1.

Internes Umfeld

A)

Organisationsstruktur

(1)

Organisationsstruktur, die der zuständigen Behörde die Erfüllung ihrer in Artikel 4 genannten Aufgaben ermöglicht.

(2)

Darstellung der Organisationsstruktur in einem Organigramm, aus dem eine klare Zuweisung der Aufgaben und Zuständigkeiten hervorgeht.

B)

Personal

(1)

Geeignete personelle Mittel zur Erfüllung der in Artikel 4 genannten Aufgaben.

(2)

Aufgabentrennung, sodass ein Bediensteter jeweils nur für eine der drei Funktionen Genehmigung, Auszahlung oder Verbuchung der dem nationalen Programm zugerechneten Beiträge zuständig ist und kein Bediensteter eine dieser Funktionen ausübt, ohne dass seine Arbeit unter der Aufsicht eines zweiten Bediensteten steht.

(3)

Schriftliche Festlegung der Zuständigkeiten eines jeden Bediensteten einschließlich der Beschränkung seiner finanziellen Befugnisse.

(4)

Angemessene Schulung des Personals.

(5)

Verfahren zur Vermeidung von Interessenkonflikten, die sich unter anderem für verantwortliche Personen oder für an sensiblen Punkten eingesetzte Personen, die außerhalb der zuständigen Behörde noch andere Funktionen ausüben, hinsichtlich der Kontrolle, Genehmigung, Auszahlung und Verbuchung der Anträge ergeben könnten.

2.

Kontrolltätigkeiten

A)

Auswahl der Projekte

(1)

Verfahren für die Auswahl und Vergabe von Finanzhilfen gemäß Artikel 9.

(2)

Verfahren betreffend den Inhalt und die Unterzeichnung von Finanzhilfevereinbarungen und Verwaltungsentscheidungen gemäß den Artikeln 10 und 11.

B)

Verfahren für Verwaltungskontrollen und Vor-Ort-Kontrollen

(1)

Verfahren, um die Verwaltung der zuständigen Behörde auf der geeigneten Ebene regelmäßig und rechtzeitig über die Ergebnisse der durchgeführten Kontrollen zu unterrichten, damit bei Feststellung systembedingter Mängel oder nach Bedarf eine Überprüfung der Kontrollstrategie und der internen Kontrollverfahren durchgeführt werden kann.

(2)

Beschreibung der Methode zur Stichprobenerhebung, die angewandt wird, wenn die Verwaltungskontrollen oder Vor-Ort-Kontrollen nicht erschöpfend sind, sondern auf der Grundlage von Stichproben durchgeführt werden, sowie ein Verfahren zur Meldung von Unstimmigkeiten und Unregelmäßigkeiten.

(3)

Wenn Unterlagen (auf Papier oder in elektronischer Form) zu den Kontrollen der Zahlungsanträge bei anderen Einrichtungen aufbewahrt werden, von diesen Einrichtungen und der zuständigen Behörde aufgestellte Verfahren, um sicherzustellen, dass die zuständige Behörde Zugang zu diesen Dokumenten hat.

C)

Verfahren für die Genehmigung von Zahlungsanträgen von Begünstigten

(1)

Verfahren, die die Überwachung der Durchführung von Finanzhilfevereinbarungen, Verwaltungsentscheidungen und Verträgen gemäß den vertraglichen Bedingungen gewährleisten.

(2)

Verfahren für die Entgegennahme, Erfassung und Bearbeitung der Zahlungsanträge von Begünstigten, durch die insbesondere die Beschreibung der zu verwendenden Unterlagen und die Verfahren für die Überprüfung der durchgeführten Arbeiten festgelegt werden.

(3)

Checkliste der erforderlichen Prüfungen für jeden für Genehmigungen zuständigen Bediensteten, einschließlich einer Überprüfung der durchgeführten Arbeiten.

(4)

Verfahren zur Genehmigung von Zahlungen, einschließlich einer Überprüfung der Einhaltung von EU-Vorschriften und nationalen Vorschriften und einschließlich der Kontrollen gemäß Artikel 5 Absatz 2 und Artikel 27 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014, um unter besonderer Berücksichtigung des vorhandenen Risikos Betrug und Unregelmäßigkeiten zu verhindern bzw. aufzudecken.

D)

Auszahlungsverfahren

(1)

Verfahren, die sicherstellen, dass die Zahlungen ausschließlich auf Bankkonten des Begünstigten geleistet werden und keine Barauszahlungen erfolgen.

(2)

Verfahren, die sicherstellen, dass die Zahlungsbeträge aller nicht ausgeführten Überweisungen wieder dem Haushalt des nationalen Programms gutgeschrieben werden.

E)

Buchführungsverfahren

Buchführungsverfahren, die gewährleisten, dass die Jahresrechnungen vollständig und richtig sind und fristgerecht erfolgen und dass etwaige Fehler oder Auslassungen entdeckt und berichtigt werden, insbesondere durch regelmäßige Kontrollen und Abgleiche.

F)

Verfahren bei Vorauszahlungen

(1)

Verfahren, die sicherstellen, dass Vorauszahlungen an Begünstigte gesondert in der Buchführung ausgewiesen werden.

(2)

Verfahren, die gewährleisten, dass Vorschüsse innerhalb der vorgesehenen Fristen abgerechnet werden und Überschreitungen der Abrechnungsfrist festgestellt werden können.

G)

Verfahren für Außenstände

(1)

Verfahren, die gewährleisten, dass die Kriterien gemäß den Buchstaben (A) bis (D) entsprechend für die Beträge, die die zuständige Behörde nach Artikel 21 Buchstabe h der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 einziehen muss, gelten.

