Rahmen für die ständige Zusammenarbeit bei der Untersuchung von Unfällen im Seeverkehr

VERFAHRENSORDNUNG UND ORGANISATORISCHE VEREINBARUNGEN FÜR DEN RAHMEN FÜR DIE STÄNDIGE ZUSAMMENARBEIT GEMÄß ARTIKEL 10 DER RICHTLINIE 2009/18/EG

Artikel 1 Zielsetzungen

(1) Ziel des Rahmens für die ständige Zusammenarbeit bei der Untersuchung von Unfällen im Seeverkehr, der von den Mitgliedstaaten in enger Kooperation mit der Kommission errichtet wurde, ist die Schaffung eines operativen Forums für die Zusammenarbeit der Untersuchungsstellen der Mitgliedstaaten im Sinne von Artikel 10 der Richtlinie 2009/18/EG.

(2) Mit der Erfüllung des in Absatz 1 genannten Ziels wird die Europäische Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs (EMSA) auch in die Lage versetzt, die Zusammenarbeit im Sinne von Artikel 2 Buchstabe e der Verordnung (EG) Nr. 1406/2002 des Europäischen Parlaments und des Rates⁽¹⁾ zu erleichtern.

(3) Die Mitglieder des Rahmens für die ständige Zusammenarbeit legen in regelmäßigen Abständen ein Arbeitsprogramm fest, in dem sie die auf die vorstehenden Ziele ausgerichteten Prioritäten und Schwerpunkte darlegen.

Artikel 2 Beteiligung am Rahmen für die ständige Zusammenarbeit

(1) Jeder Mitgliedstaat mit einer Untersuchungsstelle benennt ordnungsgemäß einen Vertreter seiner Untersuchungsstelle im Sinne von Artikel 8 der Richtlinie 2009/18/EG als Mitglied des Rahmens für die ständige Zusammenarbeit. Entsprechend dem Arbeitsprogramm und dem Sitzungskalender des Rahmens für die ständige Zusammenarbeit sind die Mitglieder befugt, geeignete Modalitäten der Zusammenarbeit im Sinne von Artikel 10 der Richtlinie zu erörtern, zu vereinbaren und darüber abzustimmen. Nur Mitglieder sind stimmberechtigt.

(2) Da die Europäische Kommission (nachstehend „die Kommission” ) ein begründetes Interesse hat, kann sie Vertreter für die Teilnahme an allen Sitzung oder anderen Aktivitäten des Rahmens für die ständige Zusammenarbeit benennen.

(3) Folgende Länder sind berechtigt, Vertreter für die Teilnahme am Rahmen für die ständige Zusammenarbeit als Beobachter (nachstehend „die Beobachter” ) zu benennen:

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EWR-Staaten mit ordnungsgemäß benannten Vertretern ihrer jeweiligen Untersuchungsstellen,

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Mitgliedstaaten, die lediglich über eine unabhängige Zentralstelle im Sinne von Artikel 8 Absatz 1 der Richtlinie 2009/18/EG verfügen.

Sie erhalten Sitzungsunterlagen, können Vorschläge einbringen und an den Diskussionen teilnehmen.

(4) Mitglieder und Beobachter können dem Rahmen für die ständige Zusammenarbeit von ihnen gewünschte Tagungsordnungspunkte vorschlagen, Eingaben machen und Stellungnahmen abgeben.

(5) Das Sekretariat des Rahmens für die ständige Zusammenarbeit wird von der EMSA wahrgenommen.

(6) Mitgliedstaaten, die Kommission und die in Frage kommenden EWR-Länder werden von höchstens einer Person vertreten. Sie teilen dem Sekretariat die Namen ihrer Vertreter sowie etwaige Änderungen mit.

(7) Die Mitglieder, die Kommission und die Beobachter können vorbehaltlich der Zustimmung des Vorsitzes des Rahmens für die ständige Zusammenarbeit von weiteren Personen begleitet werden. Etwaige Anträge auf eine zusätzliche Vertretung sollten über das Sekretariat eingereicht und von diesem bestätigt werden.

Artikel 3 Teilnahme der Kommission

(1) Die Kommission kann mit Blick auf die Sitzungen oder andere Aktivitäten des Rahmens für die ständige Zusammenarbeit an den Diskussionen teilnehmen, Tagesordnungspunkte vorschlagen, Eingaben machen und Stellungnahmen abgeben.

(2) Die Kommission kann bei Bedarf den Rahmen für die ständige Zusammenarbeit mit jedem Thema im Zusammenhang mit der Seeverkehrssicherheit befassen.

(3) Die Kommission kann den Rahmen für die ständige Zusammenarbeit auffordern, sie in Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Zusammenarbeit bei einer Unfalluntersuchung zu informieren und zu unterstützen und sie bei Fragen der Umsetzung und Anwendung der Zusammenarbeit zu beraten, und zwar in dem Umfang, wie es zur Erreichung der Ziele der Richtlinie 2009/18/EG notwendig ist.

