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FUNKTIONEN

Die Sapard-Stelle hat bezüglich der Ausgaben im Rahmen von Sapard folgende Hauptfunktionen:

1.1

Bewilligung von Mittelbindungen und Zahlungen: Diese Funktion besteht in der Feststellung des Betrags, der einem Antragsteller oder Leistungserbringer in Übereinstimmung mit den Regeln der Finanzierungsvereinbarung, insbesondere den Vorschriften über die Zulässigkeit von Genehmigungsanträgen und Zahlungsforderungen, den Vorschriften über die Übereinstimmung mit den in der Genehmigung des entsprechenden Projekts vorgesehenen Mittelbindung, den Vorschriften über Ausschreibungs- und Auftragsvergabeverfahren sowie den Vorschriften über die Überprüfung der durchgeführten Arbeiten oder der erbrachten Leistungen, zu zahlen ist.

1.2

Ausführung der Zahlungen: Diese Funktion besteht in der Erteilung einer Anweisung an das Finanzinstitut der Sapard-Stelle oder gegebenenfalls an eine staatliche Zahlstelle, dem Antragsteller oder Leistungserbringer (oder deren Bevollmächtigten) den bewilligten Betrag auszuzahlen.

1.3

Verbuchung der Mittelbindungen und Zahlungen: Diese Funktion besteht in der Eintragung der Mittelbindung und Zahlung in der üblicherweise auf EDV-Träger unterhaltenen, gesonderten Buchführung der Sapard-Stelle sowie in der Erstellung periodischer Ausgabenübersichten, einschließlich der periodischen und der jährlichen Erklärungen an die Kommission. Die Buchführung verzeichnet ferner noch ausstehende Forderungen.

1.4

Kontrolle: Diese Funktion besteht in der Überprüfung der Vorgänge, auf denen die Anträge und Forderungen beruhen, um festzustellen, ob diese mit der Finanzierungsvereinbarung sowie den Vorschriften und Bedingungen der Mittelbindungen übereinstimmen. Diese Kontrolle umfasst gegebenenfalls Kontrollen im Vorfeld der Projektauswahl, Nachmessungen, Kontrollen der Menge und Qualität der gelieferten Waren bzw. der erbrachten Leistungen, Analysen oder Stichprobenkontrollen, Überprüfungen im Vorfeld der Zahlungen und jegliche besondere Auflage der Finanzierungsvereinbarung in Bezug auf die Zuschussfähigkeit von Ausgaben u. Ä. Um die Zuschussfähigkeit zu ermitteln, sind für Kontrollzwecke gegebenenfalls technische Überprüfungen vorzunehmen, wie die Beurteilung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit und spezielle landwirtschaftliche, technische oder wissenschaftliche Kontrollen.

1.5

Berichterstattung: Diese Funktion soll gewährleisten, dass über die Fortschritte der einzelnen Projekte und Maßnahmen in einer Weise berichtet wird, die sicherstellt, dass die Maßnahmen tatsächlich und effizient durchgeführt werden.

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KRITERIEN

2.1 Die Verwaltungsstruktur der Sapard-Stelle muss eine Trennung der drei Funktionen Bewilligung, Ausführung und Verbuchung vornehmen, wobei hierfür jeweils eine gesonderte Verwaltungseinheit geschaffen wird, deren spezielle Aufgaben in einem Organisationsplan festgelegt sind.

2.2 Die Sapard-Stelle wendet die folgenden Verfahren bzw. sonstige Verfahren an, die gleichwertige Garantien bieten:

2.2.1

Die Sapard-Stelle legt schriftlich ausführliche Verfahrensvorschriften für die Einreichung, die Erfassung und die Bearbeitung von Anträgen auf die Genehmigung von Projekten, Forderungen, Rechnungen sowie für Belegdokumente und Kontrollberichte fest, wobei alle Unterlagen zu beschreiben sind, die bei diesen Verfahren Verwendung finden.

Diese Verfahren müssen gewährleisten, dass nur Zahlungsforderungen oder ausgewählte Projekte bearbeitet werden, die den Kriterien genügen.