(2)

Verfahren, die angemessene Folgemaßnahmen in Bezug auf ausgestellte Einziehungsanordnungen und gegebenenfalls Verzugszinsen sicherstellen.

(3)

Verfahren, die, wenn keine Einziehung erfolgen kann, die Ermittlung der Ursache ermöglichen, damit bewertet werden kann, ob der Mitgliedstaat eine Rückerstattung an den Haushalt der Union leisten muss.

(4)

System, um alle Außenstände auszuweisen und sie bis zum Zahlungseingang in einem Debitorenbuch zu verzeichnen.

(5)

Verfahren, die sicherstellen, dass dieses Debitorenbuch in regelmäßigen Abständen überprüft wird, um die Verlässlichkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten.

H)

Verfahren zur Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten und zur Betrugsbekämpfung

(1)

Definitionen von Unregelmäßigkeiten entsprechend den Anforderungen der Union.

(2)

Mechanismen, die gewährleisten, dass Unregelmäßigkeiten rechtzeitig entdeckt und unverzüglich Abhilfemaßnahmen getroffen werden können.

(3)

Verfahren zum Ergreifen angemessener Betrugsbekämpfungsmaßnahmen.

(4)

Verfahren, die gewährleisten, dass die Kommission in den Jahresabschlüssen über die aufgedeckten Unregelmäßigkeiten und gegebenenfalls über die ergriffenen Abhilfemaßnahmen informiert wird.

I)

Prüfpfad

Verfahren zur Gewährleistung eines angemessenen Prüfpfads gemäß der auf der Grundlage von Artikel 27 Absatz 5 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 erlassenen Durchführungsverordnung durch Belege, die in den Räumlichkeiten der zuständigen Behörde aufbewahrt werden müssen, über die Auswahl der Projekte, die Genehmigung, Verbuchung und Auszahlung von Zahlungsanträgen der Begünstigten sowie den Umgang mit Vorschüssen und Forderungen.

3.

Interne Kommunikation und Information

A)

Kommunikation

(1)

Verfahren, die sicherstellen, dass:

(a)

alle Änderungen der Rechtsvorschriften der Union erfasst werden,

(b)

Dienstanweisungen, Datenbanken und Checklisten entsprechend diesen Änderungen rechtzeitig aktualisiert werden und

(c)

alle interessierten Parteien, wie zum Beispiel die beauftragte Behörde, rechtzeitig über diese Änderungen unterrichtet werden.

(2)

Verfahren, die sicherstellen, dass alle Begünstigten über die zur Ausführung ihrer Aufgaben und Durchführung von Maßnahmen erforderlichen Informationen verfügen.

(3)

Verfahren, die sicherstellen, dass die Antragsteller nachträglich angemessen über die Ergebnisse des Auswahlverfahrens informiert werden.

B)

Sicherheit der Informationssysteme

(1)

Die Sicherheit der verwendeten Informationssysteme entspricht den aktuellen international anerkannten Normen.

(2)

Verfahren, die sicherstellen, dass finanzielle und technische Maßnahmen im Verhältnis zu den Risiken stehen.

4.

Interne Überwachung und Berichterstattung

A)

Interne Dokumente und Berichte

(1)

Dokumentierte Verfahren und entsprechende auszufüllende Checklisten, um:

(a)

die Arbeit des in Artikel 12 Absatz 4 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 genannten Monitoringausschusses zu unterstützen und diesem die Informationen zur Verfügung stellen, die er zur Ausführung seiner Aufgaben benötigt, insbesondere Daten zum Fortschritt des nationalen Programms beim Erreichen seiner Ziele, Finanzdaten und Daten zu Indikatoren und Etappenzielen,

(b)

jährliche und abschließende Durchführungsberichte zu erstellen und diese der Kommission vorzulegen,

(c)

die Dokumente für den Antrag auf Zahlung des Jahressaldos gemäß Artikel 44 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 zu erstellen,

(d)

zu gewährleisten, dass dem gehobenen Management alle Berichte und Informationen zur Verfügung gestellt werden, die für eine wirksame Überwachung der Durchführung der Programme in dessen Zuständigkeitsbereich erforderlich sind, und

(e)

zu gewährleisten, dass dem gehobenen Management die Berichte der unabhängigen Bewertungen oder Prüfungen des Funktionierens ihrer Systeme zur Verfügung gestellt werden.

(2)

Dokumentierte Verfahren zur Berichterstattung und Überwachung, wenn die zuständige Behörde die Ausführung von Aufgaben einer anderen Stelle übertragen hat.

B)

Überwachung anderer Aufgaben, die nicht von den Behörden selbst wahrgenommen werden

(1)

Wenn andere Stellen, ausgenommen beauftragte Behörden, unter der Verantwortung der zuständigen Behörde tätig sind, Verfahren, um zu gewährleisten, dass Überwachungsmechanismen vorhanden sind, die eine wirtschaftliche Haushaltsführung sicherstellen.

(2)

Wenn Kontrolltätigkeiten ausgelagert werden, Verfahren, um zu gewährleisten, dass Überwachungsmechanismen vorhanden sind, die eine gemeinsame Kontrollmethodik und Kohärenz der Arbeiten sicherstellen.

(3)

Wenn die zuständige Behörde Tätigkeiten überträgt, Verfahren, die die Einhaltung von Artikel 5 Absatz 4 dieser Verordnung sicherstellen.