Anforderungen und Bewertungskriterien für Organisationen, die eine Instandhaltungsstellen-Bescheinigung oder eine Bescheinigung bezüglich der von einer für die Instandhaltung zuständigen Stelle untervergebenen Instandhaltungsfunktionen beantragen

I.

Anforderungen und Bewertungskriterien für die Managementfunktion

1.

Führungsaufgabe — Engagement für Entwicklung und Umsetzung des Instandhaltungssystems der Organisation und die kontinuierliche Steigerung der Wirksamkeit dieses Systems

Die Organisation muss über Verfahren für Folgendes verfügen:

a)

Aufstellung einer Instandhaltungspolitik, die der Art der Organisation und dem Umfang der Dienstleistung angemessen ist und vom Vorsitzenden der Geschäftsleitung oder dessen Vertreter genehmigt wurde;

b)

Gewährleistung der Aufstellung von Sicherheitszielen, die mit den rechtlichen Rahmenbedingungen und Art, Umfang und einschlägigen Risiken der Organisation in Einklang stehen;

c)

Bewertung der sicherheitsbezogenen Leistung insgesamt bezogen auf die Sicherheitsziele des Unternehmens;

d)

Entwicklung von Plänen und Verfahren zur Erreichung der Sicherheitsziele;

e)

Gewährleistung der Verfügbarkeit der zur Durchführung aller Verfahren für die Einhaltung der Anforderungen dieses Anhangs erforderlichen Mittel;

f)

Ermittlung und Management der Auswirkungen anderer Managementtätigkeiten auf das Instandhaltungssystem;

g)

Gewährleistung, dass das oberste Management die Ergebnisse der Leistungsüberwachung und der Audits kennt und die Gesamtverantwortung für die Durchführung von Änderungen des Instandhaltungssystems trägt;

h)

Gewährleistung, dass das Personal und dessen Vertreter bei der Festlegung, Entwicklung, Überwachung und Überprüfung der Sicherheitsaspekte aller hiermit verbundenen Verfahren, an denen Personal beteiligt sein kann, angemessen vertreten sind und konsultiert werden.

2.

Risikobewertung — ein strukturierter Ansatz zur Bewertung von Risiken, die mit der Instandhaltung von Fahrzeugen verbunden sind, einschließlich Risiken, die sich unmittelbar aus betrieblichen Verfahren und der Tätigkeit anderer Organisationen oder Personen ergeben, sowie zur Ermittlung der geeigneten Verfahren zur Risikobeherrschung

2.1. Die Organisation muss über Verfahren und Vorkehrungen verfügen, um der Notwendigkeit und Verpflichtung zur Zusammenarbeit mit Haltern, Eisenbahnverkehrsunternehmen, Infrastrukturbetreibern, Konstrukteuren und Herstellern von Fahrzeugen und Komponenten oder anderen Beteiligten Rechnung zu tragen.

2.2. Die Organisation muss über Verfahren für das Risikomanagement verfügen, um Änderungen in der Instandhaltungsakte und den Instandhaltungsplänen sowie bei Ausrüstung, Verfahren, Organisation, Personal oder Schnittstellen zu verwalten und die gemeinsamen Sicherheitsmethoden im Zusammenhang mit der Evaluierung und Bewertung von Risiken nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a der Richtlinie (EU) 2016/798 anwenden zu können.

2.3. Bei der Risikobewertung muss die Organisation über Verfahren verfügen, mit denen der Notwendigkeit entsprochen wird, eine angemessene Arbeitsumgebung festzulegen, bereitzustellen und aufrecht zu erhalten, die mit den Rechtsvorschriften der Europäischen Union und den nationalen Rechtsvorschriften im Einklang steht, insbesondere mit der Richtlinie 89/391/EWG des Rates⁽¹⁾.

3.

Überwachung — ein strukturierter Ansatz, der gewährleistet, dass Maßnahmen zur Risikobeherrschung getroffen sind, ordnungsgemäß funktionieren und die Ziele der Organisation mit ihnen erreicht werden

3.1. Die Organisation muss über ein Verfahren für die regelmäßige Erfassung, Überwachung und Auswertung einschlägiger Sicherheitsdaten verfügen, unter anderem zu

a)

der Leistung einschlägiger Verfahren;

b)

den Ergebnissen von Prozessen (einschließlich aller untervergebenen Dienstleistungen und zugekauften Erzeugnisse);

c)

der Wirksamkeit der Vorkehrungen zur Risikobeherrschung;

d)

Informationen zu Erfahrungen, Fehlfunktionen, Mängeln und Instandsetzungen, die sich aus dem alltäglichen Betrieb und der Instandhaltung ergeben.

