Artikel 5 VO (EG) 2004/273

(1) Unbeschadet des Artikels 6 stellen die Wirtschaftsbeteiligten sicher, dass alle Vorgänge, die zum Inverkehrbringen erfasster Stoffe der Kategorien 1 und 2 des Anhangs I führen, gemäß den Absätzen 2 bis 5 ordnungsgemäß dokumentiert werden. Diese Pflicht gilt nicht für diejenigen Wirtschaftsbeteiligten, die gemäß Artikel 3 Absatz 2 bzw. Absatz 6 über eine Sondererlaubnis verfügen oder einer Sonderregistrierung unterliegen.

(2) Die Handelspapiere wie Rechnungen, Ladungsverzeichnisse, Verwaltungsunterlagen, Fracht- und sonstige Versandpapiere müssen ausreichende Angaben zur eindeutigen Feststellung folgender Punkte enthalten:

a)

Bezeichnung des erfassten Stoffs entsprechend den Angaben in den Kategorien 1 und 2 des Anhangs I,

b)

Menge und Gewicht des erfassten Stoffs und, sofern es sich um eine Mischung oder ein Naturprodukt handelt, gegebenenfalls Menge und Gewicht der Mischung oder des Naturprodukts sowie Menge und Gewicht bzw. prozentualer Gewichtsanteil jedes in der Mischung enthaltenen Stoffes der Kategorien 1 und 2 des Anhangs I,

c)

Namen und Anschrift des Lieferanten, des Händlers, des Empfängers und nach Möglichkeit der anderen Wirtschaftsbeteiligten, die nach Artikel 2 Buchstaben c) und d) unmittelbar an dem Vorgang beteiligt sind.

(3) Die Unterlagen müssen ferner eine Erklärung des Kunden gemäß Artikel 4 enthalten.

(4) Die Wirtschaftsbeteiligten müssen die erforderlichen Unterlagen über ihre Tätigkeiten aufbewahren, soweit dies notwendig ist, um den Pflichten nach Absatz 1 nachzukommen.

(5) Die in den Absätzen 1 bis 4 genannten Unterlagen und Aufzeichnungen sind über einen Zeitraum von mindestens drei Jahren nach Ende des Kalenderjahres, in dem der in Absatz 1 genannte Vorgang stattgefunden hat, aufzubewahren und müssen den zuständigen Behörden auf Verlangen jederzeit zur Prüfung vorgelegt werden können.

(6) Die Unterlagen können auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Es ist zu gewährleisten, dass die gespeicherten Daten

a)

mit den Unterlagen bildlich und inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, und

b)

in dem in Absatz 5 genannten Zeitraum jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

(7) Die Kommission wird ermächtigt, gemäß Artikel 15a in Bezug auf die Anforderungen und Bedingungen für die Erstellung von Unterlagen zu Mischungen, die erfasste Stoffe enthalten, delegierte Rechtsakte zu erlassen.