Präambel VO (EU) 2016/1191

DAS EUROPÄISCHE PARLAMENT UND DER RAT DER EUROPÄISCHEN UNION —

gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union, insbesondere auf Artikel 21 Absatz 2,

auf Vorschlag der Europäischen Kommission,

nach Zuleitung des Entwurfs des Gesetzgebungsakts an die nationalen Parlamente,

nach Stellungnahme des Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses⁽¹⁾,

gemäß dem ordentlichen Gesetzgebungsverfahren⁽²⁾,

in Erwägung nachstehender Gründe:

(1)

Die Union hat sich zum Ziel gesetzt, einen Raum der Freiheit, der Sicherheit und des Rechts ohne Binnengrenzen, in dem der freie Personenverkehr gewährleistet ist, zu erhalten und weiterzuentwickeln. Um den freien Verkehr von öffentlichen Urkunden innerhalb der Union zu gewährleisten und dadurch die Freizügigkeit der Unionsbürger zu fördern, sollte die Union konkrete Maßnahmen beschließen, die eine Vereinfachung der bestehenden Verwaltungsanforderungen an die in einem Mitgliedstaat erfolgende Vorlage bestimmter öffentlicher Urkunden, die von den Behörden eines anderen Mitgliedstaats ausgestellt worden sind, bewirken.

(2)

Alle Mitgliedstaaten sind Vertragsparteien des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (im Folgenden „Apostilleübereinkommen” ), mit dem ein System für den vereinfachten Verkehr öffentlicher Urkunden, die von den Vertragsstaaten des Übereinkommens ausgestellt wurden, eingeführt wurde.

(3)

Gemäß dem Grundsatz des gegenseitigen Vertrauens und in dem Bestreben, den freien Personenverkehr innerhalb der Union zu fördern, sollte diese Verordnung eine Regelung zur weiteren Vereinfachung der Verwaltungsformalitäten für den Verkehr bestimmter öffentlicher Urkunden und beglaubigter Kopien dieser Urkunden vorsehen, wenn diese öffentlichen Urkunden und beglaubigten Kopien davon von einer Behörde eines Mitgliedstaats zur Vorlage in einem anderen Mitgliedstaat ausgestellt wurden.

(4)

Die in dieser Verordnung vorgesehene Regelung sollte Personen nicht daran hindern, weiterhin andere zwischen den Mitgliedstaaten geltende Systeme der Befreiung öffentlicher Urkunden von der Legalisation oder einer ähnlichen Förmlichkeit zu nutzen, wenn sie das wünschen. Diese Verordnung sollte insbesondere als eigenständiges und autonomes Instrument gegenüber dem Apostilleübereinkommen betrachtet werden.

(5)

Das Nebeneinanderbestehen der in dieser Verordnung vorgesehenen Regelung und anderen zwischen den Mitgliedstaaten geltenden Regelungen sollte gewahrt bleiben. Was das Apostilleübereinkommen anbelangt, so sollte es für die Behörden der Mitgliedstaaten zwar nicht möglich sein, eine Apostille zu verlangen, wenn eine Person ihnen eine in einem anderen Mitgliedstaat ausgestellte öffentliche Urkunde, die unter diese Verordnung fällt, vorlegt, doch sollte diese Verordnung die Mitgliedstaaten nicht daran hindern, eine Apostille anzubringen, wenn sich eine Person dafür entscheidet, das zu beantragen. Zudem sollte diese Verordnung Personen nicht daran hindern, weiterhin in einem Mitgliedstaat eine in einem anderen Mitgliedstaat angebrachte Apostille zu verwenden. Dementsprechend könnte das Apostilleübereinkommen auf Antrag einer Person in den Beziehungen zwischen den Mitgliedstaaten nach wie vor herangezogen werden. Beantragt eine Person die Anbringung einer Apostille auf einer öffentlichen Urkunde, die unter diese Verordnung fällt, so sollten die nationalen Ausstellungsbehörden diese Person mithilfe geeigneter Mittel darüber unterrichten, dass nach der in dieser Verordnung vorgesehenen Regelung eine Apostille nicht länger erforderlich ist, wenn diese Person die Urkunde in einem anderen Mitgliedstaat vorzulegen beabsichtigt. Auf jeden Fall sollten die Mitgliedstaaten diese Information mit allen angemessenen Mitteln zugänglich machen.

