TEIL A

1.

ALLGEMEINES

1.1.

Angaben übermittelt von:

—

Mitgliedstaat:

—

Bezeichnung des Programms und CCI-Code:

—

Name des Hauptansprechpartners mit E-Mail-Adresse und Fax-Nummer: (für die Koordinierung der Beschreibungen zuständige Stelle)

1.2.

Die Angaben entsprechen dem Stand vom: (TT/MM/JJ)

1.3.

Struktur des Systems (allgemeine Angaben und Flussdiagramm, aus dem die organisatorischen Beziehungen zwischen den im Verwaltungs- und Kontrollsystem mitwirkenden Stellen hervorgehen)

1.3.1. Verwaltungsbehörde (Name, Anschrift und Ansprechpartner der Verwaltungsbehörde)

1.3.2. Zwischengeschaltete Stellen (Name, Anschrift und Ansprechpartner der zwischengeschalteten Stellen)

1.3.3. Bescheinigungsbehörde (Name, Anschrift und Ansprechpartner der Bescheinigungsbehörde)

1.3.4. Prüfbehörde und Stellen, die unter der Verantwortung der Prüfbehörde Prüfungen vornehmen (Name, Anschrift und Ansprechpartner der Prüfbehörde und sonstigen Prüfstellen)

1.4.

Welche Anleitung erhielten die Verwaltungs- und Bescheinigungsbehörden sowie die zwischengeschalteten Stellen im Hinblick auf eine wirtschaftliche Verwaltung der EFF-Mittel? (Datum und Aktenzeichen)

2.

VERWALTUNGSBEHÖRDE

2.1.

Die Verwaltungsbehörde und ihre wesentlichen Aufgaben

2.1.1. Datum und Form der förmlichen Benennung, mit der der Verwaltungsbehörde die Befugnis erteilt wurde, ihre Aufgaben wahrzunehmen

2.1.2. Beschreibung der direkt von der Verwaltungsbehörde wahrgenommenen Aufgaben

2.1.3. Förmlich von der Verwaltungsbehörde delegierte Aufgaben (Aufgaben, zwischengeschaltete Stellen, Form der Delegierung)

2.2.

Aufbau der Verwaltungsbehörde

2.2.1. Organisationsplan und Beschreibung der Aufgaben der Referate (einschließlich unverbindliche Angabe der Zahl der zugewiesenen Posten)

2.2.2. Welche schriftlichen Verfahren wurden dem Personal der Verwaltungsbehörde/zwischengeschalteten Stellen vorgegeben (Datum und Aktenzeichen)?

2.2.3. Beschreibung der Verfahren für die Auswahl und Genehmigung von Vorhaben und die Gewährleistung ihrer Vereinbarkeit mit den geltenden gemeinschaftlichen und nationalen Rechtsvorschriften während des gesamten Durchführungszeitraums (Artikel 59 Buchstabe a der Verordnung (EG) Nr. 1198/2006)

2.2.4. Überprüfung der Vorhaben (Artikel 59 Buchstabe b der Verordnung (EG) Nr. 1198/2006)

—

Beschreibung der Verfahren der Überprüfung

—

Welche Stellen führen solche Überprüfungen aus?

—

Welche schriftlichen Verfahren sind dafür vorgegeben (Bezugnahme auf Handbücher)?

2.2.5. Bearbeitung von Erstattungsanträgen

—

Nach welchen Verfahren werden Erstattungsanträge entgegengenommen, überprüft und für zulässig erklärt und Zahlungen an die Begünstigten genehmigt, ausgeführt und verbucht (einschließlich Flussdiagramm, dem alle beteiligten Stellen zu entnehmen sind)?

—

Welche Stellen sind jeweils für die einzelnen Schritte bei der Bearbeitung der Erstattungsanträge zuständig?

—

Welche schriftlichen Verfahren sind dafür vorgegeben (Bezugnahme auf Handbücher)?

2.2.6. Wie gibt die Verwaltungsbehörde Informationen an die Bescheinigungsbehörde weiter?

2.2.7. Welche Förderfähigkeitsbestimmungen hat der Mitgliedstaat für das operationelle Programm erlassen?

2.3.

Falls die Verwaltungsbehörde und die Bescheinigungsbehörde Teil derselben Einrichtung sind: Wodurch wird die Trennung der Funktionen von Verwaltungsbehörde und Bescheinigungsbehörde gewährleistet?

2.4.

Öffentliches Auftragswesen, staatliche Beihilfen, Chancengleichheit und Umweltschutz

2.4.1. Anweisungen/Anleitungen betreffend die geltenden Bestimmungen (Datum und Aktenzeichen)

2.4.2. Welche Maßnahmen stellen die Einhaltung geltender Bestimmungen sicher (z. B. Verwaltungskontrollen, Inspektionen, Prüfungen)?

2.5.

Prüfpfad

2.5.1. Wie kommen die Vorschriften des Artikels 41 der Verordnung (EG) Nr. 498/2007 im Rahmen des Programms und/oder einzelner Prioritäten zur Anwendung?

