Artikel 9 VO (EU) 2015/840

(1) Die zuständige Behörde trägt dafür Sorge, dass alle Aufzeichnungen, Unterlagen und Metadaten über die gemeldeten Ausgaben und die zweckgebundenen Einnahmen sowie die durchgeführten Prüfungen und Kontrollen der Kommission (einschließlich des OLAF) und dem Europäischen Rechnungshof für mindestens vier Jahre nach dem Haushaltsjahr, in dem die Zahlung des Restsaldos gemeldet wurde, zur Verfügung stehen.

Zu diesem Zweck legt die zuständige Behörde Vorschriften für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen, Unterlagen und Metadaten durch die Begünstigten fest.

(2) Stellt die betreffende zuständige Behörde Unregelmäßigkeiten fest, so müssen die in Absatz 1 genannten Belege der Kommission für mindestens drei Jahre nach dem Jahr, in dem die betreffenden Beträge vollständig von dem Begünstigten zurückgefordert und dem nationalen Programm gutgeschrieben wurden, zur Verfügung stehen.

(3) Wenn ein Konformitätsabschlussverfahren gemäß Artikel 47 der Verordnung (EU) Nr. 514/2014 eingeleitet wird, müssen die in Absatz 1 genannten Belege der Kommission für mindestens ein Jahr nach dem Jahr, in dem das betreffende Verfahren abgeschlossen wurde, zur Verfügung stehen.

(4) Wenn ein Konformitätsbeschluss Gegenstand eines Gerichtsverfahrens vor dem Gerichtshof der Europäischen Union ist, müssen die betreffenden Belege der Kommission für mindestens ein Jahr nach dem Jahr, in dem das betreffende Verfahren abgeschlossen wurde, zur Verfügung stehen.

(5) Die in den Absätzen 1, 2, 3 und 4 genannten Belege müssen der Kommission auf Papier oder in elektronischer Form zur Verfügung stehen.

Unterlagen dürfen nur dann ausschließlich in elektronischer Form aufbewahrt werden, wenn nach dem nationalen Recht des betreffenden Mitgliedstaats die Verwendung von elektronischen Dokumenten in nationalen Gerichtsverfahren als Belege zur Untermauerung der betreffenden Vorgänge zugelassen ist.

(6) Die Mitgliedstaaten können längere Zeiträume für die Aufbewahrung von Belegen vorschreiben.