3.2. Die Organisation muss über Verfahren verfügen, mit denen sichergestellt wird, dass Unfälle, Störungen, Beinaheunfälle und andere gefährliche Vorkommnisse gemeldet, aufgezeichnet, untersucht und ausgewertet werden.

3.3. Für die periodische Überprüfung aller Verfahren muss die Organisation über ein internes Auditsystem verfügen, das unabhängig und unparteilich ist und auf transparente Art gehandhabt wird. Dieses System muss Verfahren für Folgendes umfassen:

a)

Entwicklung eines internen Auditplans, der abhängig von den Ergebnissen vorheriger Audits und der Leistungsüberwachung überarbeitet werden kann;

b)

Analyse und Evaluierung der Auditergebnisse;

c)

Ausarbeitung von Vorschlägen für spezifische Abhilfe- oder sonstige Maßnahmen und deren Durchführung;

d)

Überprüfung der Wirksamkeit vorheriger Maßnahmen.

3.4. Die Verfahren gemäß den Nummern 3.1, 3.2 und 3.3 dieses Abschnitts müssen mit den gemeinsamen Sicherheitsmethoden im Zusammenhang mit der Evaluierung und Bewertung von Risiken nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a der Richtlinie (EU) 2016/798 sowie mit den Methoden zur Beurteilung des Sicherheitsniveaus und der sicherheitsbezogenen Leistung von Eisenbahnverkehrsunternehmen auf nationaler und auf Unionsebene nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe d jener Richtlinie im Einklang stehen.

4.

Ständige Verbesserung — ein strukturierter Ansatz für die Auswertung der durch regelmäßige Überwachung, Audits oder aus anderen einschlägigen Quellen gewonnenen Informationen und Verwendung der Ergebnisse, um daraus zu lernen und vorbeugende Maßnahmen oder Abhilfemaßnahmen zur Aufrechterhaltung oder Verbesserung des Sicherheitsniveaus zu treffen

Das Unternehmen muss über Verfahren verfügen, die Folgendes sicherstellen:

a)

festgestellte Mängel werden abgestellt;

b)

neue Sicherheitsentwicklungen werden umgesetzt;

c)

die Ergebnisse interner Audits werden für Verbesserungen im System verwendet;

d)

vorbeugende Maßnahmen oder Abhilfemaßnahmen werden erforderlichenfalls umgesetzt, um die Einhaltung von Standards und anderen Anforderungen durch das Eisenbahnsystem während der Lebensdauer von Ausrüstungen und Betriebsverfahren sicherzustellen;

e)

einschlägige Informationen bezüglich der Untersuchung und Ursachen von Unfällen, Störungen, Beinaheunfällen und anderen gefährlichen Vorkommnissen werden verwendet, um daraus zu lernen und nötigenfalls Maßnahmen zur Verbesserung des Sicherheitsniveaus zu treffen;

f)

einschlägige Empfehlungen der nationalen Sicherheitsbehörde, der nationalen Untersuchungsstelle und Untersuchungen der Branche oder interner Untersuchungen werden evaluiert und gegebenenfalls umgesetzt;

g)

einschlägige Berichte/Informationen von Eisenbahnverkehrsunternehmen/Infrastrukturbetreibern und Haltern oder aus anderen einschlägigen Quellen werden herangezogen und berücksichtigt.

5.

Struktur und Verantwortlichkeiten — ein strukturierter Ansatz zur Festlegung der Verantwortlichkeiten von Einzelpersonen und Teams zur Gewährleistung der Erreichung der Sicherheitsziele der Organisation

5.1. Die Organisation muss über Verfahren verfügen, mit denen für alle einschlägigen Verfahren in der gesamten Organisation Verantwortlichkeiten zugewiesen werden.

5.2. Die Organisation muss über Verfahren verfügen, mit denen sicherheitsbezogene Verantwortungsbereiche und die Verteilung der Verantwortlichkeiten auf bestimmte damit verbundene Funktionen sowie deren Schnittstellen eindeutig festgelegt werden. Dazu gehören die unter Nummer 2.1 genannten Verfahren zwischen der Organisation und den Haltern und gegebenenfalls Eisenbahnverkehrsunternehmen und Infrastrukturbetreibern.

5.3. Die Organisation muss über Verfahren verfügen, mit denen sichergestellt wird, dass Personal mit übertragenen Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation über die Autorität, Kompetenz und die notwendigen Ressourcen verfügt, um seiner Funktion nachzukommen. Die Verantwortlichkeiten und Kompetenzen müssen kohärent und mit der gegebenen Rolle vereinbar sein und die Übertragung muss schriftlich erfolgen.

5.4. Die Organisation muss über Verfahren verfügen, mit denen die Koordinierung von Tätigkeiten gewährleistet wird, die mit den einschlägigen Verfahren in der gesamten Organisation im Zusammenhang stehen.