2.5.2. Welche Anweisungen wurden in Bezug auf die Aufbewahrung von Belegen durch die Begünstigten erteilt (Datum und Aktenzeichen)?

—

Angabe des Aufbewahrungszeitraums

—

Format, in dem die Unterlagen aufzubewahren sind

2.6.

Unregelmäßigkeiten und Wiedereinziehungen

2.6.1. Welche Anweisungen wurden in Bezug auf die Meldung von Unregelmäßigkeiten, die Berichtigung von Fehlern, die Aufzeichnung von Schulden und die Wiedereinziehung von zu Unrecht erfolgten Zahlungen erteilt (Datum und Aktenzeichen)?

2.6.2. Nach welchem Verfahren wird der Verpflichtung gemäß Artikel 55 der Verordnung (EG) Nr. 498/2007 nachgekommen, Unregelmäßigkeiten zu melden (einschließlich Flussdiagramm)?

3.

ZWISCHENGESCHALTETE STELLEN

Hinweis: Dieser Abschnitt ist für jede zwischengeschaltete Stelle gesondert auszufüllen. Es ist die Behörde anzugeben, die die Aufgabe an die zwischengeschalteten Stellen delegiert hat.

3.1.

Die zwischengeschalteten Stellen und ihre wesentlichen Aufgaben

3.1.1. Beschreibung der Hauptaufgaben der zwischengeschalteten Stellen

3.2.

Aufbau jeder zwischengeschalteten Stelle

3.2.1. Organisationsplan und Beschreibung der Aufgaben der Referate (einschließlich unverbindliche Angabe der Zahl der zugewiesenen Posten)

3.2.2. Dem Personal der zwischengeschalteten Stellen vorgegebene schriftliche Verfahren (Datum und Aktenzeichen)

3.2.3. Beschreibung der Verfahren für die Auswahl und Genehmigung von Vorhaben (falls nicht unter 2.2.3 beschrieben)

3.2.4. Überprüfung der Vorhaben (Artikel 59 Buchstabe b der Verordnung (EG) Nr. 1198/2006) (falls nicht unter 2.2.4 beschrieben)

3.2.5. Beschreibung der Verfahren für die Bearbeitung von Erstattungsanträgen (falls nicht unter 2.2.5 beschrieben)

4.

BESCHEINIGUNGSBEHÖRDE

4.1.

Die Bescheinigungsbehörde und ihre wesentlichen Aufgaben

4.1.1. Datum und Form der förmlichen Benennung, mit der der Bescheinigungsbehörde die Befugnis erteilt wurde, ihre Aufgaben wahrzunehmen

4.1.2. Beschreibung der von der Bescheinigungsbehörde wahrgenommenen Aufgaben

4.1.3. Förmlich von der Bescheinigungsbehörde delegierte Aufgaben (Aufgaben, zwischengeschaltete Stellen, Form der Delegierung)

4.2.

Aufbau der Bescheinigungsbehörde

4.2.1. Organisationsplan und Beschreibung der Aufgaben der Referate (einschließlich unverbindliche Angabe der Anzahl der zugewiesenen Posten)

4.2.2. Dem Personal der Bescheinigungsbehörde vorgegebene schriftliche Verfahren (Datum und Aktenzeichen)

4.3.

Bescheinigung von Ausgabenerklärungen

4.3.1. Nach welchem Verfahren werden Ausgabenerklärungen ausgestellt, bescheinigt und der Kommission vorgelegt?

4.3.2. Wie geht die Bescheinigungsbehörde im Einzelnen vor, um die Beachtung von Artikel 60 der Verordnung (EG) Nr. 1198/2006 sicherzustellen?

4.3.3. Welche Regelungen sichern der Bescheinigungsbehörde den Zugriff auf die ausführlichen Angaben zu Vorhaben, Kontrollen und Prüfungen, die der Verwaltungsbehörde, den zwischengeschalteten Stellen und der Prüfbehörde vorliegen?

4.4.

Buchführungssystem

4.4.1. Beschreibung des zu errichtenden Buchführungssystems, das als Grundlage für die Ausgabenbescheinigung gegenüber der Kommission dienen soll

—

Welche Vorkehrungen werden getroffen, um — im Falle eines dezentralen Systems — aggregierte Daten an die Bescheinigungsbehörde weiterzuleiten?

—

Wie soll die Verbindung zwischen dem Buchführungssystem und dem zu errichtenden Informationssystem gestaltet werden (Nummer 6)?

4.4.2. Detailgenauigkeit des Buchführungssystems:

—

Insgesamt getätigte Ausgaben, aufgeschlüsselt nach Prioritätsachsen

4.5.

Wiedereinziehungen

4.5.1. Wie wird sichergestellt, dass gemeinschaftliche Fördermittel zügig wiedereingezogen werden können?

4.5.2. Welche Vorkehrungen wurden getroffen, um ein Debitorenbuch zu führen und wiedereingezogene Beträge von den geltend gemachten Ausgaben abzuziehen?

5.

PRÜFBEHÖRDE UND PRÜFSTELLEN

5.1.1.

Beschreibung der Hauptaufgaben der Prüfbehörde und der Stellen, die unter der Verantwortung der Prüfbehörde Prüfungen vornehmen, sowie deren Beziehungen untereinander

5.2.