(6)

Diese Verordnung sollte öffentliche Urkunden erfassen, die von den Behörden eines Mitgliedstaats nach Maßgabe dessen nationalen Rechts ausgestellt wurden und die in erster Linie zur Feststellung der folgenden Sachverhalte ausgestellt wurden: Geburt, die Tatsache, dass eine Person am Leben ist, Tod, Name, Eheschließung (einschließlich Ehefähigkeit und Familienstand), Scheidung, Trennung ohne Auflösung des Ehebands oder Ungültigerklärung der Ehe, eingetragene Partnerschaft (einschließlich der Fähigkeit, eine eingetragene Partnerschaft einzugehen, und Status der eingetragenen Partnerschaft), Auflösung einer eingetragenen Partnerschaft, Trennung ohne Auflösung der Partnerschaft oder Ungültigerklärung der eingetragenen Partnerschaft, Abstammung, Adoption, Wohnsitz und/oder Ort des gewöhnlichen Aufenthalts oder Staatsangehörigkeit. Diese Verordnung sollte auch öffentliche Urkunden erfassen, die für eine Person von dem Mitgliedstaat, dessen Staatsangehörigkeit diese Person besitzt, ausgestellt wurden, um die Vorstrafenfreiheit dieser Person zu bescheinigen. Darüber hinaus sollte diese Verordnung öffentliche Urkunden erfassen, deren Vorlage von Unionsbürgern verlangt werden kann, die ihren gewöhnlichen Aufenthalt in einem Mitgliedstaat haben, dessen Staatsangehörigkeit sie nicht besitzen, wenn sie gemäß dem einschlägigen Unionsrecht ihr aktives oder passives Wahlrecht bei den Wahlen zum Europäischen Parlament oder bei den Kommunalwahlen in dem Mitgliedstaat, in dem sie ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, ausüben möchten.

(7)

Durch diese Verordnung sollten die Mitgliedstaaten nicht dazu verpflichtet werden, öffentliche Urkunden auszustellen, die in ihrem nationalen Recht nicht vorgesehen sind.

(8)

Diese Verordnung sollte auch für beglaubigte Kopien öffentlicher Urkunden gelten, die von einer zuständigen Behörde des Mitgliedstaats, in dem die öffentliche Urkunde im Original ausgestellt wurde, erstellt werden. Sie sollte jedoch nicht die Kopien beglaubigter Kopien erfassen.

(9)

Diese Verordnung sollte auch die elektronischen Fassungen öffentlicher Urkunden und für den elektronischen Austausch geeignete mehrsprachige Formulare erfassen. Jeder Mitgliedstaat sollte jedoch nach Maßgabe seines nationalen Rechts entscheiden, ob und unter welchen Voraussetzungen öffentliche Urkunden und mehrsprachige Formulare in elektronischem Format vorgelegt werden dürfen.

(10)

Diese Verordnung sollte weder für Reisepässe noch für Personalausweise gelten, die in einem Mitgliedstaat ausgestellt wurden, da solche Dokumente bei der Vorlage in einem anderen Mitgliedstaat nicht der Pflicht zur Legalisation oder einer anderen Förmlichkeit unterliegen.

(11)

Diese Verordnung und insbesondere der darin vorgesehene Mechanismus für die Verwaltungszusammenarbeit sollten nicht für Personenstandsurkunden gelten, die auf der Grundlage der einschlägigen Übereinkommen der Internationalen Kommission für das Zivilstandswesen ( „CIEC” ) ausgestellt wurden.

(12)

Öffentliche Urkunden über eine Namensänderung sollten auch als öffentliche Urkunden angesehen werden, die in erster Linie dazu bestimmt sind, den Namen einer Person festzustellen.

(13)

Der Begriff „Familienstand” sollte so ausgelegt werden, dass er den Status einer Person als verheiratet, getrennt lebend oder unverheiratet bezeichnet, wozu auch der Status ledig, geschieden oder verwitwet gehört.

(14)

Der Begriff „Abstammung” sollte so auslegt werden, dass er die rechtliche Beziehung zwischen einem Kind und seinen Eltern bezeichnet.

