Die Zulassungskriterien müssen sicherstellen, daß, die Zahlstelle betreffend ausreichende Garantien hinsichtlich der Wirksamkeit des Verwaltungsablaufs, des internen Kontrollsystems sowie der Führung der Unterlagen gemäß Artikel 4 der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 gewährleistet sind. Lediglich der geringe Umfang an Geschäftsvorgängen einer Zahlstelle kann die Anwendung einfacherer Kriterien rechtfertigen. Bei Nichteinhaltung einer für den Geschäftsablauf der Zahlstelle wichtigen Bedingung findet Artikel 4 Absatz 4 dieser Verordnung Anwendung.

1. Die Einrichtung einer Zahlstelle durch den Mitgliedstaat hat in Form eines Verwaltungsakts zu erfolgen, der die Befugnisse, Verpflichtungen und Zuständigkeiten der Zahlstelle, insbesondere hinsichtlich der vom EAGFL, Abteilung Garantie, finanzierten Ausgaben im Sinne der Artikel 2 und 3 der Verordnung (EWG) Nr. 729/70, festlegt und die Verwaltungsstruktur der Zahlstelle beschreibt.

2. Die Zahlstelle hat bezüglich der Ausgaben des EAGFL, Abteilung Garantie, drei Hauptfunktionen:

i)

Bewilligung der Zahlungen: Diese Funktion besteht in der Feststellung des Betrags, der einem Antragsteller in Übereinstimmung mit den Gemeinschaftsvorschriften zu zahlen ist.

ii)

Ausführung der Zahlungen: Diese Funktion besteht in der Erteilung einer Anweisung an die Bankverbindung der Zahlstelle oder gegebenenfalls an eine staatliche Kassenstelle, dem Antragsteller oder seinem Bevollmächtigten den bewilligten Betrag auszuzahlen.

iii)

Verbuchung der Zahlungen: Diese Funktion besteht in der Verzeichnung der Zahlung in der getrennten, normalerweise in Form eines Informationssystems unterhaltenen Buchführung der Zahlstelle sowie in der Erstellung periodischer Ausgabenübersichten, einschließlich der für die Kommission bestimmten Monats- und Jahreserklärungen. Die Buchführung verzeichnet ferner die Aktiva des Fonds, insbesondere im Zusammenhang mit den Interventionsbeständen, den noch nicht verrechneten Vorschüssen und den Außenständen.

3. Unbeschadet der in Ziffer 4 aufgeführten Delegierungsmöglichkeiten verfügt die Zahlstelle in der Regel über die folgenden beiden Dienste:

i)

Interner Revisionsdienst: Die Aufgabe dieser Dienststelle bzw. gleichwertiger Verfahrensregeln liegt darin sicherzustellen, daß das interne Kontrollsystem der Zahlstelle wirksam funktioniert. Der interne Revisionsdienst muß von den anderen Abteilungen der Zahlstelle unabhängig und der Zahlstellenleitung unmittelbar unterstellt sein.

ii)

Technischer Prüfdienst: Seine Aufgabe liegt darin, die Tatbestände zu überprüfen, auf die sich die Zahlungen an die Antragsteller stützen. Beispielsweise handelt es sich hier um Tatbestände, wie die Qualität und die Merkmale von Erzeugnissen, Tieren, Böden usw., um das Lieferdatum, die Verarbeitung zu einem anderen Erzeugnis und weitere Kontrollen technischer Art. Die Überprüfung solcher Tatbestände erfolgt im Wege eines Kontroll- und Inspektionssystems. Eine wichtige Rolle des technischen Prüfdienstes bildet die Beaufsichtigung dieses Kontrollsystems.