2.2.2

Die Aufgaben müssen so verteilt sein, dass kein Bediensteter zu irgendeinem Zeitpunkt und im Rahmen irgendeines Projekts für mehr als eine der drei Funktionen der Projektgenehmigung, Zahlungsbewilligung, Zahlung oder Verbuchung von Beträgen zuständig ist und dass kein Bediensteter eine dieser Funktionen ausübt, ohne dass seine Arbeit der Aufsicht eines zweiten Bediensteten untersteht. Die Zuständigkeiten eines jeden Bediensteten einschließlich der finanziellen Obergrenzen für seine Entscheidungsbefugnis sind schriftlich festzulegen. Für einschlägige Ausbildungsmaßnahmen ist zu sorgen. Für das an sensiblen Punkten eingesetzte Personal ist entweder im Rahmen der Personalpolitik eine Rotation oder eine verstärkte Dienstaufsicht vorzusehen.

2.2.3

Jedem für Bewilligungen zuständigen Bediensteten muss eine umfassende Prüfliste über die von ihm durchzuführenden Kontrollen vorliegen, und er hat den Belegdokumenten zu der jeweiligen Forderung eine Bescheinigung darüber beizufügen, dass die genannten Kontrollen vorgenommen worden sind. Diese Bescheinigung kann in elektronischer Form erfolgen, sofern die Bedingungen gemäß Ziffer 2.2.6 eingehalten werden.

Die Tätigkeiten aller Bediensteten sind von Dienstvorgesetzten nachweislich nachzuprüfen. Die Analyse, Bewertung und Genehmigung der Projekte ist schriftlich zu protokollieren. Der Analyse der Projekte sind die Grundsätze einer wirtschaftlichen Haushaltsführung zugrundezulegen.

2.2.4

Anträge oder Forderungen sind erst zu bewilligen, nachdem hinreichend kontrolliert wurde, ob sie mit den Finanzierungsvereinbarungen und dem Inhalt der Sapard-Programme im Einklang stehen. Dies umfasst zum einen die Kontrollen, die in den Bestimmungen über die spezifischen Maßnahmen vorgesehen sind, in deren Rahmen die Beihilfe beantragt wird, und zum anderen die Kontrollen, die erforderlich sind, um unter besonderer Berücksichtigung der bestehenden Risiken Betrugshandlungen und Unregelmäßigkeiten zu verhindern oder aufzudecken.

Im Rahmen der Bewilligungsfunktion sind Anträge auf die Beachtung der Vorschriften und Bedingungen, die Begründetheit, die Vollständigkeit der Unterlagen, die Richtigkeit der Belegdokumente, das Eingangsdatum usw. hin zu überprüfen.

Die vorgeschriebenen Kontrollen müssen in einer Prüfliste aufgeführt sein, und ihre Durchführung ist für die einzelnen Anträge/Forderungen oder für jede Gruppe von Anträgen oder Forderungen zu bescheinigen.

Die Kontrolle von erbrachten Leistungen bzw. gelieferten Waren umfasst

—

eine Dokumentenkontrolle, um sicherzustellen, dass die auf der Rechnung eingetragenen Angaben zur Menge, Qualität und zum Preis der Waren oder Leistungen mit der Bestellung übereinstimmen,

—

eine Warenkontrolle, um sicherzustellen, dass die Menge und Qualität der Waren oder Leistungen mit den Angaben der Rechnung/der Forderung übereinstimmen.

Die Erbringung von Leistungen kann auch fortlaufend kontrolliert werden, beispielsweise zum Zeitpunkt der ersten Zahlung oder wenn Zwischenzahlungen getätigt werden.

2.2.5

Durch entsprechende Verfahren ist sicherzustellen, dass Zahlungen ausschließlich an den Antragsteller, auf dessen Bankkonto oder an den Bevollmächtigten des Antragstellers geleistet werden. Innerhalb von fünf Arbeitstagen nach Verbuchung zu Lasten des Sapard-Euro-Kontos wird die Zahlungsüberweisung durch das Finanzinstitut der Sapard-Stelle, gegebenenfalls durch eine staatliche Kassenstelle oder durch auf dem Postweg übersandten Scheck ausgeführt. Durch entsprechende Verfahren ist sicherzustellen, dass die Zahlungsbeträge aller nicht ausgeführten Überweisungen oder nicht eingelöster Schecks dem Sapard-Euro-Konto wieder gutgeschrieben werden. Barzahlungen sind nicht zulässig. Die Genehmigung des Anweisungsbefugten und/oder seines Dienstvorgesetzten kann in elektronischer Form erfolgen, soweit bei den betreffenden EDV-Einrichtungen ein entsprechendes Sicherheitsniveau gewährleistet ist und die Identität des Unterzeichners in den elektronischen Aufzeichnungen festgehalten wird.

