ZULASSUNGSKRITERIEN

1.

INTERNES UMFELD

A.

Organisationsstruktur

Die Zahlstelle verfügt über eine Organisationsstruktur, die es ihr gestattet, in Bezug auf die Ausgaben des EGFL und des ELER die folgenden Hauptfunktionen auszuüben:

i)

Bewilligung und Kontrolle der Zahlungen, um festzustellen, ob der einem Begünstigten zu zahlende Betrag den Unionsvorschriften entspricht; hierzu gehören insbesondere die Verwaltungs- und die Vor-Ort-Kontrollen.

ii)

Auszahlung des genehmigten Betrags an Begünstigte (oder ihre Bevollmächtigten) bzw. im Falle der Maßnahmen zur Entwicklung des ländlichen Raums, Auszahlung des Kofinanzierungsanteils der Union.

iii)

Verbuchung, d. h. Verzeichnung der Zahlungen in den getrennten auf DV-Trägern geführten Rechnungen der Zahlstelle für den EGFL und den ELER, sowie Erstellung periodischer Ausgabenübersichten, einschließlich der für die Kommission bestimmten monatlichen (für den EGFL), vierteljährlichen (für den ELER) und jährlichen Erklärungen. In den Rechnungen der Zahlstelle werden außerdem alle vom Fonds finanzierten Aktiva, insbesondere hinsichtlich der Interventionsbestände, der noch nicht abgerechneten Vorschüsse, der Sicherheiten und der Außenstände, verzeichnet.

Die Organisationsstruktur der Zahlstelle gestattet eine klare Zuweisung der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten auf allen operativen Ebenen und eine Trennung der drei in Absatz 1 genannten Funktionen, für die die Zuständigkeiten in einem Geschäftsverteilungsplan definiert werden. Zur Organisationsstruktur gehören auch der technische Prüfdienst und der interne Revisionsdienst gemäß Ziffer 4.

B.

Personal

Die Zahlstelle gewährleistet Folgendes:

i)

Für die Ausführung der Maßnahmen wird geeignetes Personal eingesetzt, die auf den verschiedenen operationellen Ebenen erforderlichen angemessenen technischen Fähigkeiten sind vorhanden.

ii)

Die funktionale Trennung gewährleistet, dass ein Bediensteter jeweils nur für eine der drei Funktionen Bewilligung, Auszahlung oder Verbuchung der zu Lasten des EGFL oder des ELER gehenden Beträge zuständig ist und dass kein Bediensteter eine dieser Funktionen ohne Aufsicht eines zweiten Bediensteten ausübt.

iii)

Die Zuständigkeiten der einzelnen Bediensteten sind in einer schriftlichen Stellenbeschreibung festzulegen, einschließlich der finanziellen Obergrenzen für seine Entscheidungsbefugnis.

iv)

Auf allen operationellen Ebenen ist für geeignete Schulungsmaßnahmen, einschließlich Sensibilisierung für Betrugsrisiken, zu sorgen. Für das an sensiblen Punkten eingesetzte Personal ist entweder eine Rotation oder eine verstärkte Dienstaufsicht vorzusehen.

v)

Interessenkonflikte, die sich für verantwortliche Personen oder für an sensiblen Punkten eingesetzte Personen, die außerhalb der Zahlstelle noch andere Funktionen ausüben, hinsichtlich der Kontrolle, der Genehmigung, der Auszahlung und der Verbuchung der Anträge oder Zahlungsaufforderungen ergeben könnten, sind durch geeignete Maßnahmen auszuschließen.

C.

Übertragung

C.1.

Werden Aufgaben der Zahlstelle gemäß Artikel 7 der Verordnung (EU) Nr. 1306/2013 anderen Einrichtungen übertragen, so müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

i)

In einer schriftlichen Vereinbarung zwischen der Zahlstelle und dieser Einrichtung sind neben den übertragenen Aufgaben der Inhalt der der Zahlstelle zu übermittelnden Informationen und Unterlagen sowie der Zeitpunkt der Übermittlung festzulegen. Die Vereinbarung muss es der Zahlstelle gestatten, die Zulassungskriterien zu erfüllen.

ii)

Die Zahlstelle bleibt in allen Fällen für die wirksame Verwaltung des betreffenden Fonds verantwortlich. Sie trägt nach wie vor die volle Verantwortung für die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge, einschließlich des Schutzes der finanziellen Interessen der Union, sowie für die betreffenden Ausgabenerklärungen an die Kommission und für die entsprechende Vorbereitung der Rechnungslegung.

iii)

Die Verantwortlichkeiten und Pflichten der anderen Einrichtung insbesondere hinsichtlich der Kontrolle und Überprüfung der Einhaltung der Unionsvorschriften sind eindeutig zu definieren.