5.5. Die Organisation muss über Verfahren verfügen, um Personal, das mit Aufgaben des Sicherheitsmanagements betraut ist, zur Verantwortung zu ziehen.

6.

Kompetenzmanagement — ein strukturierter Ansatz, der gewährleistet, dass das Personal über die erforderliche Kompetenz verfügt, um die Ziele der Organisation unter allen Umständen sicher, wirksam und effizient zu erreichen

6.1. Die Organisation muss ein Kompetenzmanagementsystem einrichten, das Folgendes vorsieht:

a)

Bestimmung der Posten, die für die Durchführung aller Prozesse innerhalb des Systems verantwortlich sind, welche für die Erfüllung der Anforderungen dieses Anhangs erforderlich sind;

b)

Bestimmung der Posten, die Sicherheitsaufgaben beinhalten;

c)

Zuweisung von Personal mit geeigneter Fachkompetenz zu entsprechenden Aufgaben.

6.2. Innerhalb des Kompetenzmanagementsystems der Organisation müssen Verfahren für das Management der Kompetenz des Personals vorhanden sein, die mindestens Folgendes umfassen:

a)

Ermittlung der Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrung, die für sicherheitsrelevante Aufgaben entsprechend den jeweiligen Verantwortlichkeiten erforderlich sind;

b)

Auswahlkriterien, einschließlich Anforderungen an Mindestausbildungsniveau, geistige und körperliche Eignung;

c)

Erstausbildung und Qualifizierung oder Zertifizierung der erworbenen Kompetenzen und Fähigkeiten;

d)

Gewährleistung, dass sich alle Angehörigen des Personals der Relevanz und Bedeutung ihrer Tätigkeiten sowie ihres Beitrags zur Erreichung der Sicherheitsziele bewusst sind;

e)

fortlaufende Schulung und regelmäßige Aktualisierung vorhandener Kenntnisse und Fähigkeiten;

f)

gegebenenfalls regelmäßige Überprüfung der Kompetenz und der geistigen und körperlichen Eignung;

g)

gegebenenfalls besondere Maßnahmen bei Unfällen/Störungen oder längerer Abwesenheit vom Arbeitsplatz.

7.

Information — ein strukturierter Ansatz, der gewährleistet, dass wichtige Informationen denjenigen zur Verfügung stehen, die auf allen Ebenen der Organisation Beurteilungen vornehmen und Entscheidungen treffen

7.1. Die Organisation muss über Verfahren verfügen, mit denen Berichtswege festgelegt werden, damit sichergestellt ist, dass innerhalb der Stelle selbst und in ihren Transaktionen mit anderen Akteuren einschließlich Infrastrukturbetreibern, Eisenbahnverkehrsunternehmen, Haltern sowie Konstrukteuren und Herstellern von Fahrzeugen oder Komponenten oder gegebenenfalls beidem auf prompte und eindeutige Weise Informationen über alle einschlägigen Prozesse ordnungsgemäß ausgetauscht und der Person vorgelegt werden, die die richtige Funktion sowohl innerhalb ihrer eigenen Organisation als auch in anderen Organisationen ausübt.

7.2. Um einen angemessenen Informationsaustausch zu gewährleisten, muss die Organisation über Verfahren verfügen für

a)

die Entgegennahme und Verarbeitung spezifischer Informationen;

b)

die Ermittlung, Erzeugung und Verbreitung spezifischer Informationen;

c)

die Bereitstellung zuverlässiger und aktueller Informationen.

7.3. Die Organisation muss über Verfahren verfügen, die gewährleisten, dass wichtige betriebliche Informationen

a)

relevant und gültig sind;

b)

korrekt sind;

c)

vollständig sind;

d)

entsprechend aktualisiert werden;

e)

verifiziert sind;

f)

konsistent und leicht verständlich sind (einschließlich der verwendeten Sprache);

g)

dem Personal entsprechend seinen Verantwortlichkeiten vor der Anwendung bekannt gemacht werden;

h)

dem Personal leicht zugänglich sind und gegebenenfalls in Kopie ausgehändigt werden.

7.4. Die unter den Nummern 7.1, 7.2 und 7.3 genannten Anforderungen gelten insbesondere für die folgenden betrieblichen Informationen:

a)

Prüfung der Korrektheit und Vollständigkeit der nationalen Einstellungsregister hinsichtlich der Identifikation (einschließlich der entsprechenden Mittel) und der Registrierung der Fahrzeuge, die von der Organisation instand gehalten werden;

b)

Instandhaltungsunterlagen;

c)

Informationen über die Unterstützung, die Haltern und gegebenenfalls anderen Beteiligten, einschließlich Eisenbahnverkehrsunternehmen/Infrastrukturbetreibern, geleistet wird;

d)

Informationen zur Qualifikation des Personals und anschließende Aufsicht bei der Instandhaltungsentwicklung;

e)