4. Die Bewilligungsfunktion , die Aufgaben des technischen Prüfdienstes und/oder die Aufgaben des Informationssystem-Managements können ganz oder teilweise anderen Einrichtungen übertragen werden, sofern sämtliche der nachfolgenden Bedingungen erfüllt sind:

i)

Die Zuständigkeiten und Pflichten dieser anderen Einrichtungen, insbesondere hinsichtlich der Kontrolle und Überprüfung der Einhaltung der Gemeinschaftsvorschriften, sind eindeutig definiert.

ii)

Die Einrichtungen müssen über wirksame Systeme verfügen, um ihre Verantwortlichkeiten in zufriedenstellender Weise wahrnehmen zu können.

iii)

Die Einrichtungen müssen der Zahlstelle gegenüber ausdrücklich bestätigen, daß sie ihren Verantwortlichkeiten tatsächlich nachkommen, und die hierzu eingesetzten Mittel beschreiben.

iv)

Die Zahlstelle wird regelmäßig und so rechtzeitig über die Ergebnisse der durchgeführten Kontrollen unterrichtet, daß vor der Abwicklung eines Antrags stets beurteilt werden kann, ob diese Kontrollen ausreichend waren. Die durchgeführten Arbeiten werden ausführlich in einem Bericht beschrieben, der dem jeweiligen Antrag oder der Gruppe von Anträgen beigefügt wird, oder gegebenenfalls in einem Bericht, der ein ganzes Wirtschaftsjahr abdeckt. Der Bericht ist verbunden mit einer Bescheinigung über die Begründetheit der genehmigten Anträge sowie über Art, Umfang und Grenzen der verrichteten Arbeiten. Waren die körperlichen oder verwaltungsmäßigen Kontrollen nicht umfassend, sondern wurden aufgrund einer Stichprobe von Anträgen durchgeführt, so sind die ausgewählten Anträge anzugeben, ist die Stichprobenmethode darzulegen und sind die Ergebnisse aller Vor-Ort-Inspektionen sowie die Maßnahmen aufzuführen, die bei vorgefundenen Abweichungen und Unregelmäßigkeiten getroffen wurden. Die der Zahlstelle vorgelegten Belegdokumente müssen hinreichende Gewähr dafür bieten, daß alle erforderlichen Kontrollen bezüglich der Begründetheit der bewilligten Anträge vorgenommen worden sind.

v)

Werden Unterlagen zu bewilligten Anträgen und durchgeführten Kontrollen bei den betreffenden anderen Einrichtungen aufbewahrt, so schaffen sowohl diese Einrichtungen als auch die Zahlstelle geeignete Verfahren, damit der Ablageort aller derartigen Dokumente, die für spezifische von der Zahlstelle getätigte Zahlungen bedeutsam sind, verzeichnet wird und die Dokumente zur Einsichtnahme in den Amtsräumen der Zahlstelle verfügbar gemacht werden können, wenn Personen oder Einrichtungen hierum ersuchen, die gewöhnlich zur Einsicht berechtigt sind. Hierzu gehören

—

die Bediensteten der Zahlstelle, die den Antrag bearbeiten;

—

der interne Revisionsdienst der Zahlstelle;

—

die Einrichtung, die die Jahreserklärung der Zahlstelle zu bescheinigen hat;

—

entsprechend beauftragte Bedienstete der Europäischen Union.

4a. Im Fall der kofinanzierten Maßnahmen dürfen, wenn viele kleine Beträge zu überweisen sind, nach vorheriger Genehmigung durch die Kommission andere Stellen mit der Gewährung der Beihilfe an den Antragsteller beauftragt werden. Die Art der der Zahlstelle vorzulegenden Angaben und Belege sowie die Frist, innerhalb der diese Angaben und Belege zu erbringen sind, sind zwischen der Zahlstelle und der anderen Stelle schriftlich zu vereinbaren. Die Zahlstelle muß dank dieser Angaben und Belege mindestens in der Lage sein, den Zulassungskriterien nachzukommen und die Fristen einzuhalten, die in der Vorlage der Monats- und Jahresabschlüsse gesetzt sind. Die Zahlstelle ist nach wie vor für die gute Verwaltung der betreffenden Mittel und dafür verantwortlich, daß die Buchführungsunterlagen auf dem letzten Stand gehalten werden. Die Bevollmächtigten der Zahlstelle, der bescheinigenden Stelle sowie der Europäischen Union sind befugt, alle von der anderen Stelle verwahrten Belege zu prüfen und bei den Antragstellern Kontrollen vorzunehmen.

