1.

Kontrolle des Umfelds (Einsetzung und Verwaltung der zuständigen Einrichtung und ihres Personals)

a)

Politik der Ethik und Integrität

—

In der gesamten Einrichtung muss für das Verständnis der von der Führungsebene verlangten Kultur der Ethik gesorgt werden.

b)

Behandlung und Meldung von Unregelmäßigkeiten

—

Auf nachgeordneter Ebene der Einrichtung festgestellte Unregelmäßigkeiten sind ordnungsgemäß zu melden und weiterzuverfolgen, wobei für den Schutz der Hinweisgeber zu sorgen ist.

c)

Personalplanung, Einstellung, Ausbildung und Beurteilung des Personals (einschließlich sensibler Führungsposten)

—

Es ist für eine angemessene Personalausstattung und -qualität auf allen Ebenen zu sorgen.

d)

Sensible Posten und Interessenskonflikte

—

Die auf „sensiblen Posten” beschäftigten Personen (die aufgrund ihrer Kontakte zu Dritten oder der Informationen, über die sie verfügen, möglicherweise anfällig für ungebührliche Beeinflussungen sind) sind zu identifizieren.

—

Die sensiblen Posten sind in angemessener Weise zu kontrollieren (gegebenenfalls einschließlich einer Rotationspolitik).

—

Es müssen Verfahren zur Ermittlung und Verhütung von Interessenskonflikten in Kraft sein.

e)

Schaffung der Rechtsgrundlagen für die zuständigen Stellen und Einzelpersonen

—

Allen Stellen und Einzelpersonen ist die volle rechtliche Befugnis für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben zu übertragen.

f)

Förmliche Einführung der Rechenschaftspflicht, der Zuständigkeiten und delegierten Zuständigkeiten sowie jeglicher erforderlichen Befugnis für alle Aufgaben und Positionen innerhalb der Einrichtung

—

Kein Mitglied des Personals darf sich über den Umfang seines jeweiligen Aufgabenbereichs im Unklaren sein. Was Mittelbindungen oder Zahlungen an Dritte anbelangt, so sollte die Rechenschaftspflicht für sämtliche Aspekte der Transaktion einer einzigen Person obliegen.

—

Aufgaben- und Stellenbeschreibungen und ähnliche Informationen müssen stets auf aktuellem Stand sein.

2.

Planung/Risikomanagement (Planung der Maßnahmen)

a)

Risikoermittlung, -bewertung und -management

—

Es ist für eine Risikoermittlung und ein Risikomanagement zu sorgen, wobei je nach Bedeutung der zu mildernden Risiken angemessene Kontrollressourcen in allen Bereichen zur Verfügung stehen müssen.

b)

Objektive Festsetzung und Zuweisung von Ressourcen für die Ziele

—

Auf allen Ebenen sind bezüglich der Ergebnisse und Auswirkungen geeignete (und messbare) Ziele festzulegen, die in der gesamten Einrichtung bekannt sein müssen.

—

Für diese Ziele müssen unter Berücksichtigung der Grundsätze einer transparenten und ordnungsgemäßen Finanzverwaltung angemessene Ressourcen bereitgestellt werden.

—

Die Zuständigkeiten für diese Ziele sind klar festzulegen.

c)

Planung der Durchführung

—

Es ist eine klare Planung der erforderlichen Schritte für die Verwirklichung der Ziele aufzustellen, einschließlich einer zeitlichen Planung und einer Festlegung der Zuständigkeiten für jeden Schritt sowie erforderlichenfalls einer Analyse des kritischen Pfades.

3.

Kontrolltätigkeiten (Durchführung der Maßnahmen)

a)

Überprüfungsverfahren

—

Sämtliche Schritte jeder Transaktion sind einer doppelten Kontrolle (ex ante und gegebenenfalls ex post) zu unterziehen.

b)

Verfahren für die Überwachung der nachgeordneten Stellen übertragenen Aufgaben durch die rechenschaftspflichtige Verwaltungsebene (einschließlich jährlicher Zuverlässigkeitserklärungen der nachgeordneten Akteure)

—

Die Zuweisung von Zuständigkeiten ist durch eine aktive Überwachung zu untermauern und darf nicht lediglich als passives oder theoretisches Konzept aufgefasst werden.

c)

Regeln für alle Arten von Vergabeverfahren und Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen für Zuschüsse

—

Es muss ein angemessener rechtlicher Rahmen für die entsprechenden Mittelbindungsvorgänge vorhanden sein.

d)

Verfahren (einschließlich Checklisten) für jeden Schritt der Vergabeverfahren und Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen (z. B. technische Spezifikationen, Evaluierungsausschüsse, Meldung von Ausnahmen usw.)

