1.

Internes Umfeld

A)

Aufbau

Die Zahlstelle verfügt über eine Organisationsstruktur, die es ihr gestattet, in Bezug auf die Ausgaben des EGFL und des ELER die folgenden drei Hauptfunktionen auszuüben:

i)

Bewilligung und Kontrolle der Zahlungen, um festzustellen, ob der einem Antragsteller zu zahlende Betrag den Gemeinschaftsvorschriften entspricht; hierzu gehören insbesondere die Verwaltungs- und die Vor-Ort-Kontrollen.

ii)

Die Ausführung der Zahlungen, d. h. Auszahlung des genehmigten Betrags an den Antragsteller (oder seinen Bevollmächtigten) bzw. im Falle der Maßnahmen zur Entwicklung des ländlichen Raums, Auszahlung des Kofinanzierungsanteils der Gemeinschaft.

iii)

Verbuchung der Zahlungen, d. h. Verzeichnung der Zahlungen in den getrennten auf DV-Trägern geführten Rechnungen der Zahlstelle für den EGFL und den ELER, sowie Erstellung periodischer Ausgabenübersichten, einschließlich der für die Kommission bestimmten monatlichen, vierteljährlichen (für den ELER) und jährlichen Erklärungen. In den Rechnungen werden außerdem alle vom Fonds finanzierten Aktiva, insbesondere hinsichtlich der Interventionsbestände, der noch nicht abgerechneten Vorschüsse und der Außenstände, verzeichnet.

Die Organisationsstruktur der Zahlstelle gestattet eine klare Zuweisung der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten auf allen Ebenen und eine Trennung der drei in Absatz 1 genannten Funktionen, für die die Zuständigkeiten in einem Geschäftsverteilungsplan definiert werden. Zur Organisationsstruktur gehören auch der technische Prüfdienst und der interne Revisionsdienst gemäß Ziffer 4.

B)

Personal

Die Zahlstelle gewährleistet Folgendes:

i)

Für die Ausführung der Maßnahmen wird geeignetes Personal eingesetzt, die auf den verschiedenen Ebenen erforderlichen technischen Fähigkeiten sind vorhanden.

ii)

Die funktionale Trennung gewährleistet, dass ein Bediensteter jeweils nur für eine der drei Funktionen Bewilligung, Auszahlung oder Verbuchung der zu Lasten des EGFL oder des ELER gehenden Beträge zuständig ist und dass kein Bediensteter eine dieser Funktionen ausübt, ohne dass seine Arbeit unter der Aufsicht eines zweiten Bediensteten steht.

iii)

Die Zuständigkeiten der einzelnen Bediensteten sind schriftlich festzulegen, einschließlich der finanziellen Obergrenzen für seine Entscheidungsbefugnis.

iv)

Auf allen Ebenen ist für geeignete Schulungsmaßnahmen zu sorgen. Für das an sensiblen Punkten eingesetzte Personal ist entweder eine Rotation oder eine verstärkte Dienstaufsicht vorzusehen.

v)

Interessenkonflikte, die sich für verantwortliche Personen oder für an sensiblen Punkten eingesetzte Personen, die außerhalb der Zahlstelle noch andere Funktionen ausüben, hinsichtlich der Kontrolle, der Genehmigung, der Auszahlung und der Verbuchung der Anträge ergeben könnten, sind durch geeignete Maßnahmen auszuschließen.

C)

Übertragung

Werden Aufgaben der Zahlstelle gemäß Artikel 6 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1290/2005 anderen Einrichtungen übertragen, so müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

i)

In einer schriftlichen Vereinbarung zwischen der Zahlstelle und dieser Einrichtung sind Inhalt und Zeitpunkt der der Zahlstelle zu übermittelnden Informationen und Unterlagen festzulegen. Die Vereinbarung muss es der Zahlstelle gestatten, die Zulassungskriterien zu erfüllen.

ii)

Die Zahlstelle bleibt in allen Fällen für die wirksame Verwaltung des betreffenden Fonds verantwortlich.

iii)

Die Verantwortlichkeiten und Pflichten der anderen Einrichtung insbesondere hinsichtlich der Kontrolle und Überprüfung der Einhaltung der Gemeinschaftsvorschriften sind eindeutig zu definieren.