Informationen zum Betrieb (einschließlich Laufleistung, Art und Umfang der Tätigkeiten, Störungen/Unfälle) und Anfragen von Eisenbahnverkehrsunternehmen, Haltern und Infrastrukturbetreibern;

f)

Aufzeichnungen über durchgeführte Instandhaltungsarbeiten einschließlich Informationen zu Mängeln, die bei Inspektionen festgestellt wurden, und Abhilfemaßnahmen der Eisenbahnverkehrsunternehmen oder Infrastrukturbetreiber, wie Inspektionen und Überwachungstätigkeiten vor Abfahrt des Zuges oder auf der Strecke;

g)

Betriebsfreigabe und Wiederinbetriebnahme;

h)

Instandhaltungsaufträge;

i)

technische Informationen, die den Eisenbahnverkehrsunternehmen/Infrastrukturbetreibern und Haltern bereitgestellt werden und Instandhaltungsanweisungen umfassen;

j)

dringende Informationen bezüglich Situationen, in denen der sichere Betriebszustand beeinträchtigt ist, die Folgendes umfassen können:

i)

die Auferlegung von Nutzungsbeschränkungen oder spezifischen Betriebsbedingungen für die von der Organisation instand gehaltenen Fahrzeuge oder andere Fahrzeuge derselben Baureihe, auch wenn diese von anderen für die Instandhaltung zuständigen Stellen instand gehalten werden, wobei diese Informationen auch an alle Beteiligten weiterzugeben sind;

ii)

dringende Informationen zu sicherheitsbezogenen Aspekten, die bei der Instandhaltung festgestellt wurden, etwa Mängel einer Komponente, die bei mehreren Fahrzeugkategorien oder -baureihen Verwendung findet;

k)

alle relevanten Informationen oder Daten, die zur Erstellung des jährlichen Instandhaltungsberichts an die Zertifizierungsstelle und die betreffenden Kunden (einschließlich der Halter) zu erfassen sind, wobei dieser Bericht auf Anfrage auch nationalen Sicherheitsbehörden zur Verfügung zu stellen ist.

8.

Dokumentation — ein strukturierter Ansatz, der die Nachverfolgbarkeit aller einschlägigen Informationen gewährleistet

8.1. Die Organisation muss über angemessene Verfahren verfügen, mit denen gewährleistet wird, dass alle einschlägigen Verfahren ordnungsgemäß dokumentiert werden.

8.2. Die Organisation muss über angemessene Verfahren für Folgendes verfügen:

a)

regelmäßige Prüfung und Aktualisierung aller einschlägigen Unterlagen;

b)

für die Formatierung, Generierung, Verteilung und Verifizierung der Änderungen sämtlicher einschlägiger Unterlagen;

c)

Entgegennahme, Erfassung und Archivierung aller einschlägigen Unterlagen.

9.

Untervergabetätigkeiten — ein strukturierter Ansatz, der gewährleistet, dass untervergebene Tätigkeiten in geeigneter Weise verwaltet werden, sodass die Ziele der Organisation erreicht werden

9.1. Die Organisation muss über Verfahren verfügen, mit denen gewährleistet wird, dass sicherheitsrelevante Produkte und Dienstleistungen ermittelt werden.

9.2. Wird von Auftragnehmern und/oder Lieferanten für sicherheitsrelevante Produkte und Dienstleistungen Gebrauch gemacht, muss die Organisation über Verfahren verfügen, mit denen zum Zeitpunkt der Auswahl überprüft wird, dass

a)

Auftragnehmer, Unterauftragnehmer und Lieferanten kompetent sind;

b)

Auftragnehmer, Unterauftragnehmer und Lieferanten über ein Instandhaltungs- und Managementsystem verfügen, das angemessen und dokumentiert ist.

9.3. Die Organisation muss über ein Verfahren zur Festlegung der Anforderungen verfügen, die diese Auftragnehmer und Lieferanten zu erfüllen haben.

9.4. Die Organisation muss über Verfahren verfügen, um zu überwachen, dass Lieferanten und/oder Auftragnehmer sich der Risiken bewusst sind, die von ihnen für den Betrieb der Organisation ausgehen.

9.5. Ist das Instandhaltungs- oder das Managementsystem eines Auftragnehmers oder Lieferanten zertifiziert, kann das Überwachungsverfahren nach Nummer 3 auf die Ergebnisse der untervergebenen Betriebstätigkeiten, die in Nummer 3.1 Buchstabe b genannt sind, beschränkt werden.

9.6. Mindestens die Grundsätze der folgenden Prozesse müssen eindeutig festgelegt, bekannt gemacht und im Vertrag zwischen den Vertragsparteien zugewiesen werden:

a)

Verantwortlichkeiten und Aufgaben bezüglich Fragen der Eisenbahnsicherheit;

b)

Pflichten bezüglich der Übermittlung einschlägiger Informationen zwischen beiden Parteien;

c)

Nachverfolgbarkeit sicherheitsrelevanter Unterlagen.

II.

Anforderungen und Bewertungskriterien für die Instandhaltungsentwicklungsfunktion

1. Die Organisation muss über ein Verfahren verfügen, um Folgendes zu ermitteln und zu verwalten:

a)

alle die Sicherheit betreffenden Instandhaltungstätigkeiten;

b)

alle sicherheitskritischen Komponenten.

2. Die Organisation muss über Verfahren verfügen, um die Konformität mit den grundlegenden Interoperabilitätsanforderungen, einschließlich Aktualisierungen während der Nutzungsdauer, zu gewährleisten durch

a)

Sicherstellung der Einhaltung der Spezifikationen bezüglich der Interoperabilitäts-Eckwerte, die in den einschlägigen technischen Spezifikationen für die Interoperabilität (TSI) angegeben sind;

b)

Überprüfung in allen Fällen, dass die Instandhaltungsakte mit der Fahrzeuggenehmigung (einschließlich etwaiger nationaler Sicherheitsanforderungen) sowie mit dem technischen Dossier und der Art der Aufzeichnungen im Europäischen Register genehmigter Fahrzeugtypen (ERATV) konsistent ist;

c)

Verwaltung von jedem Austausch, der im Zuge von Instandhaltungsarbeiten vorgenommen wird;

d)

Ermittlung der Notwendigkeit einer Risikobewertung hinsichtlich der möglichen Auswirkungen der betreffenden Änderung auf die Sicherheit des Eisenbahnsystems durch Anwendung der gemeinsamen Sicherheitsmethoden im Zusammenhang mit der Evaluierung und Bewertung von Risiken nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a der Richtlinie (EU) 2016/798;

e)

Verwaltung der Konfiguration aller technischen Änderungen, die die Systemintegrität des Fahrzeugs betreffen.

3. Die Organisation muss über ein Verfahren verfügen für die Auslegung und Unterstützung der Einrichtung von Instandhaltungseinrichtungen, Ausrüstungen und Werkzeugen, die für die Instandhaltungserbringung speziell entwickelt wurden und erforderlich sind. Die Organisation muss über ein Verfahren verfügen, mit dem geprüft wird, dass diese Einrichtungen, Ausrüstungen und Werkzeuge gemäß Instandhaltungsplan und in Übereinstimmung mit ihren Instandhaltungsanforderungen verwendet, gelagert und instand gehalten werden.

4. Bei Inbetriebnahme von Fahrzeugen muss die Organisation über Verfahren verfügen

a)

zur Einholung der in der ursprünglichen Dokumentation enthaltenen Instandhaltungsempfehlungen und Sammlung ausreichender Informationen zum geplanten Betrieb;

b)

zur Auswertung dieser Instandhaltungsempfehlungen der ursprünglichen Dokumentation und Bereitstellung — unter Anwendung der gemeinsamen Sicherheitsmethoden im Zusammenhang mit der Evaluierung und Bewertung von Risiken nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a der Richtlinie (EU) 2016/798 — der ersten Instandhaltungsakte, auch unter Berücksichtigung der in etwaigen damit zusammenhängenden Garantien enthaltenen Informationen;

c)

zur Gewährleistung, dass die erste Instandhaltungsakte entsprechend umgesetzt wird.

5. Um die Instandhaltungsakte während der Nutzungsdauer eines Fahrzeugs auf dem aktuellen Stand zu halten, muss die Organisation über Verfahren verfügen

a)

zur Erfassung zumindest der einschlägigen Informationen bezüglich

i)

Art und Umfang des tatsächlich durchgeführten Betriebs, einschließlich aber nicht beschränkt auf Unfälle, schwere Unfälle und Störungen im Sinne der Richtlinie (EU) 2016/798;

ii)

der festgestellten Mängel einer Komponente;

iii)

Art und Umfang des geplanten Betriebs;

iv)

der tatsächlich durchgeführten Instandhaltung;

b)

zur Bestimmung der Notwendigkeit von Aktualisierungen unter Berücksichtigung der Grenzwerte für die Interoperabilität;

c)

zur Vorlage von Vorschlägen für Änderungen sowie zu deren Genehmigung und Umsetzung im Hinblick auf eine Entscheidung auf der Grundlage eindeutiger Kriterien unter Berücksichtigung der Ergebnisse der unter Anwendung der gemeinsamen Sicherheitsmethoden im Zusammenhang mit der Evaluierung und Bewertung von Risiken nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a der Richtlinie (EU) 2016/798 vorgenommenen Risikobewertung;

d)

zur Gewährleistung, dass Änderungen entsprechend umgesetzt werden;

e)

zur Überwachung der Wirksamkeit der Änderungen durch einen Prozess im Einklang mit den Methoden zur Beurteilung des Sicherheitsniveaus und der sicherheitsbezogenen Leistung von Eisenbahnverkehrsunternehmen auf nationaler und auf Unionsebene nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe d der Richtlinie (EU) 2016/798.

6. Bei der Anwendung des Kompetenzmanagementprozesses auf die Instandhaltungsentwicklungsfunktion müssen mindestens die folgenden die Sicherheit betreffenden Tätigkeiten berücksichtigt werden:

a)

Anwendung der gemeinsamen Sicherheitsmethoden im Zusammenhang mit der Evaluierung und Bewertung von Risiken nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a der Richtlinie (EU) 2016/798 zur Bewertung von Änderungen der Instandhaltungsakte;

b)

Technische Disziplinen, die für die Verwaltung der Erstellung und der Änderungen der Instandhaltungsakte und für die Entwicklung, Bewertung, Validierung und Genehmigung des Austauschs im Zuge von Instandhaltungsarbeiten erforderlich sind;

c)

Instandhaltungstätigkeiten an sicherheitskritischen Komponenten;

d)

Fügetechniken (einschließlich Schweißen und Kleben);

e)

zerstörungsfreie Prüfung.

7. Bei Anwendung des Dokumentationsprozesses auf die Instandhaltungsentwicklungsfunktion muss mindestens die Nachverfolgbarkeit der folgenden Elemente gewährleistet werden:

a)

Unterlagen bezüglich der Entwicklung, Bewertung, Validierung und Genehmigung eines im Zuge von Instandhaltungsarbeiten vorgenommenen Austauschs;

b)

Fahrzeugkonfiguration, einschließlich aber nicht beschränkt auf sicherheitskritische Komponenten und Änderungen von fahrzeugseitiger Software;

c)

Aufzeichnungen zur durchgeführten Instandhaltung;

d)

Ergebnisse von Untersuchungen über die Auswertung von Erfahrungen;

e)

alle aufeinanderfolgenden Fassungen der Instandhaltungsakte einschließlich der Risikobewertung;

f)

Berichte zur Kompetenz und Beaufsichtigung der Instandhaltungserbringung und des Fuhrpark-Instandhaltungsmanagements;

g)

technische Informationen, die zur Unterstützung der Halter, Eisenbahnverkehrsunternehmen und Infrastrukturbetreiber bereitzustellen sind.

III.

Anforderungen und Bewertungskriterien für die Fuhrpark-Instandhaltungsmanagementfunktion

1. Die Organisation muss über ein Verfahren zur Prüfung der Kompetenz, Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit der für die Instandhaltungserbringung verantwortlichen Stelle verfügen, bevor Instandhaltungsaufträge erteilt werden. Dies erfordert eine ordnungsgemäße Qualifikation der Ausbesserungswerkstätten, über die Anforderungen hinsichtlich der technischen Kompetenzen in der Instandhaltungserbringungsfunktion zu entscheiden.

2. Die Organisation muss über ein Verfahren für die Zusammensetzung des Arbeitspakets und die Erteilung und Freigabe des Instandhaltungsauftrags verfügen.

3. Die Organisation muss über ein Verfahren verfügen, Fahrzeuge rechtzeitig zur Instandhaltung zu schicken.

4. Die Organisation muss über ein Verfahren verfügen, um die Aussetzung von Fahrzeugen aus dem Betrieb für die Instandhaltung, oder wenn der sichere Betrieb beeinträchtigt ist oder der Instandhaltungsbedarf sich auf den normalen Betrieb auswirkt, zu verwalten.

5. Die Organisation muss über ein Verfahren verfügen, die notwendigen Überprüfungsmaßnahmen bezüglich der erbrachten Instandhaltung und der Betriebsfreigabe der Fahrzeuge festzulegen.

6. Die Organisation muss über ein Verfahren für die Ausstellung der Wiederinbetriebnahmebescheinigung verfügen; dies umfasst auch die Festlegung von Nutzungsbeschränkungen zur Gewährleistung des sicheren Betriebs und die Berücksichtigung der Betriebsfreigabeunterlagen.

7. Bei Anwendung des Kompetenzmanagementprozesses auf die Fuhrpark-Instandhaltungsmanagementfunktion muss mindestens die Wiederinbetriebnahme, einschließlich der Festlegung von Nutzungsbeschränkungen, berücksichtigt werden.

8. Bei Anwendung des Informationsprozesses auf die Fuhrpark-Instandhaltungsmanagementfunktion müssen mindestens die folgenden Elemente für die Instandhaltungserbringungsfunktion bereitgestellt werden:

a)

anwendbare Vorschriften und technische Spezifikationen;

b)

der Instandhaltungsplan für jedes Fahrzeug;

c)

eine Liste der Ersatzteile, einschließlich einer ausreichend detaillierten technischen Beschreibung aller Teile, um einen gleichartigen Ersatz mit derselben Garantie zu ermöglichen;

d)

eine Liste der Materialien, einschließlich einer ausreichend detaillierten Beschreibung ihrer Verwendung und der erforderlichen Arbeitssicherheits- und Gesundheitsschutzinformationen;

e)

eine Akte mit Festlegungen der Spezifikation für Tätigkeiten, die die Sicherheit betreffen, und mit Angaben zu Interventionen und Nutzungseinschränkungen für Komponenten;

f)

eine Liste der Komponenten oder Systeme, die rechtlichen Anforderungen unterliegen, und eine Liste dieser Anforderungen (einschließlich Bremsflüssigkeitsbehälter und Tanks für den Transport gefährlicher Güter);

g)

Anwendung der gemeinsamen Sicherheitsmethoden im Zusammenhang mit der Evaluierung und Bewertung von Risiken nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a der Richtlinie (EU) 2016/798 zur Bewertung von Änderungen, die die Fuhrpark-Instandhaltungsmanagementfunktion betreffen.

9. Bei Anwendung des Informationsprozesses auf die Fuhrpark-Instandhaltungsmanagementfunktion müssen die Beteiligten mindestens über die Wiederinbetriebnahme und für die Nutzer (Eisenbahnverkehrsunternehmen und Infrastrukturbetreiber) relevante Nutzungsbeschränkungen unterrichtet werden.

10. Bei Anwendung des Dokumentationsprozesses auf die Fuhrpark-Instandhaltungsmanagementfunktion müssen mindestens die folgenden Elemente aufgezeichnet werden:

a)

Instandhaltungsaufträge;

b)

Wiederinbetriebnahme, einschließlich für Eisenbahnverkehrsunternehmen und Infrastrukturbetreiber relevanter Nutzungsbeschränkungen.

IV.

Anforderungen und Bewertungskriterien für die Instandhaltungserbringungsfunktion

1. Die Organisation muss über Verfahren für Folgendes verfügen:

a)

Prüfung, ob die von der Fuhrpark-Instandhaltungsmanagementfunktion gelieferten Informationen bezüglich der in Auftrag gegebenen Tätigkeiten vollständig und sachdienlich sind;

b)

Überprüfung der Nutzung der vorgeschriebenen einschlägigen Instandhaltungsunterlagen und anderer Standards, die für die Erbringung der Instandhaltungsdienstleistungen gemäß den Instandhaltungsaufträgen anzuwenden sind;

c)

Gewährleistung, dass alle einschlägigen Instandhaltungsspezifikationen gemäß den anwendbaren Vorschriften und spezifizierten Standards, die in den Instandhaltungsaufträgen angegeben sind, dem gesamten beteiligten Personal zugänglich sind (z. B. als Bestandteil der internen Arbeitsanweisungen).

2. Das Unternehmen muss über Verfahren verfügen, die Folgendes sicherstellen:

a)

Komponenten (einschließlich Ersatzteile) und Materialien werden gemäß den Instandhaltungsaufträgen und Unterlagen der Lieferanten verwendet;

b)

Komponenten und Materialien werden so gelagert, gehandhabt und transportiert, dass Verschleiß und Schäden vermieden werden, und wie in den Instandhaltungsaufträgen und Unterlagen der Lieferanten angegeben;

c)

alle Komponenten und Materialien, einschließlich der vom Kunden bereitgestellten, erfüllen die einschlägigen nationalen und internationalen Vorschriften sowie die Anforderungen der einschlägigen Instandhaltungsaufträge.

3. Die Organisation muss für die Ermittlung, Identifikation, Bereitstellung, Dokumentation und Vorhaltung geeigneter und angemessener Einrichtungen, Ausrüstungen und Werkzeuge, die ihr die Erbringung der Instandhaltungsdienstleistungen gemäß den Instandhaltungsaufträgen und anderen anwendbaren Spezifikationen ermöglichen, über Verfahren verfügen, die Folgendes gewährleisten:

a)

die sichere Erbringung der Instandhaltung, einschließlich der Gewährleistung der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes des Instandhaltungspersonals,

b)

Ergonomie und Gesundheitsschutz, einschließlich der Schnittstellen zwischen Nutzern und informationstechnischen Systemen oder Diagnoseausrüstungen.

4. Wo dies zur Gewährleistung der Gültigkeit von Ergebnissen erforderlich ist, muss die Organisation über Verfahren verfügen, die gewährleisten, dass ihre Messausrüstung

a)

in bestimmten Abständen oder vor der Verwendung gemäß internationalen, nationalen oder branchenbezogenen Messnormen kalibriert oder verifiziert wird; bestehen keine entsprechenden Normen, muss die für die Kalibrierung oder Verifizierung verwendete Grundlage verzeichnet werden;

b)

gegebenenfalls justiert oder neu justiert wird;

c)

mit ihrer Identifikation aufgeführt wird, um den Kalibrierstatus feststellen zu können;

d)

vor Justierungen geschützt wird, die zu einem ungültigen Messergebnis führen würden;

e)

bei Handhabung, Instandhaltung und Lagerung unversehrt bleibt.

5. Die Organisation muss über Verfahren verfügen, die gewährleisten, dass alle Einrichtungen, Ausrüstungen und Werkzeuge in Übereinstimmung mit dokumentierten Verfahren ordnungsgemäß verwendet, kalibriert, erhalten und instand gehalten werden.

6. Die Organisation muss über Verfahren verfügen für die Prüfung, dass die durchgeführten Arbeiten den Instandhaltungsaufträgen entsprechen, sowie für die Ausstellung der Betriebsfreigabebescheinigung. Die Betriebsfreigabebescheinigung umfasst alle für die Festlegung von Nutzungsbeschränkungen zweckmäßigen Informationen.

7. Bei der Anwendung des Risikobewertungsprozesses (insbesondere Abschnitt I Nummern 2.2 und 2.3) auf die Instandhaltungserbringungsfunktion muss die Arbeitsumgebung nicht nur die Werkstätten, in denen die Instandhaltung vorgenommen wird, sondern auch die Gleise außerhalb der Werkstattgebäude und alle Orte, an denen Instandhaltungstätigkeiten durchgeführt werden, umfassen.

8. Bei der Anwendung des Kompetenzmanagementprozesses auf die Instandhaltungserbringungsfunktion sind mindestens, soweit zutreffend, folgende die Sicherheit betreffenden Tätigkeiten zu berücksichtigen:

a)

Fügetechniken (einschließlich Schweißen und Kleben);

b)

zerstörungsfreie Prüfung;

c)

abschließende Fahrzeugprüfung und Betriebsfreigabe;

d)

Instandhaltungstätigkeiten an Bremssystemen, Radsätzen und Zugvorrichtungen und Instandhaltungstätigkeiten bei spezifischen Güterwagenkomponenten für den Transport gefährlicher Güter wie Tanks und Ventile;

e)

Instandhaltungstätigkeiten an sicherheitskritischen Komponenten;

f)

Instandhaltungstätigkeiten an Zugsteuerungs-/Zugsicherungs- und Signalsystemen;

g)

Instandhaltungstätigkeiten an den Türsteuerungssystemen;

h)

sonstige angegebene sicherheitsrelevante Sonderbereiche.

9. Bei Anwendung des Informationsprozesses auf die Instandhaltungserbringungsfunktion müssen mindestens die folgenden Elemente für die Fuhrpark-Instandhaltungsmanagement- und Instandhaltungsentwicklungsfunktion bereitgestellt werden:

a)

gemäß Instandhaltungsaufträgen durchgeführte Arbeiten;

b)

mögliche Fehler oder Mängel bezüglich der Sicherheit, die von der Organisation festgestellt wurden;

c)

Betriebsfreigabe.

10. Bei Anwendung des Dokumentationsprozesses auf die Instandhaltungserbringungsfunktion müssen für die die Sicherheit betreffenden Instandhaltungstätigkeiten (siehe Abschnitt II Nummer 1 Buchstabe a) mindestens die folgenden Elemente aufgezeichnet werden:

a)

eindeutige Angabe aller Einrichtungen, Ausrüstungen und Werkzeuge;

b)

alle durchgeführten Instandhaltungsarbeiten, einschließlich des eingesetzten Personals und der verwendeten Werkzeuge, Ausrüstungen, Ersatzteile und Materialien und unter Berücksichtigung

i)

der einschlägigen nationalen Bestimmungen des Niederlassungslandes der Organisation;

ii)

der Anforderungen in den Instandhaltungsaufträgen, einschließlich der Anforderungen bezüglich Aufzeichnungen;

iii)

der abschließenden Prüfung und Entscheidung über die Betriebsfreigabe;

c)

die Kontrollmaßnahmen gemäß Anforderungen der Instandhaltungsaufträge und der Betriebsfreigabe;

d)

die Ergebnisse der Kalibrierung und Verifizierung, wobei bei Verwendung von Computersoftware zur Überwachung und Messung bestimmter Anforderungen die Eignung der Software für den beabsichtigten Einsatz vor Erstverwendung bestätigt sein und nötigenfalls erneut bestätigt werden muss;

e)

die Gültigkeit vorheriger Messergebnisse, falls festgestellt wird, dass ein Messinstrument nicht den Anforderungen entspricht.