1.

Allgemeines

1.1.

Die Unionsdatenbank muss einen konsolidierten Überblick über die Daten der Befähigungszeugnisse und Schifferdienstbücher gemäß Artikel 25 Absatz 1 der Richtlinie (EU) 2017/2397 bieten, die in den gemäß Artikel 25 Absatz 1 dieser Richtlinie eingerichteten und geführten nationalen Registern der Mitgliedstaaten verzeichnet sind.

1.2.

Die Unionsdatenbank muss zudem Informationen über die gemäß Artikel 10 Absatz 2 oder Absatz 3 der Richtlinie (EU) 2017/2397 anerkannten Befähigungszeugnisse und Schifferdienstbücher enthalten, sofern die Kommission nach Artikel 25 Absatz 4 der Richtlinie (EU) 2017/2397 Behörden von Drittländern Zugang zur Unionsdatenbank gewährt hat.

1.3.

Die Unionsdatenbank muss über eine Benutzerschnittstelle (im Folgenden das „Webportal der Unionsdatenbank” ) verfügen, über die zugangsberechtigte Nutzer entsprechend ihren Zugangsrechten auf Daten zugreifen können.

2.

Nutzer und Zugangsrechte

2.1.

Auf der Grundlage einer von den Mitgliedstaaten übermittelten Liste muss die Kommission einzelnen Nutzern Zugangsrechte entsprechend den Nutzerprofilen gemäß Tabelle 1 gewähren.

2.2.

Nach Artikel 25 Absatz 4 der Richtlinie (EU) 2017/2397 kann die Kommission auch internationalen Organisationen und Behörden von Drittländern Zugang zur Unionsdatenbank gewähren, sofern die Anforderungen des Artikels 46 der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt sind. Die Nutzerprofile gemäß Tabelle 1 bzw. die jeweiligen Zugangsrechte können aufgrund der Ergebnisse einer Bewertung bezüglich der Schutzbedürftigkeit der personenbezogenen Daten natürlicher Personen beschränkt werden.

Tabelle 1

Nutzerprofil	Definition	Zugangsrechte
Ausstellende Behörden	Zuständige Behörden für die Ausstellung, die Verlängerung oder den Entzug von Befähigungszeugnissen, besonderen Berechtigungen und Schifferdienstbüchern gemäß Artikel 26 der Richtlinie (EU) 2017/2397	Lese- und Schreibrechte bezüglich der Funktionen 3.1 bis 3.5
Für die Aussetzung zuständige Behörden	Zugangsberechtigte Nutzer in den zuständigen Behörden für die Aussetzung von Befähigungszeugnissen und besonderen Berechtigungen gemäß Artikel 26 der Richtlinie (EU) 2017/2397	Lese- und Schreibrechte bezüglich der Funktionen 3.3 bis 3.4
Durchsetzungsbehörden	Zugangsberechtigte Nutzer in den zuständigen Behörden für die Aufdeckung und Bekämpfung von Betrug und sonstigen rechtswidrigen Praktiken gemäß Artikel 26 der Richtlinie (EU) 2017/2397	Leserechte bezüglich der Funktionen 3.1, 3.2, 3.3 und 3.5
Registerführer	Zugangsberechtigte Nutzer in den zuständigen Behörden für die Führung der Register gemäß Artikel 26 der Richtlinie (EU) 2017/2397	Lese- und Schreibrechte bezüglich der Funktionen 3.1 bis 3.5, sofern nicht von ausstellenden Behörden oder von für die Aussetzung zuständigen Behörden ausgeübt
Statistikbehörden	Zugangsberechtigte Nutzer in für die Erhebung statistischer Daten zuständigen nationalen oder internationalen Stellen	Leserechte bezüglich der Funktion 3.5
Internationale Organisationen	Zugangsberechtigte Nutzer in internationalen Organisationen, denen gemäß Artikel 25 Absatz 4 der Richtlinie (EU) 2017/2397 und Artikel 46 der Verordnung (EU) 2018/1725 Zugang gewährt wurde	Leserechte bezüglich der Funktionen 3.2, 3.3 und 3.5, die aufgrund des Ergebnisses einer Bewertung bezüglich der Schutzbedürftigkeit natürlicher Personen sowie im Einklang mit dieser Verordnung festzulegen sind
Behörden von Drittländern	Zugangsberechtigte Nutzer in zuständigen Behörden von Drittländern, denen gemäß Artikel 25 Absatz 4 der Richtlinie (EU) 2017/2397 und Artikel 46 der Verordnung (EU) 2018/1725 Zugang gewährt wurde	Rechte bezüglich der Funktionen 3.1 bis 3.5, die aufgrund des Ergebnisses einer Bewertung bezüglich der Schutzbedürftigkeit natürlicher Personen sowie im Einklang dieser Verordnung festzulegen sind
Kommission	Zugangsberechtigte Nutzer in den zuständigen Kommissionsdienststellen für 1. die Führung der Unionsdatenbank oder 2. den Politikbereich Binnenschifffahrt	— Bereitstellung technischer Lösungen für alle Funktionen — Leserechte bezüglich der Funktion 3.5

