1.

ALLGEMEINES

1.1. Angaben übermittelt von:

—

Mitgliedstaat [Name];

—

Bezeichnung des Programms und CCI-Nr.: (alle von der Verwaltungs-/Bescheinigungsbehörde abgedeckten operationellen Programme), bei gemeinsamem Verwaltungs- und Kontrollsystem);

—

Name des Hauptansprechpartners, mit E-Mail-Adresse: (für die Beschreibung zuständige Stelle).

1.2. Die Angaben entsprechen dem Stand vom: (TT/MM/JJ)

1.3. Struktur des Systems (allgemeine Angaben und Flussdiagramm, aus dem die organisatorischen Beziehungen zwischen den im Verwaltungs- und Kontrollsystem mitwirkenden Behörden/Stellen hervorgehen)

1.3.1. Verwaltungsbehörde (Name, Anschrift und Ansprechpartner bei der Verwaltungsbehörde): Angeben, ob die Verwaltungsbehörde im Einklang mit Artikel 123 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 auch als Bescheinigungsbehörde benannt wurde.

1.3.2. Bescheinigungsbehörde (Name, Anschrift und Ansprechpartner bei der Bescheinigungsbehörde).

1.3.3. Zwischengeschaltete Stellen (Name, Anschrift und Ansprechpartner bei den zwischengeschalteten Stellen).

1.3.4. Falls Artikel 123 Absatz 5 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 gilt, angeben, wie der Grundsatz der funktionellen Unabhängigkeit zwischen der Prüfbehörde und den Verwaltungs-/Bescheinigungsbehörden gewährleistet wird.

2.

VERWALTUNGSBEHÖRDE

2.1.

Die Verwaltungsbehörde und ihre wesentlichen Aufgaben

2.1.1. Status der Verwaltungsbehörde (nationale, regionale oder lokale öffentliche Stelle oder private Einrichtung) und Stelle, der sie angehört⁽¹⁾.

2.1.2. Spezifizierung der direkt von der Verwaltungsbehörde wahrgenommenen Aufgaben. Falls die Verwaltungsbehörde auch die Aufgaben der Bescheinigungsbehörde wahrnimmt, Beschreibung, wie die Aufgabentrennung gewährleistet wird.

2.1.3. Spezifizierung der von der Verwaltungsbehörde formell übertragenen Aufgaben, Angabe der zwischengeschalteten Stellen und Art der Übertragung (vorausgesetzt, die Verwaltungsbehörden behalten die volle Verantwortung für die übertragenen Aufgaben) nach Artikel 123 Absätze 6 und 7 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013. Verweis auf relevante Dokumente (Rechtsakte mit Bevollmächtigung, Vereinbarungen). Für Programme der europäischen territorialen Zusammenarbeit gegebenenfalls Spezifizierung der Aufgaben der Kontrollinstanzen aus Artikel 23 Absatz 4 der Verordnung (EU) Nr. 1299/2013.

2.1.4. Beschreibung der Verfahren zur Gewährleistung von wirksamen und angemessenen Vorbeugungsmaßnahmen gegen Betrug unter Berücksichtigung der ermittelten Risiken, einschließlich Verweis auf die durchgeführte Risikobewertung (Artikel 125 Absatz 4 Buchstabe c der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013).

2.2.

Organisation und Verfahren der Verwaltungsbehörde

2.2.1. Organigramm und Spezifizierung der Aufgaben der Einheiten (einschließlich Plan für die Zuweisung angemessener Humanressourcen mit den notwendigen Fähigkeiten). Diese Angaben decken auch die zwischengeschalteten Stellen ab, denen Aufgaben übertragen wurden.

2.2.2. Rahmen zur Gewährleistung, dass erforderlichenfalls und insbesondere bei größeren Änderungen beim Verwaltungs- und Kontrollsystem ein adäquates Risikomanagement betrieben wird.

2.2.3. Beschreibung der folgenden Verfahren (sollte den Mitarbeitern der Verwaltungsbehörde und der zwischengeschalteten Stellen schriftlich vorgelegt werden; Datum und Aktenzeichen):

2.2.3.1.

Verfahren für die Unterstützung der Arbeit des Begleitausschusses.

2.2.3.2.