(4) Die Kommission erhält die gesamte Dokumentation des Rahmens für die ständige Zusammenarbeit und die Ergebnisse der Korrespondenz im Sinne von Artikel 8 dieser Verfahrensordnung.

Artikel 4 Beteiligung Dritter

(1) Der Vorsitz kann in enger Absprache mit dem Sekretariat Dritte — etwa Vertreter anderer Staaten oder Organisationen oder Einzelpersonen — einladen, um an einer Sitzung des Rahmens für die ständige Zusammenarbeit teilzunehmen, soweit dies machbar und angemessen ist.

(2) Diese Dritte können ihre Ausgaben für die Teilname entsprechend den Regeln der Agentur durch die EMSA erstattet bekommen, sofern diese vorher zugestimmt hat und Mittel vorhanden sind, oder auf eigene Kosten teilnehmen. Vor einer Teilnahme teilt das Sekretariat dem betreffenden Dritten die Teilnahmebedingungen mit.

Artikel 5 Vorsitz und stellvertretender Vorsitz

(1) Die Mitglieder wählen aus ihren Reihen in zwei geheimen Wahlgängen während einer Sitzung eine(n) Vorsitzende(n) und eine/n stellvertretende(n) Vorsitzende(n). Der Vorsitz und der stellvertretende Vorsitz ist auf zwei Jahre befristet, eine Wiederwahl für zwei weitere aufeinanderfolgende Amtszeiten ist zulässig. Der Vorsitz bzw. der stellvertretende Vorsitz bleibt so lange im Amt, bis die Nachfolger gewählt wurden.

(2) Der Vorsitz nimmt seine Verantwortung hinsichtlich der in Artikel 1 festgelegten Ziele wahr. Während der Sitzungen handelt der Vorsitz entsprechend den üblichen Gepflogenheiten. Der Vorsitz eröffnet und schließt die Sitzungen, achtet auf die Einhaltung der Tagesordnung, erteilt Referenten das Wort, bemüht sich, einen Konsens herzustellen und fasst die Diskussionen und Schlussfolgerungen der Sitzungen zusammen.

(3) Der stellvertretende Vorsitz tritt im Fall der Verhinderung des Vorsitzes von Amts wegen an dessen Stelle. Sind sowohl der Vorsitz als auch der stellvertretende Vorsitz abwesend oder verhindert, wird auf der Sitzung ein Vorsitz ad hoc bestimmt.

Artikel 6 Sekretariat

(1) Das Sekretariat unterstützt den Vorsitz bei:

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der Wahrnehmung seiner Zuständigkeiten,

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der Veranstaltung von Sitzungen oder anderen Aktivitäten,

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der Verteilung der einschlägigen Sitzungsunterlagen und beim Schriftverkehr.

(2) Das Sekretariat kann mit Blick auf die Sitzungen oder andere Aktivitäten des Rahmens für die ständige Zusammenarbeit an den Diskussionen teilnehmen, Tagesordnungspunkte vorschlagen, eigene Eingaben machen und Stellungnahmen abgeben.

Artikel 7 Vereinbarung über die Modalitäten für die Zusammenarbeit

(1) Gemäß Artikel 10 Absatz 3 der Richtlinie 2009/18/EG konzentrieren sich die Arbeiten innerhalb des Rahmens für die ständige Zusammenarbeit vor allem auf die Optimierung der Modalitäten der Zusammenarbeit. Dabei ist eine größtmögliche Einigung anzustreben.

(2) Sobald der Vorsitz einen Vorschlag für abstimmungsreif hält, legt das Sekretariat diesen zur Annahme vor.

(3) Der Vorsitz bemüht sich nach Kräften, in allen Fragen Konsens herzustellen, andernfalls werden Beschlüsse mit einfacher Mehrheit gefasst.

(4) Kann kein Konsens erzielt werden, haben die Mitglieder oder Beobachter mit abweichender Meinung das Recht, sich ihren Standpunkt vorzubehalten.

(5) Das Sekretariat wird im Namen des Vorsitzes:

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dafür sorgen, dass die Teilnehmer am Rahmen für die ständige Zusammenarbeit die notwendige fachliche Beratung erhalten,

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die Ausarbeitung von Vorschlägen durch Teilnehmer am Rahmen für die ständige Zusammenarbeit erleichtern und gegebenenfalls eigene Vorschläge vorlegen,

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die Ausarbeitung und Bewertung gemeinsamer technisch-praktischer Lösungen erleichtern.

Artikel 8 Sitzungen und Untergruppen

(1) Der Vorsitz beruft mindestens einmal jährlich in den Räumlichkeiten der EMSA eine Sitzung des Rahmens für die ständige Zusammenarbeit ein.

Weitere Sitzungen können entweder auf Initiative des Vorsitzes oder auf schriftlichen Antrag mindestens eines Drittels der Mitglieder einberufen werden.

(2) Die Teilnehmer am Rahmen für die ständige Zusammenarbeit können Untergruppen bilden, die sich vorzugsweise schriftlich mit bestimmten Fragen befassen, die innerhalb des Rahmens für die ständige Zusammenarbeit behandelt werden sollten. Die Untergruppen erstatten dem Rahmen für die ständige Zusammenarbeit Bericht.

