Muster für die Beschreibung der Aufgaben und Verfahren in Bezug auf die Verwaltungs- und die Bescheinigungsbehörde

1.

ALLGEMEINES

1.1. Angaben übermittelt von:

—

Mitgliedstaat [Name];

—

Bezeichnung des Programms und CCI-Nr.: (von der Verwaltungs-/Bescheinigungsbehörde abgedeckte operationelle Programme, die mit Unterstützung aus dem Europäischen Hilfsfonds für die am stärksten benachteiligten Personen durchgeführt werden) bei gemeinsamem Verwaltungs- und Kontrollsystem);

—

Name des Hauptansprechpartners, mit E-Mail-Adresse: (für die Beschreibung zuständige Stelle).

1.2. Die Angaben entsprechen dem Stand vom: (TT/MM/JJ)

1.3.

Struktur des Systems (allgemeine Angaben und Flussdiagramm, die die organisatorischen Beziehungen zwischen den im Verwaltungs- und Kontrollsystem mitwirkenden Behörden/Stellen verdeutlichen)

1.3.1. Verwaltungsbehörde (Name, Anschrift und Ansprechpartner bei der Verwaltungsbehörde): Angeben, ob die Verwaltungsbehörde im Einklang mit Artikel 31 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 auch als Bescheinigungsbehörde benannt wurde.

1.3.2. Bescheinigungsbehörde (Name, Anschrift und Ansprechpartner bei der Bescheinigungsbehörde).

1.3.3. Zwischengeschaltete Stellen (Name, Anschrift und Ansprechpartner bei den zwischengeschalteten Stellen).

1.3.4. Falls Artikel 31 Absatz 5 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 gilt, angeben, wie der Grundsatz der Aufgabentrennung zwischen der Prüfbehörde und den Verwaltungs-/Bescheinigungsbehörden gewährleistet wird.

2.

VERWALTUNGSBEHÖRDE

2.1.

Die Verwaltungsbehörde und ihre wesentlichen Aufgaben

2.1.1. Status der Verwaltungsbehörde (nationale Behörde oder Stelle) und Stelle, der diese angehört.

2.1.2. Spezifizierung der direkt von der Verwaltungsbehörde wahrgenommenen Aufgaben. Falls die Verwaltungsbehörde auch die Aufgaben der Bescheinigungsbehörde wahrnimmt, Beschreibung, wie die Aufgabentrennung gewährleistet wird.

2.1.3. Spezifizierung der von der Verwaltungsbehörde formell übertragenen Aufgaben, Angabe der zwischengeschalteten Stellen und Art der Übertragung (vorausgesetzt, die Verwaltungsbehörden behalten die volle Verantwortung für die übertragenen Aufgaben) nach Artikel 31 Absätze 6 und 7 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014. Verweis auf relevante Dokumente (Rechtsakte mit Bevollmächtigung, Vereinbarungen).

2.1.4. Beschreibung der Verfahren zur Gewährleistung von wirksamen und angemessenen Betrugsbekämpfungsmaßnahmen unter Berücksichtigung der ermittelten Risiken, einschließlich Verweis auf die durchgeführte Risikobewertung (Artikel 32 Absatz 4 Buchstabe c der Verordnung (EU) Nr. 223/2014).

2.2.

Organisation und Verfahren der Verwaltungsbehörde

2.2.1. Organigramm und Spezifizierung der Aufgaben der Einheiten (einschließlich Plan für die Zuweisung angemessener Humanressourcen mit den notwendigen Fähigkeiten). Diese Angaben decken auch die zwischengeschalteten Stellen ab, denen Aufgaben übertragen wurden.

2.2.2. Rahmen zur Gewährleistung, dass erforderlichenfalls und insbesondere bei größeren Änderungen beim Verwaltungs- und Kontrollsystem ein adäquates Risikomanagement betrieben wird.

2.2.3. Beschreibung der folgenden Verfahren (den Mitarbeitern der Verwaltungsbehörde und der zwischengeschalteten Stellen schriftlich vorzulegen; Datum und Aktenzeichen):

2.2.3.1.

Verfahren zur Unterstützung der Arbeit des gemäß Artikel 11 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 eingerichteten Begleitausschusses, sofern die Verwaltungsbehörde für die Betreuung eines operationellen Programms zur sozialen Inklusion (OP II) zuständig ist.

2.2.3.2.

Verfahren für ein System, mit dessen Hilfe die Daten sämtlicher für Begleitung, Evaluierung, Finanzverwaltung, Überprüfung und Prüfung notwendigen Vorhaben — gegebenenfalls einschließlich Angaben zu den einzelnen Teilnehmern — in elektronischer Form erfasst, aufgezeichnet und gespeichert und erforderlichenfalls die Indikatordaten nach Geschlecht aufgegliedert werden können.

2.2.3.3.

Verfahren für die Beaufsichtigung der formal von der Verwaltungsbehörde übertragenen Aufgaben nach Artikel 31 Absätze 6 und 7 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014.

2.2.3.4.

Verfahren für die Bewertung, Auswahl und Genehmigung der Vorhaben und für die Gewährleistung, dass sie während der gesamten Laufzeit den geltenden Regelungen entsprechen (Artikel 32 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014), und Verfahren zur Gewährleistung, dass keine Vorhaben ausgewählt werden, die vollkommen abgeschlossen oder vollständig durchgeführt wurden, bevor die Empfängereinrichtung einen Antrag auf Finanzierung gestellt hat (einschließlich Verfahren der zwischengeschalteten Stellen, wenn die Bewertung, Auswahl und Genehmigung der Vorhaben übertragen wurde).

2.2.3.5.

Verfahren zur Gewährleistung, dass der Empfängereinrichtung Unterlagen zur Verfügung gestellt werden, aus denen die Bedingungen für die Unterstützung für jedes Vorhaben hervorgehen, einschließlich Verfahren zur Sicherstellung, dass die Empfängereinrichtungen für alle Finanzvorgänge im Rahmen eines Vorhabens entweder ein separates Buchführungssystem oder einen geeigneten Buchführungscode verwenden.

2.2.3.6.

Verfahren für die Überprüfung von Vorhaben (im Einklang mit den Anforderungen aus Artikel 32 Absätze 4 bis 7 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014), einschließlich für die Sicherstellung, dass die Vorhaben den Unionsstrategien entsprechen (z. B. denen für Förderung der Gleichstellung von Männern und Frauen, Nichtdiskriminierung, Barrierefreiheit für Menschen mit Behinderung, Vergabe öffentlicher Aufträge und Regelungen für die Umwelt, insbesondere zu Lebensmittelverschwendung, Produktsicherheit und öffentlicher Gesundheit), sowie Angabe der Behörden oder Stellen, die solche Überprüfungen durchführen. Zu beschreiben sind die administrativen Verwaltungsüberprüfungen im Hinblick auf jeden Erstattungsantrag der Empfängereinrichtungen und Vor-Ort-Verwaltungsüberprüfungen der Vorhaben, die anhand einer Stichprobe durchgeführt werden können. Wurden die Verwaltungsüberprüfungen an zwischengeschaltete Stellen übertragen, so ist u. a. zu beschreiben, nach welchen Verfahren die zwischengeschalteten Stellen bei diesen Überprüfungen vorgehen und nach welchen Verfahren die Verwaltungsbehörde die Wirksamkeit der an die zwischengeschalteten Stellen übertragenen Aufgaben überwacht. Häufigkeit und Umfang stehen in einem ausgewogenen Verhältnis zur Höhe der öffentlichen Förderung für ein Vorhaben und zu dem Risikograd, den die Prüfbehörde im Rahmen dieser Überprüfungen und Prüfungen für das gesamte Verwaltungs- und Kontrollsystem ermittelt hat.

2.2.3.7.

Beschreibung der Verfahren, nach denen die Erstattungsanträge von den Empfängereinrichtungen erhalten, überprüft und validiert werden und nach denen Zahlungen an die Empfängereinrichtungen autorisiert, ausgeführt und verbucht werden (einschließlich der Verfahren der zwischengeschalteten Stellen, wenn die Bearbeitung der Erstattungsanträge übertragen wurde) im Hinblick auf die Frist von 90 Tagen für Zahlungen an die Empfängereinrichtungen nach Artikel 42 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014.

2.2.3.8.

Angabe der Behörden oder Stellen, die die einzelnen Schritte bei der Bearbeitung des Erstattungsantrags durchführen, einschließlich Flussdiagramm mit allen beteiligten Stellen.

2.2.3.9.

Beschreibung, wie die Verwaltungsbehörde Informationen an die Bescheinigungsbehörde weiterleitet, einschließlich Angaben zu festgestellten Mängeln und/oder Unregelmäßigkeiten (auch Betrugsverdacht oder nachgewiesener Betrug), und wie das Follow-up im Zusammenhang mit den Verwaltungsüberprüfungen, den Prüfungen und den Kontrollen von Unions- oder nationalen Stellen aussieht.

2.2.3.10.

Beschreibung, wie die Verwaltungsbehörde Informationen an die Prüfbehörde weiterleitet, einschließlich Angaben zu festgestellten Mängeln und/oder Unregelmäßigkeiten (auch Betrugsverdacht oder nachgewiesener Betrug), und wie das Follow-up im Zusammenhang mit den Verwaltungsüberprüfungen, den Prüfungen und den Kontrollen von Unions- oder nationalen Stellen aussieht.

2.2.3.11.

Verweis auf nationale Förderfähigkeitsregeln, die der Mitgliedstaat festgelegt hat und die für das operationelle Programm gelten.

2.2.3.12.

Verfahren für die Erstellung und Vorlage der jährlichen und abschließenden Durchführungsberichte bei der Kommission (Artikel 32 Absatz 2 Buchstabe b der Verordnung (EU) Nr. 223/2014) sowie in Bezug auf das OP-II-Verfahren für die Erhebung und Mitteilung verlässlicher Daten zu den Leistungsindikatoren (Artikel 32 Absatz 2 Buchstabe a der Verordnung (EU) Nr. 223/2014).

2.2.3.13.

Verfahren für die Erstellung der Zuverlässigkeitserklärung der Fachebene (Artikel 32 Absatz 4 Buchstabe e der Verordnung (EU) Nr. 223/2014).

2.2.3.14.

Verfahren für die Erstellung der jährlichen Übersicht über die endgültigen Prüfberichte und die durchgeführten Kontrollen, einschließlich einer Analyse der Art und des Umfangs der in den Systemen festgestellten Fehler und Schwächen und der bereits getroffenen oder geplanten Abhilfemaßnahmen (Artikel 32 Absatz 4 Buchstabe e der Verordnung (EU) Nr. 223/2014).

2.2.3.15.

Verfahren, wie den Mitarbeitern die oben genannten Verfahren kommuniziert werden, sowie Angabe der organisierten/vorgesehenen Schulungen und etwaiger ausgegebener Orientierungshilfen (Datum und Aktenzeichen).

2.2.3.16.

Gegebenenfalls Beschreibung der Verfahren der Verwaltungsbehörde in Bezug auf Geltungsbereich, Vorschriften und Verfahren zu den wirksamen Vorkehrungen des Mitgliedstaats⁽¹⁾ für die Überprüfung von Beschwerden hinsichtlich des Europäischen Hilfsfonds für die am stärksten benachteiligten Personen im Zusammenhang mit Artikel 30 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014.

2.3.

Prüfpfad

2.3.1. Verfahren für die Gewährleistung eines hinreichenden Prüfpfads und Archivierungssystems, einschließlich Wahrung der Datensicherheit, im Einklang mit nationalen Regelungen über die Bescheinigung der Übereinstimmung von Dokumenten (Artikel 32 Absatz 4 Buchstabe d der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 und Artikel 3 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 532/2014 der Kommission⁽²⁾).

2.3.2. Instruktionen zur Aufbewahrung von Unterlagen durch die Empfängereinrichtungen/zwischengeschalteten Stellen/Verwaltungsbehörde (Datum und Aktenzeichen):

2.3.2.1.

Angabe des Zeitraums, in dem die Unterlagen aufzubewahren sind.

2.3.2.2.

Format, in dem die Unterlagen aufzubewahren sind.

2.4.

Unregelmäßigkeiten und Wiedereinziehungen

2.4.1. Beschreibung des Verfahrens (den Mitarbeitern der Verwaltungsbehörde und der zwischengeschalteten Stellen schriftlich vorzulegen; Datum und Aktenzeichen) für die Berichterstattung zu und Korrektur von Unregelmäßigkeiten (einschließlich Betrug) und Follow-up sowie Aufzeichnung der einbehaltenen und wiedereingezogenen Beträge, der wiedereinzuziehenden Beträge, der nicht wiedereinziehbaren Beträge und der Beträge in Bezug auf Vorhaben, die aufgrund eines Gerichtsverfahrens oder einer Verwaltungsbeschwerde mit aufschiebender Wirkung ausgesetzt werden.

2.4.2. Beschreibung des Verfahrens (einschließlich Flussdiagramm mit Berichtswegen), wie der Verpflichtung aus Artikel 30 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014, die Kommission über Unregelmäßigkeiten zu unterrichten, nachgekommen wird.

3.

BESCHEINIGUNGSBEHÖRDE

3.1.

Die Bescheinigungsbehörde und ihre wesentlichen Aufgaben

3.1.1. Status der Bescheinigungsbehörde (nationale Behörde oder Stelle) und Stelle, der diese angehört.

3.1.2. Beschreibung der von der Bescheinigungsbehörde wahrgenommenen Aufgaben. Falls die Verwaltungsbehörde auch die Aufgaben der Bescheinigungsbehörde wahrnimmt, Beschreibung, wie die Aufgabentrennung gewährleistet wird (siehe 2.1.2.).

3.1.3. Formell der Bescheinigungsbehörde übertragene Aufgaben, Angabe der zwischengeschalteten Stellen und Art der Übertragung im Rahmen von Artikel 31 Absatz 6 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014. Verweis auf relevante Dokumente (Rechtsakte mit Bevollmächtigung, Vereinbarungen). Beschreibung der von den zwischengeschalteten Stellen angewandten Verfahren für die Durchführung der übertragenen Aufgaben und der Verfahren der Bescheinigungsbehörde für die Überwachung der Wirksamkeit der an die zwischengeschalteten Stellen übertragenen Aufgaben.

3.2.

Aufbau der Bescheinigungsbehörde

3.2.1. Organigramm und Spezifizierung der Aufgaben der Einheiten (einschließlich Plan für die Zuweisung angemessener Humanressourcen mit den notwendigen Fähigkeiten). Diese Angaben decken auch die zwischengeschalteten Stellen ab, denen Aufgaben übertragen wurden.

3.2.2. Beschreibung der Verfahren, die den Mitarbeitern der Bescheinigungsbehörde und der zwischengeschalteten Stellen schriftlich vorzulegen sind (Datum und Aktenzeichen):

3.2.2.1.

Verfahren zur Erstellung und Einreichung von Zahlungsanträgen:

—

Beschreibung der für die Bescheinigungsbehörde bestehenden Vorkehrungen für den Zugriff auf jedwede Informationen zu den Vorhaben, die für die Erstellung und Einreichung von Zahlungsanträgen notwendig sind, einschließlich der Ergebnisse der Verwaltungsüberprüfungen (im Einklang mit Artikel 32 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014) und aller relevanter Prüfungen.

—

Beschreibung des Verfahrens, mit dem die Zahlungsanträge erstellt und der Kommission übermittelt werden, einschließlich des Verfahrens für die Sicherstellung, dass der letzte Antrag auf Zwischenzahlung für das vergangene Geschäftsjahr bis zum 31. Juli vorgelegt wird.

3.2.2.2.

Beschreibung des Rechnungsführungssystems, das als Grundlage für die Bescheinigung der Ausgabenabrechnungen gegenüber der Kommission (Artikel 33 Buchstabe d der Verordnung (EU) Nr. 223/2014) verwendet wird:

—

Vorkehrungen für die Weiterleitung aggregierter Daten an die Bescheinigungsbehörde im Falle eines dezentralisierten Systems;

—

Verbindung zwischen dem Rechnungsführungssystem und dem Informationssystem aus Absatz 4.1;

—

bei einem gemeinsamen System mit anderen Fonds Angabe der Transaktionen im Rahmen des Europäischen Hilfsfonds für die am stärksten benachteiligten Personen.

3.2.2.3.

Beschreibung der bestehenden Verfahren für die Rechnungslegung aus Artikel 59 Absatz 5 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012⁽³⁾ (Artikel 33 Buchstabe b der Verordnung (EU) Nr. 223/2014). Vorkehrungen zur Bescheinigung der Vollständigkeit, Genauigkeit und sachlichen Richtigkeit der Rechnungslegung sowie darüber, dass die verbuchten Ausgaben den anwendbaren Rechtsvorschriften (Artikel 33 Buchstabe c der Verordnung (EU) Nr. 223/2014) unter Berücksichtigung der Ergebnisse aller Überprüfungen und Prüfungen genügen.