3.

Funktionen

Die folgenden Funktionen müssen über die Unionsdatenbank bereitgestellt werden:

3.1.

Überprüfung der Registrierung des Besatzungsmitglieds in der Unionsdatenbank

Die Unionsdatenbank muss es den ausstellenden Behörden und den Durchsetzungsbehörden ermöglichen zu überprüfen, ob ein Besatzungsmitglied bereits im System registriert ist. Die muss entweder anhand der Kennnummer für Besatzungsmitglieder (crew member identification number, CID) oder anhand der in einem vom Besatzungsmitglied vorgelegten Ausweis enthaltenen Daten erfolgen. Bei Online-Diensten muss die Identifizierung des Besatzungsmitglieds mithilfe des Datensatzes gemäß der Verordnung (EU) 2015/1501 erfolgen.

Wird bei einer Abfrage der ausstellenden Behörde kein entsprechender Datensatz im System festgestellt, ist das Besatzungsmitglied im System zu registrieren.

3.2.

Abfrage der Daten von Befähigungszeugnissen und Schifferdienstbüchern

Die Unionsdatenbank muss Lesezugang zu Daten von Befähigungszeugnissen und Schifferdienstbüchern gewähren, die in den nationalen Registern enthalten sind.

3.3.

Abfrage und Änderung des Status von Befähigungszeugnissen

Die Unionsdatenbank muss Lesezugang für den Status von Befähigungszeugnissen sowie Schreibzugang zum Verzeichnen der Aussetzung eines Befähigungszeugnisses gewähren.

Standardmäßig kann ein Befähigungszeugnis folgenden Status haben: „aktiv” , „abgelaufen” , „ausgesetzt” , „entzogen” , „verloren” , „gestohlen” oder „zerstört” .

3.4.

Senden und Empfangen von Mitteilungen

Die Unionsdatenbank muss es den ausstellenden Behörden und den für Aussetzungen zuständigen Behörden ermöglichen, Mitteilungen über Änderungen in den Registern oder entsprechende Ersuchen zu empfangen, die von ihnen ausgestellte oder ausgesetzte Befähigungszeugnisse oder besondere Berechtigungen betreffen.

3.5.

Erstellung von Statistiken

Die Unionsdatenbank muss zugangsberechtigten Nutzern die Datenabfrage für statistische Zwecke ermöglichen.

3.6.

Aktualisierung von Metadaten

Die Kommission muss die Metadaten der Unionsdatenbank nach Mitteilung über die Änderung der entsprechenden Daten in einem nationalen Register aktualisieren.

3.7.

Angaben zu unvollständigen Transaktionen

Kann das System eine Funktion nicht vollständig ausführen, müssen dieser Umstand und der jeweilige Grund dem Nutzer mitgeteilt werden. Das Ersuchen oder die Daten müssen in der Unionsdatenbankvorübergehend zwischengespeichert und die Transaktion automatisch wiederholt werden, bis der Fehler oder Mangel behoben und die Funktion vollständig ausgeführt wurde.

3.8.

Verwaltung des Nutzerzugangs

Die Nutzer erhalten über den Authentifizierungsdienst der Kommission (EU Login) Zugang zur Unionsdatenbank.

3.9.

Überwachung von Anmeldung und Transaktionen

Für die Zwecke der Überwachung und der Fehlerbehebung muss die Unionsdatenbank alle Anmeldedaten und Transaktionen aufzeichnen und es ermöglichen, Statistiken über diese Anmeldedaten und Transaktionen zur Verarbeitung durch die Kommissionsbediensteten zu erstellen.

4.

Daten in der Unionsdatenbank

4.1.