(3) Sofern von den Teilnehmern nicht anders vereinbart, finden Sitzungen des Rahmens für die ständige Zusammenarbeit und der Untergruppen in den Räumlichkeiten der EMSA statt.

(4) Die EMSA erstattet den Mitgliedstaaten und den Herkunftsstaaten der Beobachter die Ausgaben des einzigen für die Zwecke der Sitzung des Rahmens für die ständige Zusammenarbeit benannten Vertreters für die in Absatz 1 genannte jährliche Sitzung nach den Regeln der Agentur. Die Staaten der Mitglieder und Beobachter tragen die Ausgaben weiterer Begleitpersonen.

(5) Die Finanzierung weiterer Sitzungen als der in Absatz 1 genannten Jahressitzung bedarf der vorherigen Genehmigung der EMSA und unterliegt der Verfügbarkeit der EMSA-Mittel oder einer anderen Finanzierung.

Artikel 9 Sitzungsunterlagen

(1) Die Einladung und die vorläufige Tagesordnung für eine Sitzung sind vom Sekretariat an die Mitglieder, die Kommission und die Beobachter mindestens 28 Kalendertage vor der Sitzung zu versenden.

(2) Die vorläufige Tagesordnung wird unter der Verantwortung des Vorsitzes vom Sekretariat erstellt.

(3) Die Mitglieder, die Kommission und Beobachter erstellen die Sitzungsunterlagen in dem in der Anlage angegebenen Format und reichen sie beim Vorsitz und beim Sekretariat vor Verteilung der Tagesordnung ein.

(4) Die Tagesordnung und die entsprechenden Unterlagen sind vom Sekretariat an die Mitglieder, die Kommission und die Beobachter mindestens 14 Kalendertage vor der Sitzung zu versenden.

(5) Erster Punkt der Tagesordnung ist die Annahme derselben.

(6) In dringenden bzw. außergewöhnlichen Fällen kann der Vorsitz von den Fristen der Absätze 3 und 4 abweichen. Wird die Behandlung eines weiteren Punktes beantragt, entscheidet der Vorsitz über die Aufnahme in die Tagesordnung. Unterlagen für dringende bzw. außergewöhnliche Fälle können jederzeit vor oder während einer Sitzung vorgelegt werden.

Artikel 10 Anwesenheitsliste

Das Sekretariat erstellt für jede Sitzung eine Anwesenheitsliste unter Angabe des Namens des Teilnehmers und der Behörde, Organisation oder Einrichtung, der er angehört.

Artikel 11 Vertraulichkeit

Die Beratungen der Teilnehmer am Rahmen für die ständige Zusammenarbeit sind vertraulich.

Artikel 12 Protokolle und Sitzungsberichte

(1) Das Sekretariat erstellt unter Verantwortung des Vorsitzes das Protokoll, in das die wichtigsten Punkte der Sitzung aufgenommen werden, und verteilt dieses an die Mitglieder, die Kommission und die Beobachter.

(2) Nach einer Abstimmung haben Mitglieder bzw. Beobachter mit abweichender Meinung das Recht, dass ihre abweichende Stellungnahme in das Protokoll aufgenommen wird.

(3) Das Sekretariat versendet den Entwurf des Sitzungsprotokolls innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Sitzung. Die Mitglieder, die Kommission und die Beobachter können dem Sekretariat etwaige Anmerkungen innerhalb von 30 Kalendertagen nach Erhalt des Entwurfs des Sitzungsprotokolls zusenden. Das Protokoll wird in der darauffolgenden Tagung förmlich genehmigt.

(4) Das genehmigte Protokoll ist die einzige förmliche Aufzeichnung der Sitzung.

(5) Sämtliche technischen Unterlagen, über die auf der Sitzung abgestimmt wurde, können dem Protokoll beigefügt werden.

(6) Das Sekretariat veröffentlicht ein zusammenfassendes Protokoll der Sitzung, das unter der Verantwortung des Vorsitzes erstellt wurde. Dieses Protokoll fasst die Schlussfolgerungen zu jedem Tagesordnungspunkt zusammen.

Artikel 13 Schriftverkehr

(1) Die Teilnehmer richten offizielle Korrespondenz mit Bezug zum Rahmen für die ständige Zusammenarbeit an den Vorsitz und das Sekretariat.

(2) Der für die Mitglieder bestimmte Schriftverkehr ist diesen an die von ihnen zu diesem Zweck angegebene Adresse zu übermitteln.

Artikel 14 Sprache

Die Arbeitssprache des Rahmens für die ständige Zusammenarbeit ist Englisch. In dieser Sprache werden die Stellungnahmen abgegeben, finden die Beratungen statt und werden die Unterlagen gedruckt. Übersetzungen werden nicht angeboten.

Artikel 15 Interessenkonflikt

Sollte ein Interessenkonflikt in einer vom Rahmen für die ständig Zusammenarbeit behandelten Frage bestehen, teilt die an dessen Arbeiten beteiligte Person dies dem Vorsitz und dem Sekretariat mit