5. Die Verwaltungsstruktur der Zahlstelle muß eine Trennung der drei Funktionen von Bewilligung, Ausführung und Verbuchung der Zahlungen vorsehen, indem hierfür jeweils eine gesonderte verwaltungsmäßige Untereinheit zuständig ist, deren jeweilige Aufgaben in einem Organisationsplan festgelegt sind. Allerdings kann die Verwaltungsstruktur so gestaltet sein, daß die Aufgaben des technischen Prüfdienstes gegebenenfalls durch die mit der Zahlungsbewilligung betraute Abteilung wahrgenommen werden. Der mit der Zahlung beauftragten Untereinheit oder der Einheit, die diese zu beaufsichtigen hat, müssen die Belege vorliegen, aus denen die Begründetheit der Beihilfeanträge und die Durchführung der vorgeschriebenen Verwaltungs- und Warenkontrollen ersichtlich ist. Die Informationen und Belege dürfen gemäß Abschnitt 4 Ziffer iv) zusammengefaßt bzw. durch das EDV-System erfaßt werden.

6. Die Zahlstelle legt Vorschriften für die folgenden Verfahrensabläufe bzw. für solche, die eine gleichwertige Wirksamkeit garantieren, fest:

i)

Verfahrensvorschriften über die Einreichung, die Erfassung und die Bearbeitung der Anträge müssen von der Zahlstelle schriftlich festgelegt werden.

ii)

Die Amtsgeschäfte müssen so verteilt sein, daß kein Bediensteter für mehr als eine der drei Funktionen von Bewilligung, Auszahlung oder Verbuchung der zu Lasten des EAGFL gehenden Beträge zuständig ist und daß kein Bediensteter eine dieser Funktionen ausübt, ohne daß seine Arbeit unter der Aufsicht eines zweiten Bediensteten steht.

Die Zuständigkeiten eines jeden Bediensteten sind schriftlich festzulegen, einschließlich zu setzender finanzieller Obergrenzen für seine Entscheidungsbefugnis. Für einschlägige Ausbildungsmaßnahmen ist zu sorgen. Das Personal mit Aufgaben relativer Bedeutung sollte wahlweise durch eine entsprechende Personalpolitik einer Rotation unterliegen oder einer verstärkten Dienstaufsicht unterworfen werden.Interessenkonflikte, die sich für verantwortliche Personen, die außerhalb der Zahlstelle noch andere Funktionen ausüben, hinsichtlich der Kontrolle, der Feststellung der Begründetheit und der Beihilfegewährung zu Lasten des Fonds ergeben könnten, sind durch geeignete Maßnahmen auszuschließen.

iii)

Jeder für Bewilligungen zuständige Bedienstete muß eine umfassende Prüfliste über die von ihm durchzuführenden Kontrollen besitzen und hat den Belegdokumenten des jeweiligen Antrags seine Bescheinigung beizufügen, daß die genannten Kontrollen vorgenommen worden sind. Diese Bescheinigung kann in elektronischer Form erfolgen, sofern die Bedingungen gemäß dem Unterabsatz vi) eingehalten werden. Die Tätigkeiten aller Bediensteten sind von Dienstvorgesetzten nachweislich nachzuprüfen.

iv)