Damit die Unionsdatenbank ihre Funktionen erfüllen kann, sind in ihr folgende Daten aufzubewahren:

a)

Routing-Metadaten;

b)

Tabellen mit Zugangsrechten;

c)

CIDs mit

i)

einem Verzeichnis der Zeugnisse und besonderen Berechtigungen des Inhabers einschließlich ausstellender Behörde und Status;

ii)

gegebenenfalls der laufenden Nummer des aktiven Schifferdienstbuchs des Inhabers;

iii)

der Verknüpfung zum nationalen Register, in dem die neuesten personenbezogenen Daten des Inhabers geführt werden.

4.2.

Die Unionsdatenbank kann die in Artikel 25 der Richtlinie (EU) 2017/2397 genannten Daten der gemäß Artikel 10 Absatz 3 dieser Richtlinie anerkannten Befähigungszeugnisse und Schifferdienstbücher auch dann führen, wenn die Kommission der Behörde eines Drittlands den Zugang gemäß Artikel 25 Absatz 4 der Richtlinie (EU) 2017/2397 verweigert hat.

5.

Kommunikation zwischen der Unionsdatenbank und den Registern

5.1.

Die Verbindung zwischen der Unionsdatenbank und den nationalen Registern muss auf der Grundlage des sicheren Dienstes für die Zustellung elektronischer Einschreiben (CEF eDelivery) der Kommission erfolgen.

5.2.

Der Informationsaustausch muss sich auf standardmäßige Datenstrukturierungsmethoden stützen und im XML-Format erfolgen.

5.3.

Der Dienst ist rund um die Uhr zu erbringen, wobei die Verfügbarkeitsquote des Systems ohne planmäßige Wartung bei mindestens 98 % liegen muss.

6.

Referenzdaten der Unionsdatenbank

6.1.

Die Referenzdaten wie Codelisten, kontrollierte Vokabulare und Glossare sind im Europäischen Referenzdatenverwaltungssystem (ERDMS) zu führen, gegebenenfalls einschließlich Übersetzung in die Amtssprachen der EU.

7.

Schutz personenbezogener Daten

7.1.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die zugangsberechtigten Nutzer in den Mitgliedstaaten muss im Einklang mit den Rechtsvorschriften der Union über den Schutz personenbezogener Daten, insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates, erfolgen.

7.2.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission gemäß der vorliegenden Verordnung muss im Einklang mit der Verordnung (EU) 2018/1725 erfolgen.

7.3.

Die personenbezogenen Daten gemäß Artikel 25 Absatz 1 der Richtlinie (EU) 2017/2397 dürfen nur von zugangsberechtigten Nutzern für die Ausführung der in Abschnitt 3 genannten Funktionen abgerufen und verarbeitet werden.

7.4.

Die in Abschnitt 4 genannten personenbezogenen Daten werden nicht länger in der Unionsdatenbank geführt, als dies für die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, erforderlich ist; noch werden sie nach der Eintritt der Besatzungsmitglieder in den Ruhestand in der Unionsdatenbank geführt. Im Verzeichnis der Zeugnisse und besonderen Berechtigungen des Inhabers dürfen abgelaufene, entzogene, zerstörte oder als verloren oder gestohlen gemeldete Zeugnisse und Berechtigungen, die bereits durch neue Zeugnisse oder Berechtigungen ersetzt wurden, nicht aufgeführt werden.

7.5.

Personenbezogene Daten, die für die Zwecke der in Abschnitt 3.9 beschriebenen Funktion verarbeitet werden, dürfen nicht länger als 6 Monate in der Unionsdatenbank gespeichert werden.

7.6.

Andere personenbezogene Daten als die in den Abschnitten 7.4 und 7.5 genannten dürfen nicht länger in der Unionsdatenbank gespeichert werden, als für den Abschluss der Transaktion unbedingt erforderlich ist.

7.7.

Die für statistische Zwecke verfügbaren Daten sind zu anonymisieren und zu aggregieren. Statistische Informationen, die ordnungsgemäß anonymisiert und aggregiert wurden, können auf unbestimmte Zeit gespeichert werden.

8.

Zentrale Anlaufstellen

8.1.

Für die Zwecke des Betriebs der Unionsdatenbank muss die Kommission den Kontakt mit den Mitgliedstaaten über eine zentrale Anlaufstelle aufrechterhalten, die von jedem Mitgliedstaat aus den in Artikel 26 Buchstabe g der Richtlinie (EU) 2017/2397 genannten zuständigen Behörden ausgewählt und benannt wird.“