Aufbau der Prüfbehörde und der ihr unterstellten Prüfstellen

5.2.1. Organisationspläne (einschließlich Anzahl der zugewiesenen Dienstposten)

5.2.2. Vorkehrungen zur Wahrung der Unabhängigkeit

5.2.3. Verlangte Qualifikationen oder Erfahrung

5.2.4. Nach welchen Verfahren wird die Umsetzung der in den Prüfberichten enthaltenen Empfehlungen und die Durchführung der dort genannten Abhilfemaßnahmen überwacht?

5.2.5. Nach welchen Verfahren wird gegebenenfalls die Arbeit der anderen Stellen durch die Prüfbehörde überwacht?

5.3.

Jährlicher Kontrollbericht, jährliche Stellungnahme und Abschlusserklärung

Beschreibung der Verfahren für die Erstellung des jährlichen Kontrollberichts, der jährlichen Stellungnahme und der Abschlusserklärung

6.

INFORMATIONSSYSTEM (ARTIKEL 59 BUCHSTABE c DER VERORDNUNG (EG) Nr. 1198/2006)

6.1.

Beschreibung des Informationssystems einschließlich Flussdiagramm (zentrales oder gemeinsames vernetztes System oder dezentrales System mit Verbindungen zwischen den Systemen)

6.2.

Kann das System bereits eingesetzt werden, um zuverlässige Finanz- und Statistikdaten über die Durchführung der Programme des Zeitraums 2007-2013 zu erfassen?

—

Falls nicht, Angabe des Zeitpunkts, zu dem es einsatzfähig sein wird

TEIL B

An die Europäische Kommission, Generaldirektion …

Einleitung

Der/Die Unterzeichnete, in Vertretung der/des (Bezeichnung der Prüfbehörde oder der vom Mitgliedstaat gemäß Artikel 71 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 1198/2006 benannten operationell unabhängigen Stelle) als der Stelle, die für die Erstellung des Berichts über die Ergebnisse der Überprüfung der für das Programm (Bezeichnung des operationellen Programms, CCI-Code, Zeitraum) eingerichteten Verwaltungs- und Kontrollsysteme und eine Stellungnahme über ihre Übereinstimmung mit den Artikeln 57 bis 61 der Verordnung (EG) Nr. 1198/2006 zuständig ist, hat eine Überprüfung gemäß Artikel 50 der Verordnung (EG) Nr. 498/2007 durchgeführt.

Umfang der Überprüfung

Die Überprüfung stützte sich auf die von (Bezeichnung der Stelle/Stellen, die die Beschreibung übermittelt hat/haben) übermittelte, am TT/MM/JJJJ eingegangene Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme. Darüber hinaus wurden weitere Angaben zu (Themen) untersucht und Mitarbeiter von (Stellen, deren Mitarbeiter befragt wurden) befragt. Die Überprüfung bezog sich auf die Verwaltungs-, die Bescheinigungs- und die Prüfbehörde, die für die Entgegennahme der von der Kommission geleisteten Zahlungen zuständige und die für die Zahlungen an die Begünstigten zuständige Stelle sowie auf die folgenden zwischengeschalteten Stellen (Auflistung).

Stellungnahme⁽¹⁾

Entweder (Uneingeschränkt positive Stellungnahme) Aufgrund der vorgenannten Überprüfung wird die Auffassung vertreten, dass die für das Programm (Bezeichnung des operationellen Programms, CCI-Code, Zeitraum) eingerichteten Verwaltungs- und Kontrollsysteme den Anforderungen der Artikel 57 bis 61 der Verordnung (EG) Nr. 1198/2006 und von Kapitel VII der Verordnung (EG) Nr. 498/2007 entsprechen. Oder (Eingeschränkt positive Stellungnahme) Aufgrund der vorgenannten Überprüfung wird die Auffassung vertreten, dass die für das Programm (Bezeichnung des operationellen Programms, CCI-Code, Zeitraum) eingerichteten Verwaltungs- und Kontrollsysteme den Anforderungen der Artikel 57 bis 61 der Verordnung (EG) Nr. 1198/2006 und von Kapitel VII der Verordnung (EG) Nr. 498/2007 entsprechen, außer in folgender Hinsicht …⁽²⁾: Der/Die Unterzeichnete vertritt aus folgenden Gründen die Auffassung, dass dieses Element/diese Elemente der Systeme den Anforderungen nicht entspricht/entsprechen und schätzt deren Bedeutung wie folgt ein⁽³⁾: Oder (Negative Stellungnahme) Aufgrund der vorgenannten Überprüfung wird die Auffassung vertreten, dass die für das Programm (Bezeichnung des operationellen Programms, CCI-Code, Zeitraum) eingerichteten Verwaltungs- und Kontrollsysteme den Anforderungen der Artikel 57 bis 61 der Verordnung (EG) Nr. 1198/2006 und von Kapitel VII der Verordnung (EG) Nr. 498/2007 nicht entsprechen. Diese negative Stellungnahme beruht auf …⁽⁴⁾

Datum:

Unterschrift: