Artikel 48 VO (EU) 2012/1268

Für die Aufbewahrung der Originalbelege im Zusammenhang mit und im Anschluss an den Haushaltsvollzug und die Haushaltsvollzugshandlungen richtet der Anweisungsbefugte papiergestützte oder elektronische Systeme ein, die Folgendes vorsehen:

a)

ihre Nummerierung,

b)

ihre Datierung,

c)

die Führung von — gegebenenfalls DV-gestützten — Registern, anhand deren festgestellt werden kann, wo sich jeder Originalbeleg befindet,

d)

ihre Aufbewahrung während eines Zeitraums von mindestens fünf Jahren, gerechnet ab dem Zeitpunkt, zu dem das Europäische Parlament die Entlastung für das Haushaltsjahr erteilt, auf das sich die jeweiligen Belege beziehen,

e)

die Aufbewahrung der Belege bezüglich der für Vorfinanzierungen geleisteten Sicherheiten des Organs und die Erstellung eines Zeitplans für eine angemessene Überwachung dieser Sicherheiten.

Belege für nicht endgültig abgeschlossene Vorgänge werden über den in Absatz 1 Buchstabe d vorgesehenen Zeitraum hinaus bis zum Ende des Jahres aufbewahrt, das auf das Jahr des Abschlusses dieser Vorgänge folgt.

In Belegen enthaltene personenbezogene Daten, deren Bereithaltung für die Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans, zu Kontroll- oder Prüfungszwecken nicht erforderlich ist, werden nach Möglichkeit entfernt. Im Hinblick auf die Aufbewahrung von Verkehrsdaten gilt Artikel 37 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.