2.2.6

Werden Anträge, Forderungen oder Rechnungen rechnergestützt bearbeitet, so ist der Zugang zu dem EDV-System derart zu schützen und zu kontrollieren, dass

—

alle in das System eingegebenen Daten gründlich validiert werden, um Eingabefehler aufdecken und berichtigen zu können;

—

Daten nur von hierzu ermächtigten Bediensteten eingegeben, geändert oder validiert werden dürfen, denen persönliche Passwörter zugeteilt worden sind;

—

die Identität eines jeden Bediensteten, der Daten oder Programme eingibt oder ändert, in ein Logbuch eingetragen wird. Zur Vermeidung von Missbrauch sind die Passwörter regelmäßig zu ändern. Die EDV-Systeme sind im Wege physischer Kontrollen gegen einen unbefugten Zugang zu schützen, und von den Daten müssen Sicherungskopien erstellt werden, die an einem gesonderten geschützten Ort aufzubewahren sind. Die eingegebenen Daten sind auf ihre Plausibilität hin zu testen, um widersprüchliche oder ungewöhnliche Daten aufzuspüren.

2.2.7

Durch entsprechende Verfahren ist sicherzustellen, dass Änderungen von Fördersätzen oder Vorschriften und Bedingungen für die Gewährung von Beihilfen erfasst und die Anweisungen, Datenbasen und Prüflisten rechtzeitig auf den neuesten Stand gebracht werden.

2.3 Die Bewilligungs- und/oder Kontrollfunktion kann anderen Einrichtungen übertragen werden, sofern die nachstehenden Bedingungen erfüllt sind:

2.3.1

Die Zuständigkeiten und Pflichten dieser anderen Einrichtungen, insbesondere hinsichtlich der Kontrolle und Überprüfung der Einhaltung der Finanzierungsvereinbarung, sind eindeutig definiert.

2.3.2

Die Einrichtungen müssen über wirksame Systeme verfügen, um ihre Aufgaben in zufriedenstellender Weise wahrnehmen zu können.

2.3.3

Die Einrichtungen müssen der Sapard-Stelle gegenüber ausdrücklich bestätigen, dass sie ihren Aufgaben tatsächlich nachkommen, und die hierzu eingesetzten Mittel beschreiben.

2.3.4

Die Sapard-Stelle wird regelmäßig und so rechtzeitig über die Ergebnisse der durchgeführten Kontrollen unterrichtet, dass stets beurteilt werden kann, ob diese Kontrollen ausreichend waren, bevor ein Zahlungsantrag bewilligt und beglichen bzw. eine Rechnung bezahlt wird. Die durchgeführten Arbeiten werden ausführlich in einem Bericht beschrieben, der jedem Antrag und jeder Forderung bzw. jeder Gruppe von Anträgen und Forderungen beigefügt wird, oder gegebenenfalls in einem Bericht, der ein ganzes Rechnungsjahr abdeckt. Dem Bericht liegt eine Bescheinigung über die Begründetheit der genehmigten Anträge und Forderungen sowie über Art, Umfang und Grenzen der verrichteten Arbeiten bei. Etwaige Waren- und/oder Verwaltungskontrollen sind aufzuführen und die Kontrollverfahren, die Ergebnisse aller Überprüfungen sowie die Maßnahmen zu beschreiben, die im Hinblick auf die festgestellten Abweichungen und Unregelmäßigkeiten getroffen wurden. Die der Sapard-Stelle vorgelegten Belegdokumente müssen hinreichende Gewähr dafür bieten, dass alle notwendigen Kontrollen erfolgt sind, um die Begründetheit der Forderungen oder Rechnungen zu gewährleisten, deren Zahlung bewilligt wurde.

2.3.5

Bevor die Sapard-Stelle ein Projekt genehmigt oder eine Ausgabe erstattet, muss sie sich davon überzeugt haben, dass die Verfahren der anderen Einrichtungen den Kriterien dieses Anhangs genügen.

2.3.6

Die Kriterien für die Beurteilung von Anträgen und ihre Rangfolge sind klar festzulegen und zu dokumentieren.

2.3.7

Werden Unterlagen zu bewilligten Forderungen, getätigten Ausgaben und durchgeführten Kontrollen bei den anderen Einrichtungen aufbewahrt, so muss durch geeignete, von diesen Einrichtungen und der Sapard-Stelle festgelegte Verfahren sichergestellt werden, dass der Ablageort aller derartigen Dokumente, die für besondere von der Sapard-Stelle getätigte Zahlungen bedeutsam sind, bekannt ist und die Dokumente zur Einsichtnahme in den Amtsräumen der Sapard-Stelle verfügbar gemacht werden können, wenn Personen oder Einrichtungen dies wünschen, die gewöhnlich zur Einsicht berechtigt sind. Zu diesen gehören

—

die Bediensteten der Sapard-Stelle, die den Antrag bearbeiten;

—

der Innenrevisionsdienst der Sapard-Stelle;

—

die bescheinigende Stelle, die die Jahreserklärung der Sapard-Stelle beglaubigt;

—

entsprechend beauftragte Bedienstete der Europäischen Union.

2.3.8

Zwischen der Sapard-Stelle und den Einrichtungen, denen die Sapard-Stelle bestimmte Funktionen übertragen hat, sind schriftliche Vereinbarungen zu treffen. In solchen Vereinbarungen ist eindeutig festzuhalten, welche Funktionen die entsprechende Einrichtung übernimmt und welche Belegdokumente und Berichte sie innerhalb vorgegebener Fristen an die Sapard-Stelle übermittelt. Das Gesamtsystem einschließlich der an andere Einrichtungen delegierten Funktionen sind in einem Organisationsplan festzuhalten.

In der Vereinbarung ist vorzusehen, dass Bediensteten der Kommission und des Rechnungshofs Zugang zu den Aufzeichnungen dieser Einrichtungen zu gewähren ist und dass diese Bediensteten berechtigt sind, Anträge zu überprüfen und die Projekte und Beihilfeempfänger zu kontrollieren.

2.4 Die Buchführungsverfahren müssen eine Gewähr dafür bieten, dass die der Kommission übermittelten Ausgabenerklärungen vollständig und richtig (richtiges Projekt oder richtige Kontobezeichnung) sind, dass sie rechtzeitig erfolgen und dass etwaige Fehler oder Auslassungen entdeckt und berichtigt werden, insbesondere durch Überprüfungen und Abgleiche, die in Zeitabständen von höchstens drei Monaten stattfinden. Die Buchführungsverfahren der Sapard-Stelle gewährleisten, dass das Buchführungssystem für jedes Regionalbüro, jedes Projekt, jeden Vertrag oder jede Maßnahme/Teilmaßnahme in Euro und in Landeswährung einen Überblick über die Gesamtkosten, die getätigten Ausgaben, Teilzahlungen und Restzahlungen geben kann. Für die Fälle, in denen Arbeiten nicht bis zum vereinbarten Termin abgeschlossen werden, sind Fristen für die Streichung der Mittelbindungen festzusetzen. Diese Streichungen sind in geeigneter Weise im Buchführungssystem zu erfassen.