Verfahren für ein System, mit dessen Hilfe die benötigten Daten für Begleitung, Bewertung, Finanzverwaltung, Überprüfung und Prüfung aller Vorhaben — gegebenenfalls einschließlich Angaben zu den einzelnen Teilnehmern — in elektronischer Form erfasst, aufgezeichnet und gespeichert und erforderlichenfalls die Daten zu den Indikatoren nach Geschlecht aufgegliedert werden können.

2.2.3.3.

Verfahren für die Beaufsichtigung der formal von der Verwaltungsbehörde übertragenen Aufgaben nach Artikel 123 Absätze 6 und 7 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013.

2.2.3.4.

Verfahren für die Beurteilung, Auswahl und Genehmigung der Vorhaben und für die Gewährleistung, dass sie während der gesamten Laufzeit den geltenden Regelungen entsprechen (Artikel 125 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013), einschließlich Anleitungen und Orientierungshilfen zur Sicherstellung nach den Bestimmungen des Artikels 125 Absatz 3 Buchstabe a Ziffer i der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013, dass die Vorhaben zum Erreichen der spezifischen Ziele und Ergebnisse der entsprechenden Prioritäten beitragen, sowie Verfahren zur Gewährleistung, dass keine Vorhaben ausgewählt werden, die physisch abgeschlossen oder vollständig durchgeführt wurden, bevor der Begünstigte den Antrag auf Finanzmittel eingereicht hat (einschließlich der Verfahren der zwischengeschalteten Stellen, wenn die Beurteilung, Auswahl und Genehmigung der Vorhaben übertragen wurde).

2.2.3.5.

Verfahren zur Gewährleistung, dass den Begünstigten Unterlagen zur Verfügung gestellt werden, aus denen die Bedingungen für die Unterstützung im Rahmen der einzelnen Vorhaben hervorgehen, einschließlich Verfahren zur Sicherstellung, dass die Begünstigten für alle Finanzvorgänge im Rahmen eines Vorhabens entweder ein separates Buchführungssystem oder einen geeigneten Buchführungscode verwenden.

2.2.3.6.

Verfahren für die Überprüfung von Vorhaben (im Einklang mit den Anforderungen aus Artikel 125 Absätze 4 bis 7 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013), einschließlich für die Sicherstellung, dass die Vorhaben den Unionsstrategien entsprechen (z. B. denen für Partnerschaft und Steuerung auf mehreren Ebenen, Förderung der Gleichstellung von Männern und Frauen, Nichtdiskriminierung, Barrierefreiheit für Menschen mit Behinderungen, nachhaltige Entwicklung, Vergabe öffentlicher Aufträge und Regelungen für staatliche Beihilfen oder die Umwelt), sowie Angabe der Behörden oder Stellen, die solche Überprüfungen durchführen. Zu beschreiben sind die administrativen Verwaltungsüberprüfungen im Hinblick auf jeden Erstattungsantrag der Begünstigten und Vor-Ort-Verwaltungsüberprüfungen der Vorhaben, die anhand einer Stichprobe durchgeführt werden können. Wurden die Verwaltungsüberprüfungen an zwischengeschaltete Stellen übertragen, so ist u. a. zu beschreiben, nach welchen Verfahren die zwischengeschalteten Stellen bei diesen Überprüfungen vorgehen und nach welchen Verfahren die Verwaltungsbehörde die Wirksamkeit der an die zwischengeschalteten Stellen übertragenen Funktionen überwacht. Häufigkeit und Umfang sollen der Höhe der öffentlichen Unterstützung des Vorhabens und dem Risiko angemessen sein, das im Rahmen dieser Überprüfungen und Prüfungen des Verwaltungs- und Kontrollsystems insgesamt durch die Prüfbehörde ermittelt wird.

2.2.3.7.

Beschreibung der Verfahren, nach denen die Erstattungsanträge von den Begünstigten erhalten, überprüft und validiert werden und nach denen Zahlungen an die Begünstigten autorisiert, ausgeführt und verbucht werden, im Einklang mit den Verpflichtungen aus Artikel 122 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 ab 2016 (einschließlich der Verfahren der zwischengeschalteten Stellen, wenn die Bearbeitung der Erstattungsanträge übertragen wurde) und im Hinblick auf die Frist von 90 Tagen für Zahlungen an Begünstigte nach Artikel 132 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013.

2.2.3.8.

Angabe der Behörden oder Stellen, die die einzelnen Schritte bei der Bearbeitung des Erstattungsantrags durchführen, einschließlich Flussdiagramm mit allen beteiligten Stellen.

2.2.3.9.

Beschreibung, wie die Verwaltungsbehörde Informationen an die Bescheinigungsbehörde weiterleitet, einschließlich Angaben zu festgestellten Mängeln und/oder Unregelmäßigkeiten (auch Betrugsverdacht oder nachgewiesener Betrug), und wie das Follow-up im Zusammenhang mit den Verwaltungsüberprüfungen, den Prüfungen und den Kontrollen von Unions- oder nationalen Stellen aussieht.

2.2.3.10.

Beschreibung, wie die Verwaltungsbehörde Informationen an die Prüfbehörde weiterleitet, einschließlich Angaben zu festgestellten Mängeln und/oder Unregelmäßigkeiten (auch Betrugsverdacht oder nachgewiesener Betrug), und wie das Follow-up im Zusammenhang mit den Verwaltungsüberprüfungen, den Prüfungen und den Kontrollen von Unions- oder nationalen Stellen aussieht.

2.2.3.11.

Verweis auf nationale Förderfähigkeitsregeln, die die Mitgliedstaaten festgelegt haben und die für das operationelle Programm gelten.

2.2.3.12.

Verfahren für die Erstellung und Vorlage der jährlichen und abschließenden Durchführungsberichte bei der Kommission (Artikel 125 Absatz 2 Buchstabe b der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013), einschließlich Verfahren für die Erhebung und Mitteilung verlässlicher Daten zu den Leistungsindikatoren (Artikel 125 Absatz 2 Buchstabe a der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013).

2.2.3.13.

Verfahren für die Erstellung der Verwaltungserklärung (Artikel 125 Absatz 4 Buchstabe e der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013).

2.2.3.14.

Verfahren für die Erstellung der jährlichen Übersicht über die endgültigen Prüfberichte und die durchgeführten Kontrollen, einschließlich einer Analyse der Art und des Umfangs der in den Systemen festgestellten Mängel und der bereits getroffenen oder geplanten Abhilfemaßnahmen (Artikel 125 Absatz 4 Buchstabe e der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013).

2.2.3.15.

Verfahren, wie den Mitarbeitern die oben genannten Verfahren kommuniziert werden, sowie Angabe der organisierten/vorgesehenen Schulungen und etwaiger ausgegebener Orientierungshilfen (Datum und Aktenzeichen).

2.2.3.16.

Gegebenenfalls Beschreibung der Verfahren der Verwaltungsbehörde in Bezug auf Geltungsbereich, Vorschriften und Verfahren zu den wirksamen Vorkehrungen des Mitgliedstaats⁽²⁾ für die Überprüfung von Beschwerden hinsichtlich der ESI-Fonds im Zusammenhang mit Artikel 74 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013.

2.3.

Prüfpfad

2.3.1. Verfahren für die Gewährleistung eines hinreichenden Prüfpfads und Archivierungssystems, einschließlich Wahrung der Datensicherheit, unter Berücksichtigung von Artikel 122 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 im Einklang mit nationalen Regelungen über die Bescheinigung der Übereinstimmung von Dokumenten (Artikel 125 Absatz 4 Buchstabe d der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 und Artikel 25 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 480/2014 der Kommission).

2.3.2. Instruktionen zur Aufbewahrung von Unterlagen durch die Begünstigten/zwischengeschalteten Stellen/Verwaltungsbehörde (Datum und Aktenzeichen):

2.3.2.1.

Angabe des Zeitraums, in dem die Unterlagen aufzubewahren sind.

2.3.2.2.

Format, in dem die Unterlagen aufzubewahren sind.

2.4.

Unregelmäßigkeiten und Wiedereinziehungen

2.4.1. Beschreibung des Verfahrens (sollte den Mitarbeitern der Verwaltungsbehörde und der zwischengeschalteten Stellen schriftlich vorgelegt werden; Datum und Aktenzeichen) für die Berichterstattung zu und Korrektur von Unregelmäßigkeiten (einschließlich Betrug) und Follow-up sowie Aufzeichnung der einbehaltenen und wiedereingezogenen Beträge, der wiedereinzuziehenden Beträge, der nicht wiedereinziehbaren Beträge und der Beträge in Bezug auf Vorhaben, die aufgrund eines Gerichtsverfahrens oder einer Verwaltungsbeschwerde mit aufschiebender Wirkung ausgesetzt werden.

2.4.2. Beschreibung des Verfahrens (einschließlich Flussdiagramm mit Berichtswegen), wie der Verpflichtung aus Artikel 122 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013, die Kommission über Unregelmäßigkeiten zu unterrichten, nachgekommen wird.

3.

BESCHEINIGUNGSBEHÖRDE

3.1.

Die Bescheinigungsbehörde und ihre wesentlichen Aufgaben

3.1.1. Status der Bescheinigungsbehörde (nationale, regionale oder lokale öffentliche Stelle) und Stelle, der sie angehört.

3.1.2. Beschreibung der von der Bescheinigungsbehörde wahrgenommenen Aufgaben. Falls die Verwaltungsbehörde auch die Aufgaben der Bescheinigungsbehörde wahrnimmt, Beschreibung, wie die Aufgabentrennung gewährleistet wird (siehe 2.1.2.).

3.1.3. Formell von der Bescheinigungsbehörde übertragene Aufgaben, Angabe der zwischengeschalteten Stellen und Art der Übertragung im Rahmen von Artikel 123 Absatz 6 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013. Verweis auf relevante Dokumente (Rechtsakte mit Bevollmächtigung, Vereinbarungen). Beschreibung der von den zwischengeschalteten Stellen angewandten Verfahren für die Durchführung der übertragenen Aufgaben und der Verfahren der Bescheinigungsbehörde für die Überwachung der Wirksamkeit der an die zwischengeschalteten Stellen übertragenen Aufgaben.

3.2.

Organisation der Bescheinigungsbehörde

3.2.1. Organigramm und Spezifizierung der Aufgaben der Einheiten (einschließlich Plan für die Zuweisung angemessener Humanressourcen mit den notwendigen Fähigkeiten). Diese Angaben decken auch die zwischengeschalteten Stellen ab, denen Aufgaben übertragen wurden.

3.2.2. Beschreibung der Verfahren, die den Mitarbeitern der Bescheinigungsbehörde und der zwischengeschalteten Stellen schriftlich vorzulegen sind (Datum und Aktenzeichen):

3.2.2.1.

Verfahren zur Erstellung und Einreichung von Zahlungsanträgen:

—

Beschreibung der für die Bescheinigungsbehörde bestehenden Vorkehrungen für den Zugriff auf jedwede Informationen zu den Vorhaben, die für die Erstellung und Einreichung von Zahlungsanträgen notwendig sind, einschließlich der Ergebnisse der Verwaltungsüberprüfungen (im Einklang mit Artikel 125 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013) und aller relevanter Prüfungen.

—

Beschreibung des Verfahrens, mit dem die Zahlungsanträge erstellt und der Kommission übermittelt werden, einschließlich des Verfahrens für die Sicherstellung, dass der letzte Antrag auf Zwischenzahlung für das vergangene Geschäftsjahr bis zum 31. Juli vorgelegt wird.

3.2.2.2.

Beschreibung des Rechnungsführungssystems, das als Grundlage für die Bescheinigung der Ausgabenabrechnungen gegenüber der Kommission (Artikel 126 Buchstabe d der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013) verwendet wird:

—

Vorkehrungen für die Weiterleitung aggregierter Daten an die Bescheinigungsbehörde im Falle eines dezentralisierten Systems;

—

Verbindung zwischen dem Rechnungsführungssystem und dem Informationssystem aus Absatz 4.1;

—

bei einem gemeinsamen System mit anderen Fonds Angabe der Transaktionen im Rahmen der europäischen Struktur- und Investitionsfonds.

3.2.2.3.

Beschreibung der Verfahren für die Rechnungslegung gemäß Artikel 59 Absatz 5 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 (Artikel 126 Buchstabe b der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013), der Vorkehrungen für die Bescheinigung, dass die Rechnungslegung vollständig, genau und sachlich richtig ist und die verbuchten Ausgaben dem anwendbaren Recht genügen (Artikel 126 Buchstabe c der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013) unter Berücksichtigung der Ergebnisse aller Überprüfungen und Prüfungen.

3.2.2.4.

Gegebenenfalls Beschreibung der Verfahren der Bescheinigungsbehörde in Bezug auf Geltungsbereich, Vorschriften und Verfahren zu den wirksamen Vorkehrungen des Mitgliedstaats⁽³⁾ für die Überprüfung von Beschwerden hinsichtlich der ESI-Fonds im Zusammenhang mit Artikel 74 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013.

3.3.

Wiedereinziehungen

3.3.1. Beschreibung des Systems für die Sicherstellung der Wiedereinziehung öffentlicher Unterstützung, einschließlich Unionsunterstützung.

3.3.2. Verfahren zur Gewährleistung eines hinreichenden Prüfpfades, indem für jedes Vorhaben in elektronischer Form Buchführungsdaten vorgehalten werden, darunter wiedereingezogene Beträge, wiedereinzuziehende Beträge und einbehaltene Beträge aus einem Zahlungsantrag sowie nicht wiedereinziehbare Beträge und Beträge in Bezug auf Vorhaben, die aufgrund eines Gerichtsverfahrens oder einer Verwaltungsbeschwerde mit aufschiebender Wirkung ausgesetzt werden, einschließlich Wiedereinziehungen nach Anwendung von Artikel 71 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 über die Dauerhaftigkeit der Vorhaben.

3.3.3. Vorkehrungen für den Abzug wiedereingezogener oder einzubehaltender Beträge von den geltend zu machenden Ausgaben.

4.

INFORMATIONSSYSTEM

4.1. Beschreibung des Informationssystems einschließlich Flussdiagramm (zentrales oder gemeinsames vernetztes System oder dezentrales System mit Verbindungen zwischen den Systemen) im Hinblick auf:

4.1.1.

Erhebung, Aufzeichnung und Speicherung der für Begleitung, Bewertung, Finanzverwaltung, Überprüfung und Prüfung aller Vorhaben benötigten Daten in elektronischer Form, falls zutreffend auch zu einzelnen Teilnehmern, und — wo gefordert — Aufschlüsselung der Indikatordaten nach Geschlecht, wie in Artikel 125 Absatz 2 Buchstabe d der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 und Artikel 24 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 480/2014 der Kommission gefordert.

4.1.2.

Sicherstellung, dass die im vorstehenden Punkt genannten Daten erhoben, in das System eingegeben und gespeichert und die Daten zu den Indikatoren nach Geschlecht aufgegliedert werden, falls dies gemäß den Anhängen I und II der Verordnung (EU) Nr. 1304/2013 erforderlich ist, wie in Artikel 125 Absatz 2 Buchstabe e der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 vorgegeben.

4.1.3.

Gewährleistung, dass ein System zur elektronischen Aufzeichnung und Speicherung der Buchführungsdaten jedes Vorhabens besteht, in dem alle zur Erstellung von Zahlungsanträgen oder der Rechnungslegung erforderlichen Daten erfasst sind, einschließlich der wiedereingezogenen Beträge, der wiedereinzuziehenden Beträge, der nicht wiedereinziehbaren Beträge und der infolge einer vollständigen oder teilweisen Streichung des Beitrags zu einem Vorhaben oder einem operationellen Programm einbehaltenen Beträge, wie in Artikel 126 Buchstabe d und in Artikel 137 Buchstabe b der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 festgelegt.

4.1.4.

Buchführung über die bei der Kommission geltend gemachten Ausgaben und die an die Begünstigten ausgezahlte entsprechende öffentliche Unterstützung in elektronischer Form, wie in Artikel 126 Buchstabe g der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 festgelegt.

4.1.5.

Buchführung über die wiedereinzuziehenden Beträge und die infolge einer vollständigen oder teilweisen Streichung des Beitrags zu einem Vorhaben einbehaltenen Beträge, wie in Artikel 126 Buchstabe h der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 festgelegt.

4.1.6.

Buchführung über Beträge im Zusammenhang mit Vorhaben, die aufgrund eines Gerichtsverfahrens oder einer Verwaltungsbeschwerde mit aufschiebender Wirkung ausgesetzt werden.

4.1.7.

Angabe, ob die Systeme in Betrieb sind und die oben genannten Daten zuverlässig aufzeichnen können.

4.2. Beschreibung der Verfahren zur Überprüfung, ob die Sicherheit der IT-Systeme gewährleistet ist.

4.3. Angabe der gegenwärtigen Situation im Hinblick auf die Umsetzung der Anforderungen aus Artikel 122 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013.