9) Die Kommission kann im Wege von Durchführungsrechtsakten beschließen, dass die ihr gemäß Absatz 8 übermittelten genehmigten Verhaltensregeln bzw. deren genehmigte Änderung oder Erweiterung allgemeine Gültigkeit in der Union besitzen. Diese Durchführungsrechtsakte werden gemäß dem Prüfverfahren nach Artikel 93 Absatz 2 erlassen.(10) Die Kommission trägt dafür Sorge, dass die genehmigten Verhaltensregeln, denen gemäß Absatz 9 allgemeine Gültigkeit zuerkannt wurde, in geeigneter Weise veröffentlicht werden.(11) Der Ausschuss nimmt alle genehmigten Verhaltensregeln bzw. deren genehmigte Änderungen oder Erweiterungen in ein Register auf und veröffentlicht sie in geeigneter Weise.

Verhaltensregeln

Allgemeine Bestimmungen

Abschnitt 1

Verzeichnisse

Akten

Urschriften, Ausfertigungen, Abschriften und elektronische Urkunden

Form und Übergabe elektronischer Aufzeichnungen

Sicherheit elektronischer Aufzeichnungen

Urkundenverzeichnis

Abschnitt 2

Führung des Urkundenverzeichnisses

Angaben im Urkundenverzeichnis

Ortsangabe

Angaben zur Amtsperson

Angabe der Beteiligten

Angabe des Geschäftsgegenstands

Angabe der Urkundenart

Angaben zu Ausfertigungen

Weitere Angaben bei Verfügungen von Todes wegen

Sonstige Angaben

Zeitpunkt der Eintragungen

Export der Eintragungen

Persönliche Bestätigung

Verwahrungsverzeichnis

Abschnitt 3

Angaben im Verwahrungsverzeichnis

Massenummer und Buchungsnummer

Angaben zu den Beteiligten

Angaben zu Einnahmen und Ausgaben

Angaben zu Wertpapieren und Kostbarkeiten

Angaben zu Schecks und Sparbüchern

Angaben zu Notaranderkonten

Urkundensammlung, Erbvertragssammlung

Abschnitt 4

Urkundensammlung

Erbvertragssammlung

Sonderbestimmungen für Verfügungen von Todes wegen

Elektronische Urkundensammlung, Sondersammlung

Abschnitt 5

Elektronische Urkundensammlung

Einstellung von Dokumenten

Löschung von Dokumenten

Sondersammlung

Behandlung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist für die Urkundensammlung

Nebenakten

Abschnitt 6

Sonderbestimmungen für Verwahrungsgeschäfte

Führung in Papierform

Elektronische Führung

Führung in Papierform und elektronische Führung

Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste

Abschnitt 7

Sammelakte

Generalakte

Abschnitt 8

Sonstige Aufzeichnungen

Abschnitt 9

Hilfsmittel

Ersatzaufzeichnungen

Aufbewahrungsfristen

Abschnitt 10

Aufbewahrungsfristen für Altbestände

Sonderbestimmungen für Nebenakten

Sonderbestimmungen beim Übergang der Verwahrzuständigkeit

Elektronisches Urkundenarchiv und Elektronischer Notariatsaktenspeicher

Abschnitt 11

Allgemeine Vorschriften

Unterabschnitt 1

Funktionen des Elektronischen Urkundenarchivs und des Elektronischen Notariatsaktenspeichers

Technische Zugangsberechtigung zum Elektronischen Urkundenarchiv und zum Elektronischen Notariatsaktenspeicher

§ 6 NotAktVV

Technische und organisatorische Maßnahmen