3.2.2.4.

Gegebenenfalls Beschreibung der Verfahren der Bescheinigungsbehörde in Bezug auf Geltungsbereich, Vorschriften und Verfahren zu den wirksamen Vorkehrungen des Mitgliedstaats⁽⁴⁾ für die Überprüfung von Beschwerden hinsichtlich des Europäischen Hilfsfonds für die am stärksten benachteiligten Personen im Zusammenhang mit Artikel 30 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014.

3.3.

Wiedereinziehungen

3.3.1. Beschreibung des Systems für die Sicherstellung der Wiedereinziehung öffentlicher Unterstützung, einschließlich Unionsunterstützung.

3.3.2. Verfahren zur Gewährleistung eines hinreichenden Prüfpfades, indem für jedes Vorhaben in elektronischer Form Buchführungsdaten vorgehalten werden, darunter wiedereingezogene Beträge, wiedereinzuziehende Beträge und einbehaltene Beträge aus einem Zahlungsantrag sowie nicht wiedereinziehbare Beträge und Beträge in Bezug auf Vorhaben, die aufgrund eines Gerichtsverfahrens oder einer Verwaltungsbeschwerde mit aufschiebender Wirkung ausgesetzt werden.

3.3.3. Vorkehrungen für den Abzug wiedereingezogener oder einzubehaltender Beträge von den geltend zu machenden Ausgaben.

4.

INFORMATIONSSYSTEME

4.1. Beschreibung des Informationssystems einschließlich Flussdiagramm (zentrales oder gemeinsames vernetztes System oder dezentrales System mit Verbindungen zwischen den Systemen) im Hinblick auf:

4.1.1.

Erhebung, Aufzeichnung und Speicherung der für Begleitung, Evaluierung, Finanzverwaltung, Überprüfung und Prüfung aller Vorhaben benötigten Daten in elektronischer Form — gegebenenfalls einschließlich Angaben zu den einzelnen Teilnehmern — und erforderlichenfalls Aufschlüsselung der Indikatordaten nach Geschlecht, wie in Artikel 32 Absatz 2 Buchstabe d der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 und Artikel 2 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 532/2014 der Kommission gefordert.

4.1.2.

Sicherstellung, dass die im vorstehenden Punkt genannten Daten erhoben, in das System eingegeben und dort gespeichert werden und dass die Indikatordaten im Falle von Vorhaben, die im Rahmen von OP II unterstützt werden, — wenn verfügbar — nach Geschlecht aufgegliedert werden, wie in Artikel 32 Absatz 2 Buchstabe e der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 gefordert.

4.1.3.

Gewährleistung, dass ein System zur elektronischen Aufzeichnung und Speicherung der Buchführungsdaten jedes Vorhabens besteht, in dem alle zur Erstellung von Zahlungsanträgen oder der Rechnungslegung erforderlichen Daten erfasst sind, einschließlich der wiedereingezogenen Beträge, der wiedereinzuziehenden Beträge, der nicht wiedereinziehbaren Beträge und der infolge einer vollständigen oder teilweisen Streichung des Beitrags zu einem Vorhaben oder einem operationellen Programm einbehaltenen Beträge, wie in Artikel 33 Buchstabe d und in Artikel 49 Absatz 1 Buchstabe b der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 festgelegt.

4.1.4.

Buchführung über die bei der Kommission geltend gemachten Ausgaben und die an die Empfängereinrichtungen ausgezahlte entsprechende öffentliche Förderung in elektronischer Form, wie in Artikel 33 Buchstabe g der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 festgelegt.

4.1.5.

Buchführung über die wiedereinzuziehenden Beträge und die infolge einer vollständigen oder teilweisen Streichung des Beitrags zu einem Vorhaben einbehaltenen Beträge, wie in Artikel 33 Buchstabe h der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 festgelegt.

4.1.6.

Buchführung über Beträge im Zusammenhang mit Vorhaben, die aufgrund eines Gerichtsverfahrens oder einer Verwaltungsbeschwerde mit aufschiebender Wirkung ausgesetzt werden.

4.1.7.

Angabe, ob die Systeme operationell sind und die oben genannten Daten zuverlässig aufzeichnen können.

4.2. Beschreibung der Verfahren zur Überprüfung, dass die Sicherheit der IT-Systeme gewährleistet ist.