—

Jedes Mitglied des Personals muss sich über seine Zuständigkeiten in diesen Bereichen im Klaren sein.

e)

Regeln und Verfahren für die Öffentlichkeitswirksamkeit

—

Es ist sicherzustellen, dass die entsprechenden Anforderungen der Kommission erfüllt werden.

f)

Zahlungsverfahren (einschließlich Verfahren für die Bestätigung erbrachter Ergebnisse und/oder der Erfüllung der Förderkriterien, erforderlichenfalls vor Ort)

—

Zahlungen dürfen nur auf der Grundlage begründeter Zahlungsanträge, die sämtliche vertraglichen Anforderungen erfüllen, geleistet werden.

g)

Monitoringverfahren für die Durchführung der Kofinanzierungen

—

Es ist sicherzustellen, dass die entsprechenden Anforderungen der Kommission erfüllt werden.

h)

Die Haushaltsverfahren müssen die Verfügbarkeit der Mittel garantieren (einschließlich der erforderlichen Mittel für die weitere Durchführung, falls die Finanzierung durch die Kommission sich verspätet oder abgelehnt wird).

—

Die einzelstaatliche Behörde muss in der Lage sein, ihre vertraglichen Verpflichtungen vor Ort unabhängig von Verzögerungen oder Unterbrechungen der von der Kommission bereitgestellten Finanzierung zu erfüllen.

i)

Gewährleistung der Kontinuität der Tätigkeiten

—

Größere Risiken, die die Kontinuität bedrohen (z. B. Datenverlust, Abwesenheit einzelner Personen usw.), sind zu ermitteln, und nach Möglichkeit sind Notfallpläne aufzustellen.

j)

Buchführungsverfahren

—

Es ist eine vollständige und transparente Buchführung nach anerkannten Grundsätzen zu gewährleisten.

k)

Abgleichungsverfahren

—

Nach Möglichkeit sind die Salden der Buchführung mit Informationen von Dritten abzugleichen.

l)

Meldung von Ausnahmen, u. a. von auf der zuständigen Ebene genehmigten Ausnahmen von den üblichen Verfahren, von ungenehmigten Ausnahmen und von ermittelten Kontrolldefiziten

—

Abweichungen von den üblichen Vorgehensweisen sind stets aufzuzeichnen und auf der zuständigen Ebene zu überprüfen.

m)

Sicherheitsverfahren (IT und sonstige)

—

Vermögenswerte und Daten sind vor Beeinträchtigungen und Sachbeschädigung zu schützen.

n)

Archivierungsverfahren

—

Alle Unterlagen müssen mindestens während der geforderten Aufbewahrungszeiträume für Überprüfungen durch die Kommission verfügbar sein.

o)

Aufgabenteilung

—

Verschiedene Aufgaben im Rahmen ein- und derselben Transaktion sind verschiedenen Personen zu übertragen, so dass automatische Gegenkontrollen gewährleistet sind.

p)

Berichterstattung über Mängel in den internen Kontrollen

—

Jeglicher Mangel in den internen Kontrollen, gleich anhand welcher Quelle er ermittelt wurde, ist aufzuzeichnen, und die von der Verwaltung getroffenen Maßnahmen sind festzuhalten und weiterzuverfolgen.

4.

Monitoring (Überwachung der Maßnahmen)

a)

Internes Audit, einschließlich Befassung mit Auditberichten und Empfehlungen (NB: Unterscheidung zwischen Kontrolltätigkeiten und Überwachung auf der Führungsebene)

—

Der obersten Führungsebene sind unabhängige Überprüfungen vorzulegen, die das Funktionieren der Systeme auf den nachgeordneten Ebenen betreffen. Dies kann Ex-Post-Kontrollen von Transaktionen beinhalten, die Prioritätsachse sollte jedoch auf der Wirksamkeit und Effizienz der Systeme und der Organisation legen.

b)

Evaluierung

—

Der obersten Führungsebene sind Informationen über die Bewertung der Folgen der Maßnahmen vorzulegen (zusätzlich zu sonstigen Informationen über die Legalität, die Regelmäßigkeit und die operativen Verfahren).

5.

Kommunikation (Bereitstellung der Informationen, die die einzelnen Akteure für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen)

Es finden regelmäßige Koordinierungssitzungen zwischen den verschiedenen Stellen statt, um Informationen über alle Aspekte der Planung und Durchführung auszutauschen, darunter:

i)

regelmäßige Berichterstattung über den Stand der Planung von Programmen und Projekten;

ii)

regelmäßige Berichterstattung über die Projektdurchführung im Vergleich zum Durchführungsplan:

—

Auftragsvergabeverfahren (u. a.):

—

Fortschritte jedes Ausschreibungsverfahrens im Vergleich zur Planung,

—

systematische Analyse der auf den einzelnen Ebenen gemeldeten Fehler (z. B. durch Überprüfer, Ex-ante-Kontrolleure, Rechnungsprüfer usw.),

—

Ausführung der Verträge,

—

Kosten-Nutzen-Analyse der Kontrollen;

iii)

regelmäßige Berichterstattung auf allen geeigneten Ebenen über die Effizienz und Wirksamkeit der internen Kontrollen:

—

regelmäßige Bereitstellung adäquater Informationen für das Personal auf allen Ebenen, damit es seine Zuständigkeiten wahrnehmen kann