iv)

Die Zahlstelle gewährleistet, dass die Einrichtungen über wirksame Systeme verfügen, um ihre Verantwortlichkeiten in zufrieden stellender Weise wahrnehmen zu können.

v)

Die Einrichtungen bestätigen der Zahlstelle gegenüber ausdrücklich, dass sie ihren Verantwortlichkeiten tatsächlich nachkommen, und beschreiben die hierzu eingesetzten Mittel.

vi)

Die Zahlstelle überprüft regelmäßig die übertragenen Funktionen, um zu gewährleisten, dass die Arbeiten in zufrieden stellender Weise und in Übereinstimmung mit den Gemeinschaftsvorschriften durchgeführt werden.

Diese Bestimmungen gelten entsprechend auch für die von den nationalen Zollbehörden in Bezug auf die Agrarausgaben ausgeübten Funktionen.

2.

Kontrollen

A)

Verfahren für die Antragsbewilligung

Die Zahlstelle legt folgende Verfahren fest:

i)

Die Zahlstelle legt die Verfahrensvorschriften für den Eingang, die Erfassung und die Bearbeitung der Anträge einschließlich einer Beschreibung aller dabei zu verwendenden Unterlagen fest.

ii)

Jeder für die Bewilligung zuständige Bedienstete muss eine umfassende Prüfliste über die von ihm durchzuführenden Kontrollen besitzen und hat den Belegdokumenten des jeweiligen Antrags seine Bescheinigung beizufügen, dass die genannten Kontrollen vorgenommen worden sind. Diese Bescheinigung kann in elektronischer Form erfolgen. Die Tätigkeiten aller Bediensteten sind von Dienstvorgesetzten nachweislich nachzuprüfen.

iii)

Ein Antrag darf erst zur Auszahlung bewilligt werden, nachdem die Übereinstimmung mit den Gemeinschaftsvorschriften hinreichend überprüft wurde. Hierzu gehören die Kontrollen, die in der Verordnung über die Maßnahme vorgesehen sind, in deren Rahmen die Beihilfe beantragt wird, sowie die Kontrollen gemäß Artikel 9 der Verordnung (EG) Nr. 1290/2005, um unter besonderer Berücksichtigung des vorhandenen Risikos Betrug und Unregelmäßigkeiten zu verhindern oder aufzudecken. Für den ELER sind außerdem Verfahren vorzusehen, mit denen überprüft werden kann, dass die Kriterien für die Bewilligung der Beihilfen eingehalten und alle einschlägigen Gemeinschaftsvorschriften beachtet wurden, insbesondere die Vorschriften über die Vergabe von Aufträgen und den Umweltschutz.

iv)

Die Leitung der Zahlstelle wird auf der geeigneten Ebene regelmäßig und rechtzeitig über die Ergebnisse der durchgeführten Kontrollen unterrichtet, damit vor der Abrechnung eines Antrags stets beurteilt werden kann, ob diese Kontrollen ausreichend waren.

v)

Die durchgeführten Arbeiten werden ausführlich in einem Bericht dokumentiert, der dem jeweiligen Antrag oder der Gruppe von Anträgen beigefügt wird, oder gegebenenfalls in einem Bericht, der ein ganzes Wirtschaftsjahr abdeckt. Dem Bericht beigefügt wird eine Bescheinigung über die Förderfähigkeit der genehmigten Anträge sowie über Art, Umfang und Grenzen der durchgeführten Arbeiten. Für den ELER ist außerdem eine Erklärung beizufügen, dass die Kriterien für die Gewährung der Beihilfe eingehalten und alle einschlägigen Gemeinschaftsvorschriften beachtet wurden, insbesondere in Bezug auf die Vergabe von Aufträgen und den Umweltschutz. Werden die körperlichen oder die Verwaltungskontrollen nicht umfassend sondern auf der Grundlage einer Stichprobe von Anträgen durchgeführt, so sind die ausgewählten Anträge auszugeben, die Stichprobenmethode zu beschreiben und die Ergebnisse aller Vor-Ort-Kontrollen sowie die Maßnahmen aufzuführen, die bei vorgefundenen Abweichungen und Unregelmäßigkeiten getroffen wurden. Die Unterlagen müssen hinreichende Gewähr dafür bieten, dass alle erforderlichen Kontrollen bezüglich der Förderfähigkeit der bewilligten Anträge vorgenommen worden sind.

vi)

Werden Unterlagen (auf Papier oder in elektronischer Form) zu den bewilligten Anträgen und den Kontrollen bei anderen Einrichtungen aufbewahrt, so sehen sowohl diese Einrichtungen als auch die Zahlstelle geeignete Verfahren vor, um jederzeit feststellen zu können, wo die Dokumente, die sich auf die von der Zahlstelle getätigten Zahlungen beziehen, aufbewahrt werden.

B)

Auszahlungsverfahren

Durch entsprechende Verfahren stellt die Zahlstelle sicher, dass die Zahlungen ausschließlich auf Bankkonten des Antragstellers oder seines Bevollmächtigten geleistet werden. Die Zahlung wird innerhalb von fünf Arbeitstagen nach der Verbuchung zu Lasten des EGFL oder des ELER durch die Bank der Zahlstelle oder gegebenenfalls eine staatliche Kassenstelle ausgeführt. Für die Haushaltsjahre 2007 und 2008 können die Zahlungen auch per Scheck geleistet werden. Mittels geeigneter Verfahren ist dafür zu sorgen, dass die Zahlungsbeträge aller nicht ausgeführten Überweisungen dem Fonds wieder gutgeschrieben werden. Zahlungen in bar sind nicht zulässig. Die Genehmigung des Anweisungsbefugten und/oder seines Dienstvorgesetzten kann in elektronischer Form erfolgen, soweit bei den betreffenden DV-Einrichtungen ein angemessenes Sicherheitsniveau gewährleistet ist und die Identität des Unterzeichners in den elektronischen Aufzeichnungen festgehalten wird.

C)

Verbuchungsverfahren

Die Zahlstelle sieht folgende Verfahren vor:

i)

Die Buchführungsverfahren müssen die Gewähr dafür bieten, dass die monatlichen, vierteljährlichen (für den ELER) und jährlichen Ausgabenerklärungen vollständig und richtig sind und fristgerecht erfolgen und dass etwaige Fehler oder Auslassungen entdeckt und berichtigt werden, insbesondere durch regelmäßig durchgeführte Überprüfungen und Abgleiche.

ii)

Die Buchführung über die Interventionsbestände muss sicherstellen, dass die Erzeugnismengen und die entsprechenden Kosten auf jeder Stufe, von der Annahme eines Angebots bis zur materiellen Auslagerung des Erzeugnisses, richtig und in Übereinstimmung mit den Gemeinschaftsvorschriften sowie nach Einzelpartien in den korrekten Büchern verzeichnet und rechtzeitig bearbeitet werden und dass Menge und Art der an jedem Lagerort befindlichen Bestände jederzeit feststellbar sind.

D)

Verfahren für Vorschüsse und Sicherheiten

Die Vorschusszahlungen müssen in der Buchführung oder in Hilfsaufzeichnungen ausgewiesen werden. Die Verfahrensabläufe müssen Folgendes gewährleisten:

i)

Sicherheiten werden nur von Finanzinstituten geleistet, die den Anforderungen der Verordnung (EWG) Nr. 2220/85 der Kommission⁽¹⁾ entsprechen und von den zuständigen Behörden anerkannt wurden. Die Sicherheitsleistung muss bis zur endgültigen Freigabe oder Einbehaltung gültig sein und auf einfaches Verlangen der Zahlstelle in Anspruch genommen werden können.

ii)

Die Vorschüsse werden innerhalb der vorgesehenen Fristen abgerechnet. Wurde die Abrechnungsfrist für einen Vorschuss überschritten, so ist dies umgehend festzustellen und die Sicherheit unverzüglich einzubehalten.

