Artikel 3 VO (EU) 2018/1638

(1) Die internen Aufsichts- und Verifizierungsverfahren, deren Vorhandensein ein Administrator nach Artikel 11 Absatz 3 Buchstabe b der Verordnung (EU) 2016/1011 bei einem Kontributor sicherstellen muss, umfassen zumindest Folgendes:

a)

Schaffung und Beibehaltung einer internen Funktion, die als erste Kontrollebene für die Bereitstellung von Eingabedaten fungiert und folgende Aufgaben hat:

i)

wirksame Kontrolle der Eingabedaten vor deren Bereitstellung, wobei auch sicherzustellen ist, dass alle etwaigen Anforderungen, denen der Kontributor gemäß Artikel 15 Absatz 2 Buchstabe d Ziffer iii der Verordnung (EU) 2016/1011 im Hinblick auf die Validierung der Eingabedaten unterliegt, erfüllt sind, und Überprüfung der Eingabedaten vor ihrer Bereitstellung auf Integrität und Genauigkeit;

ii)

Kontrolle, ob der Submittent nach allen in Artikel 15 Absatz 2 Buchstabe b der Verordnung (EU) 2016/1011 genannten etwaigen Anforderungen zur Bereitstellung von Eingabedaten im Namen des Kontributors befugt ist;

iii)

Sicherstellung, dass nur am Prozess der Datenbereitstellung beteiligte Personen auf Eingabedatenbeiträge zugreifen können, es sei denn, ein solcher Zugriff ist für Prüfungs-, Nachforschungs- oder rechtlich vorgeschriebene Zwecke erforderlich.

b)

Schaffung und Beibehaltung einer internen Funktion, die als zweite Kontrollebene für die Bereitstellung von Eingabedaten fungiert und folgende Aufgaben hat:

i)

Überprüfung der Eingabedaten nach ihrer Bereitstellung unabhängig von der auf der ersten Kontrollebene vorgenommenen Überprüfung, um die Integrität und Genauigkeit des Beitrags zu bestätigen;

ii)

Schaffung und Beibehaltung eines Verfahrens zur Anzeige von Fehlverhalten, das angemessene Schutzmaßnahmen für Hinweisgeber enthält;

iii)

Schaffung und Beibehaltung von Verfahren für die interne Meldung jeder versuchten oder tatsächlichen Manipulation von Eingabedaten, für jede etwaige Missachtung der Grundsätze, die der Kontributor selbst in Bezug auf den Referenzwert festgelegt hat, und für Nachforschungen in derartigen Fällen, sobald sie ans Licht kommen;

iv)

Schaffung und Beibehaltung interner Meldeverfahren, über die alle etwaigen operativen Probleme bei der Datenbereitstellung unmittelbar nach ihrem Auftreten gemeldet werden können;

v)

Gewährleistung der regelmäßigen persönlichen Anwesenheit eines Mitarbeiters der zweiten Kontrollebene in den Räumlichkeiten der Frontoffice-Funktion;

vi)

permanente Beaufsichtigung der diesbezüglichen Kommunikation zwischen den unmittelbar an der Bereitstellung von Eingabedaten beteiligten Mitarbeitern der Frontoffice-Funktion und der diesbezüglichen Kommunikation zwischen diesen Mitarbeitern und anderen internen Funktionen oder externen Stellen;

vii)

Festlegung, Beibehaltung und Anwendung von Grundsätzen für den Umgang mit Interessenkonflikten, die Folgendes gewährleisten:

—

die Ermittlung tatsächlicher oder potenzieller Interessenkonflikte bei einem an der Bereitstellung von Daten beteiligten Mitarbeiter der Frontoffice-Funktion des Kontributors und deren Meldung beim Administrator;

—

das Fehlen jeder direkten oder indirekten Verbindung zwischen der Vergütung eines Submittenten und dem Wert des Referenzwerts, dem Wert spezieller Eingaben oder dem Ergebnis aller etwaigen Tätigkeiten des Kontributors, die bei der Bereitstellung von Referenzwert-Eingabedaten einen Interessenkonflikt verursachen könnten;