Ein Antrag darf erst zur Auszahlung bewilligt werden, nachdem hinreichende Kontrollen stattgefunden haben, um die Übereinstimmung mit den Gemeinschaftsvorschriften zu überprüfen. Hierzu gehören zum einen die Kontrollen, die in der Verordnung über die spezifische Maßnahme vorgesehen sind, in deren Rahmen die Beihilfe beantragt wird, und zum anderen die Kontrollen gemäß Artikel 8 der Verordnung (EWG) Nr. 729/70, um unter besonderer Berücksichtigung der vorhandenen Risiken Betrugshandlungen und Unregelmäßigkeiten zu verhindern oder aufzudecken. Die vorzunehmenden Kontrollen müssen in einer Prüfliste aufgeführt sein, und ihre Durchführung ist für jeden Antrag oder jede Gruppe von Anträgen zu bescheinigen.

v)

Durch entsprechende Verfahren ist sicherzustellen, daß Zahlungen ausschließlich an den Antragsteller, auf dessen Bankkonto oder an den Bevollmächtigten des Antragstellers geleistet werden. Innerhalb von fünf Arbeitstagen nach Verbuchung zu Lasten des EAGFL wird die Zahlungsüberweisung durch die Bankverbindung der Zahlstelle, gegebenenfalls durch eine staatliche Kassenstelle oder durch auf dem Postweg übersandten Scheck ausgeführt. Mittels geeigneter Verfahren ist dafür zu sorgen, daß die Zahlungsbeträge aller nicht ausgeführten Überweisungen oder nicht eingelöster Schecks dem Fonds wieder gutgeschrieben werden. Zahlungen in bar sind nicht zulässig. Die Genehmigung des Anweisungsbefugten und/oder seines Dienstvorgesetzten kann in elektronischer Form erfolgen, soweit bei den betreffenden EDV-Einrichtungen ein angemessenes Sicherheitsniveau gewährleistet ist und die Identität des Unterzeichners in den elektronischen Aufzeichnungen festgehalten wird.

vi)

Die Sicherheit der Informationssysteme stützt sich auf die Kriterien in einer in dem betreffenden Haushaltsjahr gültigen Fassung eines der folgenden internationalen Standards:

—

International Standards Organisation 17799/British Standard 7799: Code of practice for Information Security Management (BS ISO/IEC 17799);

—

Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual (BSI);

—

Information Systems Audit and Control Foundation: Control Objectives for Information and related Technology (COBIT).

Die Zahlstelle wählt einen der in Unterabsatz 1 genannten internationalen Standards als Basis für die Sicherheit ihrer Informationssysteme aus.

Die Sicherheitsmaßnahmen sind entsprechend dem Verwaltungsaufbau, der Personalausstattung und dem technischen Umfeld der betreffenden Zahlstelle anzupassen. Dabei sollte der finanzielle und technische Aufwand im Verhältnis zu den tatsächlichen Risiken stehen.

vii)

Die Verfahren der Zahlstelle haben zu gewährleisten, daß alle Änderungen der Gemeinschaftsvorschriften und insbesondere der geltenden Beihilfesätze registriert und die Dienstanweisungen sowie die Datenbanken und Prüflisten rechtzeitig aktualisiert werden.

7. Vorschußzahlungen müssen in der Buchführung ausgewiesen werden, wobei durch geeignete Verfahren zu gewährleisten ist, daß

i)

Sicherheiten nur von Finanzinstituten angenommen werden, die den Anforderungen der Verordnung (EWG) Nr. 2220/85 der Kommission⁽¹⁾ entsprechen und von den befugten Behörden anerkannt sind. Die Sicherheitsleistung muß bis zur endgültigen Entlastung gültig sein und auf einfaches Verlangen der Zahlstelle in Anspruch genommen werden können;

ii)

Vorschüsse innerhalb der festgelegten Fristen abgerechnet werden. Wurde die Abrechnungsfrist für einen Vorschuß überschritten, so ist dies festzustellen und die Sicherheit unverzüglich abzurufen;

iii)

die Abrechnung der Vorschüsse den gleichen Kontrollen durch die Anweisungsbefugten wie im Fall der Zahlungen unterliegt.