iv)

Die Zahlstelle gewährleistet, dass die andere Einrichtung über wirksame Systeme verfügt, um ihre Aufgaben in zufrieden stellender Weise wahrnehmen zu können.

v)

Die andere Einrichtung bestätigt der Zahlstelle gegenüber ausdrücklich, dass sie ihren Aufgaben tatsächlich nachkommt, und beschreibt die hierzu eingesetzten Mittel.

vi)

Die Zahlstelle überprüft regelmäßig die übertragenen Aufgaben, um zu gewährleisten, dass die Arbeiten in zufrieden stellender Weise und in Übereinstimmung mit den Unionsvorschriften durchgeführt werden.

C.2.

Die Bedingungen unter C.1 Ziffern i, ii, iii und v gelten entsprechend in den Fällen, in denen die Funktionen der Zahlstelle aufgrund von nationalen Rechtsvorschriften von einer anderen Einrichtung im Rahmen ihrer regulären Aufgaben ausgeübt werden.

2.

KONTROLLEN

A.

Verfahren für die Antragsbewilligung

Die Zahlstelle legt folgende Verfahren fest:

i)

Die Zahlstelle legt die Verfahrensvorschriften für den Eingang, die Erfassung und die Bearbeitung der Anträge einschließlich einer Beschreibung aller dabei zu verwendenden Unterlagen fest.

ii)

Jeder für die Bewilligung zuständige Bedienstete muss eine umfassende Prüfliste über die durchzuführenden Kontrollen besitzen und bescheinigt in den Belegdokumenten des jeweiligen Antrags, dass die genannten Kontrollen vorgenommen worden sind. Diese Bescheinigung kann in elektronischer Form erfolgen. Es ist nachzuweisen, dass die Arbeit systematisch z. B. anhand einer Stichprobe, eines Systems oder eines Plans durch einen Dienstvorgesetzten überprüft wird.

iii)

Ein Antrag darf erst zur Auszahlung bewilligt werden, nachdem die Übereinstimmung mit den Unionsvorschriften hinreichend überprüft wurde.

Hierzu gehören die Kontrollen, die in der einschlägigen Verordnung über die Maßnahme vorgesehen sind, in deren Rahmen die Beihilfe beantragt wird, sowie die Kontrollen gemäß Artikel 58 der Verordnung (EU) Nr. 1306/2013, um unter besonderer Berücksichtigung des vorhandenen Risikos Betrug und Unregelmäßigkeiten zu verhindern oder aufzudecken. Für den ELER sind außerdem Verfahren vorzusehen, um zu überprüfen, ob die Bedingungen für die Gewährung der Beihilfe, einschließlich der Auftragsvergabe, erfüllt sind und ob alle geltenden Unions- und nationalen Vorschriften, einschließlich derjenigen in den Programmen zur Entwicklung des ländlichen Raums, eingehalten wurden.

iv)

Die Leitung der Zahlstelle wird auf der geeigneten Ebene regelmäßig und rechtzeitig über die Ergebnisse der durchgeführten Verwaltungs- und Vor-Ort-Kontrollen unterrichtet, damit vor der Abrechnung eines Antrags stets beurteilt werden kann, ob diese Kontrollen ausreichend waren.

v)

Die durchgeführten Arbeiten werden ausführlich in einem Bericht dokumentiert, der dem jeweiligen Antrag oder der Gruppe von Anträgen beigefügt wird, oder gegebenenfalls in einem Bericht, der ein ganzes Wirtschaftsjahr abdeckt. Dem Bericht beigefügt wird eine Bescheinigung über die Förderfähigkeit der genehmigten Anträge sowie über Art, Umfang und Grenzen der durchgeführten Arbeiten. Für den ELER ist außerdem eine Erklärung beizufügen, dass die Kriterien für die Gewährung der Beihilfe, einschließlich der Auftragsvergabe, erfüllt sind und dass alle geltenden Unions- und nationalen Vorschriften, einschließlich derjenigen in den Programmen zur Entwicklung des ländlichen Raums, eingehalten wurden. Werden die körperlichen oder die Verwaltungskontrollen nicht umfassend sondern auf der Grundlage einer Stichprobe von Anträgen durchgeführt, so sind die ausgewählten Anträge anzugeben, die Stichprobenmethode zu beschreiben und die Ergebnisse aller Vor-Ort-Kontrollen sowie die Maßnahmen aufzuführen, die bei vorgefundenen Abweichungen und Unregelmäßigkeiten getroffen wurden. Die Unterlagen müssen hinreichende Gewähr dafür bieten, dass alle erforderlichen Kontrollen bezüglich der Förderfähigkeit der bewilligten Anträge vorgenommen worden sind.

vi)

Werden Unterlagen (auf Papier oder in elektronischer Form) zu den bewilligten Anträgen und den durchgeführten Kontrollen bei anderen Einrichtungen aufbewahrt, so sehen sowohl diese Einrichtungen als auch die Zahlstelle geeignete Verfahren vor, um jederzeit feststellen zu können, wo die Dokumente, die sich auf bestimmte Zahlungen beziehen, aufbewahrt werden.