E)

Verfahren für Außenstände

Alle Kriterien unter den Buchstaben A bis D gelten entsprechend für erhobene Abgaben, verfallene Sicherheiten und zurückgezahlte Beträge, die die Zahlstelle im Namen des EGFL bzw. des ELER einzuziehen hat. Die Zahlstelle richtet ein System ein, um alle Außenstände auszuweisen und sie bis zum Zahlungseingang in einem Debitorenbuch zu verzeichnen. Das Debitorenbuch ist regelmäßig zu überprüfen, bei überfälligen Forderungen sind entsprechende Maßnahmen zu treffen.

F)

Prüfpfad

Die Informationen über die Dokumentation der Bewilligung, Verbuchung und Auszahlung der Anträge und den Umgang mit Vorschüssen, Sicherheiten und Außenständen müssen in der Zahlstelle verfügbar sein, um jederzeit einen ausreichend detaillierten Prüfpfad zu gewährleisten.

3.

Information und Kommunikation

A)

Kommunikation

Die Zahlstelle sieht Verfahrensabläufe vor, die gewährleisten, dass alle Änderungen der Gemeinschaftsvorschriften und insbesondere der geltenden Beihilfesätze registriert und die Dienstanweisungen sowie die Datenbanken und Prüflisten rechtzeitig aktualisiert werden.

B)

Sicherheit der Informationssysteme

Die Sicherheit der Informationssysteme stützt sich auf die Kriterien in einer in dem betreffenden Haushaltsjahr gültigen Fassung eines der folgenden internationalen Standards:

i)

International Standards Organisation 27002: Code of practice for Information Security management (ISO),

ii)

Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual (BSI),

iii)

Information Systems Audit and Control Foundation: Control objectives for Information and related Technology (COBIT).

Die Zahlstelle wählt einen dieser internationalen Standards als Basis für die Sicherheit ihrer Informationssysteme aus. Die Sicherheitsmaßnahmen sind entsprechend dem Verwaltungsaufbau, der Personalausstattung und dem technischen Umfeld der betreffenden Zahlstelle anzupassen. Dabei sollte der finanzielle und technische Aufwand im Verhältnis zu den tatsächlichen Risiken stehen.

4.

Überwachung

A)

Laufende Überwachung durch die internen Kontrolltätigkeiten

Die internen Kontrollsysteme decken mindestens folgende Bereiche ab:

i)

Aufsicht über den technischen Prüfdienstes und die nachgeordneten Einrichtungen, die für die Durchführung der Kontrollen und andere Funktionen zuständig sind, um eine reibungslose Umsetzung der Verordnungen, Leitlinien und Verfahren zu gewährleisten.

ii)

Durchführung von Systemänderungen, um die Kontrollsysteme insgesamt zu verbessern.

iii)

Überprüfung der bei der Zahlstelle eingehenden Anträge und Ersuchen sowie aller sonstigen Informationen über mutmaßliche Unregelmäßigkeiten.

Die laufende Überwachung ist Teil der normalen operativen Tätigkeiten der Zahlstelle. Der Routinebetrieb und die Kontrolltätigkeiten der Zahlstelle werden auf allen Ebenen regelmäßig überwacht, um einen ausreichend detaillierten Prüfpfad zu gewährleisten.

B)

Getrennte Bewertungen durch einen internen Revisionsdienst

Zu diesem Punkt legt die Zahlstelle die folgenden Verfahrensabläufe fest:

i)

Der interne Revisionsdienst muss von den anderen Abteilungen der Zahlstelle unabhängig sein und ist der Zahlstellenleitung unmittelbar unterstellt.

ii)

Der interne Revisionsdienst überprüft, ob die Verfahrensabläufe in der Zahlstelle gewährleisten, dass die Einhaltung der Gemeinschaftsvorschriften überprüft wird und dass die Buchführung richtig und vollständig ist und sich auf dem neuesten Stand befindet. Die Kontrollen können sich auf ausgewählte Maßnahmen und auf Stichproben von Geschäftsvorgängen beschränken, sofern durch ein Prüfprogramm sichergestellt wird, dass alle wichtigen Bereiche, darunter die für die Bewilligung zuständigen Stellen, innerhalb eines Zeitraums von höchstens fünf Jahren abgedeckt werden.

iii)

Die Arbeiten des Prüfdiensts sind nach international anerkannten Standards durchzuführen, sie sind zu protokollieren und sie müssen in Berichte und Empfehlungen an die Zahlstellenleitung münden.