—

eine klare Aufgabentrennung zwischen den an der Bereitstellung von Eingabedaten beteiligten und anderen Mitarbeitern der Frontoffice-Funktion;

—

eine räumliche Trennung zwischen den an der Bereitstellung von Eingabedaten beteiligten und anderen Mitarbeitern der Frontoffice-Funktion;

—

wirksame Kontrollen des Informationsaustauschs zwischen den Mitarbeitern der Frontoffice-Funktion und anderen, an potenziell mit dem Risiko von Interessenkonflikten verbundenen Tätigkeiten beteiligten Mitarbeitern des Kontributors, sofern die ausgetauschten Informationen sich auf die bereitgestellten Eingabedaten auswirken könnten;

—

die Existenz von Ausfallvorkehrungen für den Fall einer vorübergehenden Unterbrechung der unter dem fünften Gedankenstrich genannten Kontrollen über den Informationsaustausch;

—

die Einleitung von Maßnahmen zur Verhinderung jeder ungebührlichen Einflussnahme auf die Arbeitsweise der an der Bereitstellung von Eingabedaten beteiligten Mitarbeiter der Frontoffice-Funktion;

c)

Schaffung und Beibehaltung einer von der ersten und zweiten Kontrollebene unabhängigen internen Funktion, die als dritte Kontrollebene für die Bereitstellung von Eingabedaten fungiert und die Aufgabe hat, die von den anderen beiden Kontrollfunktionen vorgenommenen Kontrollen regelmäßig zu überprüfen;

d)

Verfahren für:

i)

die Mittel für die unter den Buchstaben a, b und c verlangte Zusammenarbeit und den dort vorgeschriebenen Informationsfluss zwischen den drei Kontrollfunktionen;

ii)

eine regelmäßige Berichterstattung über die von diesen drei Kontrollfunktionen ausgeführten Aufgaben an die Geschäftsleitung des Kontributors;

iii)

die Übermittlung der vom Administrator zu den internen Überprüfungs- und Verifizierungsverfahren des Kontributors angeforderten Informationen an den Administrator, soweit von diesem gewünscht.

(2) Der Administrator kann unter Berücksichtigung der nachstehend genannten Faktoren beschließen, von einer oder mehreren der in Absatz 1 Buchstabe b Ziffer v oder Buchstabe b Ziffer vii dritter, vierter oder sechster Gedankenstrich aufgeführten Anforderungen abzusehen:

a)

Art, Umfang und Komplexität der Tätigkeiten des Kontributors;

b)

Wahrscheinlichkeit, dass zwischen der Bereitstellung von Eingabedaten für den Referenzwert und den Handels- oder sonstigen Tätigkeiten des Kontributors ein Interessenkonflikt auftritt;

c)

Ausmaß des bei der Bereitstellung von Datenbeiträgen ausgeübten Ermessens.

(3) Mit Rücksicht vor allem auf die geringe Größe der Organisation eines Kontributors und auch der in Absatz 2 Buchstaben a, b und c genannten Faktoren kann der Administrator dem Kontributor eine einfachere organisatorische Kontrollstruktur gestatten als in Absatz 1 verlangt. Eine solche einfachere Kontrollstruktur muss allerdings gewährleisten, dass alle in Absatz 1 Buchstaben a, b und c genannten Aufgaben ausgeführt werden, es sei denn, von ihnen wurde nach Absatz 2 abgesehen. Die Bestimmungen in Absatz 1 Buchstabe d Ziffern i und ii sind der einfacheren Kontrollstruktur entsprechend anzuwenden.

(4) Der Administrator eines signifikanten Referenzwerts kann beschließen, die in Absatz 1 Buchstabe b Ziffer vii genannten Anforderungen nur auf tatsächliche oder potenzielle Interessenkonflikte anzuwenden, die wesentlich sind bzw. wären.