B.

Auszahlungsverfahren

Durch entsprechende Verfahren stellt die Zahlstelle sicher, dass die Zahlungen ausschließlich auf Bankkonten von Begünstigten oder deren Bevollmächtigten geleistet werden. Die Zahlung wird innerhalb von fünf Arbeitstagen nach der Verbuchung zu Lasten des EGFL oder des ELER durch die Bank der Zahlstelle oder gegebenenfalls eine staatliche Kassenstelle ausgeführt. Mittels geeigneter Verfahren ist dafür zu sorgen, dass für keinen der Zahlungsbeträge der nicht ausgeführten Überweisungen Erstattungen aus den Fonds beantragt werden. Wurden diese Zahlungen bereits den Fonds gegenüber geltend gemacht, so sind sie diesen über die folgenden monatlichen/vierteljährlichen Erklärungen oder spätestens in der Jahresrechnung wieder gutzuschreiben. Zahlungen in bar sind nicht zulässig. Die Genehmigung des Anweisungsbefugten und/oder seines Dienstvorgesetzten kann in elektronischer Form erfolgen, soweit bei den betreffenden DV-Einrichtungen ein angemessenes Sicherheitsniveau gewährleistet ist und die Identität des Unterzeichners in den elektronischen Aufzeichnungen festgehalten wird.

C.

Verbuchungsverfahren

Die Zahlstelle legt folgende Verfahren fest:

i)

Die Buchführungsverfahren müssen die Gewähr dafür bieten, dass die monatlichen (für den EGFL), vierteljährlichen (für den ELER) und jährlichen Ausgabenerklärungen vollständig und richtig sind und fristgerecht erfolgen und dass etwaige Fehler oder Auslassungen entdeckt und berichtigt werden, insbesondere durch regelmäßig durchgeführte Überprüfungen und Abgleiche.

ii)

Die Buchführung über die Interventionsbestände muss sicherstellen, dass die Erzeugnismengen und die entsprechenden Kosten auf jeder Stufe, von der Annahme eines Angebots bis zur materiellen Auslagerung des Erzeugnisses, richtig und in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften sowie nach Einzelpartien in den korrekten Büchern verzeichnet und rechtzeitig bearbeitet werden und dass Menge und Art der an jedem Lagerort befindlichen Bestände jederzeit feststellbar sind.

D.

Verfahren für Vorschüsse und Sicherheiten

Die Verfahrensabläufe müssen Folgendes gewährleisten:

i)

Die Vorschusszahlungen müssen in der Buchführung oder in Hilfsaufzeichnungen gesondert ausgewiesen werden.

ii)

Sicherheiten werden nur von Finanzinstituten geleistet, die den Anforderungen von Kapitel IV dieser Verordnung entsprechen und von den zuständigen Behörden anerkannt wurden. Die Sicherheitsleistung muss bis zur endgültigen Freigabe oder Einbehaltung gültig sein, die auf einfaches Verlangen der Zahlstelle erfolgt.

iii)

Die Vorschüsse werden innerhalb der vorgesehenen Fristen abgerechnet. Wurde die Abrechnungsfrist für einen Vorschuss überschritten, so ist dies umgehend festzustellen und die Sicherheit unverzüglich einzubehalten.

E.

Verfahren für Außenstände

Alle Kriterien unter den Buchstaben A bis D gelten entsprechend für erhobene Abgaben, verfallene Sicherheiten, zurückgezahlte Beträge und zweckgebundenen Einnahmen, die die Zahlstelle im Namen des EGFL bzw. des ELER einzuziehen hat. Die Zahlstelle richtet ein System ein, um alle Außenstände auszuweisen und sie bis zum Zahlungseingang in einem einzigen Debitorenbuch zu verzeichnen. Das Debitorenbuch ist regelmäßig zu überprüfen, bei überfälligen Forderungen sind entsprechende Maßnahmen zu treffen.

F.

Prüfpfad

Die Informationen über die Dokumentation der Bewilligung, Verbuchung und Auszahlung der Anträge und den Umgang mit Vorschüssen, Sicherheiten und Außenständen müssen in der Zahlstelle verfügbar sein, um jederzeit einen ausreichend detaillierten Prüfpfad zu gewährleisten.