8. Die Buchführung über die Interventionslagerhaltung muß sicherstellen, daß die Erzeugnismengen und die zugehörigen Kosten auf jeder Stufe, von der Annahme eines Angebots bis zur materiellen Auslagerung des Erzeugnisses, richtig und in Übereinstimmung mit den Gemeinschaftsvorschriften sowie nach Einzellosen auf den korrekten Konten aufgezeichnet und rechtzeitig bearbeitet werden und daß Menge und Art der an jedem Lagerort befindlichen Bestände jederzeit feststellbar sind. Die Bestände müssen regelmäßig einer körperlichen Kontrolle durch von den Lagerhaltern unabhängige Personen, Einrichtungen oder Dienststellen unterzogen werden.

9. Die Buchführungsverfahren müssen eine Gewähr dafür bieten, daß die monatlichen und jährlichen Ausgabenerklärungen vollständig richtig und rechtzeitig erfolgen und daß etwaige Fehler oder Auslassungen entdeckt und berichtigt werden, insbesondere durch Überprüfungen und Abgleiche, die in Zeitabständen von höchstens drei Monaten stattfinden.

10. Der interne Revisionsdienst hat zu kontrollieren, ob die von der Zahlstelle geschaffenen Verfahren als zweckmäßig erscheinen, um die Übereinstimmung der Anträge mit den Gemeinschaftsvorschriften beurteilen zu können, und ob die Buchführung richtig und vollständig ist und sich auf dem neuesten Stand befindet. Die Kontrollen des Prüfdienstes können sich auf ausgewählte Maßnahmen und Stichproben von Geschäftsvorgängen beschränken, sofern durch ein Prüfprogramm sichergestellt wird, daß alle bedeutenden Bereiche, einschließlich der für die Bewilligung zuständigen Dienststellen, innerhalb eines Zeitraums von höchstens fünf Jahren abgedeckt werden. Die Arbeiten des Prüfdienstes sind nach international anerkannten Standards durchzuführen und in Prüfungsprotokollen festzuhalten und müssen in Berichte und Empfehlungen an die Zahlstellenleitung münden. Die Prüfprogramme und -berichte müssen der bescheinigenden Stelle und den zur Durchführung von finanziellen Prüfungen mandatierten Bediensteten der Europäischen Union zwecks ausschließlicher Beurteilung der Wirksamkeit der internen Revision zur Verfügung gestellt werden.

11. Alle vorstehenden Absätze gelten sinngemäß für „negative Ausgaben” , wie erhobene Abgaben, verfallene Sicherheiten und zurückgezahlte Beträge, die die Zahlstelle im Namen des EAGFL, Abteilung Garantie, einzuziehen hat. Insbesondere hat die Zahlstelle ein System einzurichten, um alle dem EAGFL zustehenden Beträge auszuweisen und alle derartigen Forderungen bis zum Zahlungseingang in einem Debitorenbuch zu verzeichnen. Das Debitorenbuch ist regelmäßig mit dem Ziel zu überprüfen, die Einziehung überfälliger Forderungen einzuleiten. Die Zuständigkeit für die Einziehung bestimmter Arten von negativen Ausgaben kann die Zahlstelle auf andere Einrichtungen übertragen. Eine solche Übertragung der Zuständigkeit unterliegt den in Ziffer 4 vorgesehenen Bedingungen, die gegebenenfalls entsprechend anzupassen sind, sowie der zusätzlichen Bedingung, daß die betreffende andere Einrichtung an die Zahlstelle regelmäßig und pünktlich, d. h. mindestens monatlich, Bericht über alle buchmäßig ausgewiesenen Einkünfte und erhaltenen Geldbeträge erstattet.

12. Die von der Zahlstelle eingerichteten Verfahren müssen eine rasche Bearbeitung aller eingegangenen Anträge gewährleisten.