2.5 Die Sapard-Stelle verfügt über einen Innenrevisionsdienst. Die Aufgabe dieser Dienststelle bzw. gleichwertiger Verfahren liegt darin sicherzustellen, dass das interne Kontrollsystem der Sapard-Stelle wirksam funktioniert. Der Innenrevisionsdienst muss von den anderen Abteilungen der Sapard-Stelle unabhängig und der Leitung dieser Stelle unmittelbar unterstellt sein. Der Innenrevisionsdienst kontrolliert, ob die von der Sapard-Stelle geschaffenen Verfahren geeignet sind sicherzustellen, dass die Anträge mit dem Programm und der Finanzierungsvereinbarung übereinstimmen, und ob die Buchführung richtig und vollständig ist und sich auf dem neuesten Stand befindet. Die Kontrollen können sich auf ausgewählte Maßnahmen/Teilmaßnahmen und Stichproben von Geschäftsvorgängen beschränken, sofern durch ein Prüfprogramm sichergestellt wird, dass alle bedeutenden Bereiche, einschließlich der für die Bewilligung zuständigen Dienststellen/Einrichtungen und der Dienststellen, denen Aufgaben übertragen wurden, innerhalb eines Zeitraums von höchstens drei Jahren überprüft werden. Die Arbeiten des Innenrevisionsdienstes sind nach international anerkannten Prüfstandards durchzuführen und in Protokollen festzuhalten und müssen in Berichte und Empfehlungen an die Leitung der Sapard-Stelle münden. Die Prüfprogramme und -berichte sind der bescheinigenden Stelle und den zur Durchführung von finanziellen Prüfungen beauftragten Bediensteten der Europäischen Union zwecks ausschließlicher Beurteilung der Wirksamkeit der Innenrevision zur Verfügung zu stellen.

2.6 Die Regeln für die Vergabe von Dienstleistungs-, Bau- und Lieferaufträgen öffentlicher Einrichtungen im Bewerberland entsprechen den Regeln des Handbuchs der Kommission⁽¹⁾ „Dienstleistungs-, Liefer- und Bauafträge im Rahmen der Zusammenarbeit der Gemeinschaft zugunsten von Drittländern” , ausgenommen das Erfordernis der vorherigen Genehmigung durch die Kommission.

2.7 Dienstleistungen, Bauarbeiten, Ausrüstungsgüter und Waren, die von Privatunternehmen erbracht bzw. geliefert werden, müssen aus der Gemeinschaft oder den in Artikel 1 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1268/1999 genannten Ländern stammen. Dies gilt auch für Waren und Ausrüstungsgüter, die der Auftragnehmer zur Erfüllung eines Werk- oder Dienstleistungsauftrags erwirbt, wenn diese Waren und Ausrüstungsgüter nach Abschluss des Auftrags Eigentum des Projekts werden sollen.

2.8 Insbesondere für verfallene Sicherheiten, zurückgezahlte Zahlungen u. Ä. richtet die Sapard-Stelle ein System ein, mit dem alle dem Sapard-Euro-Konto zustehenden Beträge ausgewiesen werden und die entsprechenden Forderungen bis zum Zahlungseingang in einem Debitorenkonto verzeichnet werden. Das Debitorenkonto ist regelmäßig mit dem Ziel zu überprüfen, die Einziehung überfälliger Forderungen einzuleiten.

2.9 Die Sapard-Stelle trägt dafür Sorge, dass alle potentiellen Projektleiter/Projektträger über die bereitstehenden Fördermittel unterrichtet werden, um aus einer möglichst großen Zahl potentieller Projektmanager/Projektträger auswählen zu können. Bevor die Regelung anläuft, sind Standardantragsformulare anzufertigen, die klare Anweisungen für das Ausfüllen des Formulars sowie die Förderbedingungen enthalten.

2.10 Die Anträge der Begünstigten sind rechtzeitig zu bearbeiten.

2.11 Die Sapard-Stelle richtet geeignete Verfahren ein, um über den Fortgang der einzelnen Projekte und Maßnahmen und deren Annäherung an die zuvor festgelegten Indikatoren zu berichten. Diese Indikatoren werden erforderlichenfalls mit Zustimmung des Begleitausschusses geändert. In Fällen, in denen sich die Verwirklichung der gesetzten Ziele verzögert, sind geeignete Maßnahmen zu treffen. Sämtliche getroffenen Maßnahmen sind ordnungsgemäß zu protokollieren. Für eine rasche Berichterstattung über die Projekte und Maßnahmen ist ein geeignetes Managementinformationssystem einzusetzen. Die Berichte sind der Verwaltungsbehörde, dem Verwaltungsausschuss und der Kommission auf Wunsch zur Verfügung zu stellen.