3.

INFORMATION UND KOMMUNIKATION

A.

Kommunikation

Die Zahlstelle sieht Verfahrensabläufe vor, die gewährleisten, dass alle Änderungen der Unionsvorschriften und insbesondere der geltenden Beihilfesätze registriert und die Dienstanweisungen sowie die Datenbanken und Prüflisten rechtzeitig aktualisiert werden.

B.

Sicherheit der Informationssysteme

i)

Unbeschadet der Ziffer ii stützt sich die Sicherheit der Informationssysteme auf die Kriterien in einer in dem betreffenden Haushaltsjahr gültigen Fassung eines der folgenden internationalen Standards:

—

International Standards Organisation 27002: Code of practice for Information Security controls (ISO),

—

Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual (BSI),

—

Information Systems Audit and Control Foundation: Control objectives for Information and related Technology (COBIT).

ii)

Ab 16. Oktober 2016 erfolgt die Zertifizierung der Sicherheit der Informationssysteme nach der ISO-Norm 27001: Informationssicherheits-Managementsysteme — Anforderungen.

Die Kommission kann die Mitgliedstaaten ermächtigen, die Sicherheit ihrer Informationssysteme nach anderen anerkannten Normen zu zertifizieren, sofern diese Normen ein Schutzniveau gewährleisten, das zumindest dem der ISO-Norm 27001 gleichwertig ist.

Die Mitgliedstaaten können beschließen, die Bestimmungen von Unterabsatz 1 nicht auf Zahlstellen anzuwenden, die für die Verwaltung und Kontrolle von Ausgaben der Union in Höhe von nicht mehr als 400 Mio. EUR jährlich zuständig sind. Diese Mitgliedstaaten wenden weiterhin die Bestimmungen von Ziffer i an. Die Mitgliedstaaten teilen der Kommission ihren diesbezüglichen Beschluss mit.

4.

ÜBERWACHUNG

A.

Laufende Überwachung durch die internen Kontrolltätigkeiten

Die internen Kontrolltätigkeiten decken mindestens folgende Bereiche ab:

i)

Aufsicht über den technischen Prüfdienst und die nachgeordneten Einrichtungen, die für die Durchführung der Kontrollen und andere Funktionen zuständig sind, um eine reibungslose Umsetzung der Verordnungen, Leitlinien und Verfahren zu gewährleisten.

ii)

Durchführung von Systemänderungen, um die Kontrollsysteme insgesamt zu verbessern.

iii)

Überprüfung der bei der Zahlstelle eingehenden Anträge und Ersuchen sowie aller sonstigen Informationen über mutmaßliche Unregelmäßigkeiten.

iv)

Überwachungsverfahren zur Vermeidung und Aufdeckung von Betrugsfällen und Unregelmäßigkeiten insbesondere in Bezug auf die unter die Zuständigkeit der Zahlstelle fallenden GAP-Ausgabenbereiche, in denen ein erhebliches Risiko von Betrug oder sonstigen schwerwiegenden Unregelmäßigkeiten besteht.

Die laufende Überwachung ist Teil der normalen operativen Tätigkeiten der Zahlstelle. Der Routinebetrieb und die Kontrolltätigkeiten der Zahlstelle werden auf allen Ebenen regelmäßig überwacht, um einen ausreichend detaillierten Prüfpfad zu gewährleisten.

B.

Getrennte Bewertungen durch einen internen Revisionsdienst

Zu diesem Punkt legt die Zahlstelle die folgenden Verfahrensabläufe fest:

i)

Der interne Revisionsdienst muss von den anderen Abteilungen der Zahlstelle unabhängig sein und ist der Zahlstellenleitung unmittelbar unterstellt.

ii)

Der interne Revisionsdienst überprüft, ob die Verfahrensabläufe in der Zahlstelle gewährleisten, dass die Einhaltung der Unionsvorschriften überprüft wird und dass die Buchführung richtig und vollständig ist und sich auf dem neuesten Stand befindet. Die Kontrollen können sich auf ausgewählte Maßnahmen und auf Stichproben von Geschäftsvorgängen beschränken, sofern durch ein Prüfprogramm sichergestellt wird, dass alle wichtigen Bereiche, darunter die für die Bewilligung zuständigen Abteilungen, innerhalb eines Zeitraums von höchstens fünf Jahren abgedeckt werden.

iii)

Die Arbeiten des internen Revisionsdienstes sind nach international anerkannten Standards durchzuführen; sie sind zu protokollieren und müssen in Berichte und Empfehlungen an die Zahlstellenleitung münden.