(15)

Für die Zwecke dieser Verordnung sollten die Begriffe „Wohnsitz” , „Ort des gewöhnlichen Aufenthalts” und „Staatsangehörigkeit” entsprechend dem nationalen Recht ausgelegt werden.

(16)

Der Begriff „Strafregister” sollte als Bezugnahme auf das nationale Register oder die nationalen Register, in das bzw. die Verurteilungen nach Maßgabe des nationalen Rechts eingetragen werden, verstanden werden. „Verurteilung” sollte als Bezugnahme auf jede rechtskräftige Entscheidung eines Strafgerichts gegen eine natürliche Person im Zusammenhang mit einer Straftat, soweit diese Entscheidungen in das Strafregister des Urteilsmitgliedstaats eingetragen werden, verstanden werden.

(17)

Die Unionsbürger sollten von den vereinfachten Anforderungen an die in einem Mitgliedstaat erfolgende Vorlage von öffentlichen Urkunden, die in einem anderen Mitgliedstaat ausgestellt wurden, einen spürbaren Nutzen haben. Von Privatpersonen ausgestellte Urkunden sollten aufgrund ihrer unterschiedlichen Rechtsnatur vom Anwendungsbereich dieser Verordnung ausgenommen werden. Entsprechend sollten auch von den Behörden von Drittländern ausgestellte öffentliche Urkunden nicht in den Anwendungsbereich dieser Verordnung fallen; das gilt auch, wenn sie bereits von den Behörden eines Mitgliedstaats als echt akzeptiert wurden. Der Ausschluss der von den Behörden eines Drittlands ausgestellten öffentlichen Urkunden sollte sich auch auf die von den Behörden eines Mitgliedstaats erstellten beglaubigten Kopien der von den Behörden eines Drittlands ausgestellten öffentlichen Urkunden erstrecken.

(18)

Diese Verordnung bezweckt keine Änderung des materiellen Rechts der Mitgliedstaaten in Bezug auf Geburt, die Feststellung der Tatsache, dass eine Person am Leben ist, Tod, Name, Eheschließung (einschließlich Ehefähigkeit und Familienstand), Scheidung, Trennung ohne Auflösung des Ehebands oder Ungültigerklärung der Ehe, eingetragene Partnerschaft (einschließlich der Fähigkeit, eine eingetragene Partnerschaft einzugehen, und Status der eingetragenen Partnerschaft), Auflösung einer eingetragenen Partnerschaft, Trennung ohne Auflösung der eingetragenen Partnerschaft oder Ungültigerklärung der eingetragenen Partnerschaft, Abstammung, Adoption, Wohnsitz und/oder Ort des gewöhnlichen Aufenthalts, Staatsangehörigkeit, Vorstrafenfreiheit oder die öffentlichen Urkunden, deren Vorlage ein Mitgliedstaat von einer Person verlangen kann, die ihr aktives oder passives Wahlrecht bei den Wahlen zum Europäischen Parlament oder bei den Kommunalwahlen ausüben möchte und die die Staatsangehörigkeit dieses Mitgliedstaats besitzt. Ferner sollte diese Verordnung die in einem Mitgliedstaat erfolgende Anerkennung der rechtlichen Wirkung des Inhalts einer von einem anderen Mitgliedstaat ausgestellten öffentlichen Urkunde nicht berühren.

(19)

Um die Freizügigkeit der Unionsbürger zu fördern, sollten die unter diese Verordnung fallenden öffentlichen Urkunden und beglaubigten Kopien dieser Urkunden von jeder Form der Legalisation oder ähnlichen Förmlichkeit befreit werden.

(20)

Sonstige Förmlichkeiten, insbesondere das Erfordernis, in jedem Fall beglaubigte Kopien und Übersetzungen öffentlicher Urkunden vorzulegen, sollten ebenfalls vereinfacht werden, um den Verkehr öffentlicher Urkunden zwischen den Mitgliedstaaten weiter zu erleichtern.

(21)

Zur Überwindung von Sprachbarrieren und somit zur weiteren Erleichterung des Verkehrs öffentlicher Urkunden zwischen den Mitgliedstaaten sollten mehrsprachige Formulare in allen Amtssprachen der Organe der Union für öffentliche Urkunden über Geburt, über die Tatsache, dass eine Person am Leben ist, über Tod, Eheschließung, (einschließlich Ehefähigkeit und Familienstand), über eingetragene Partnerschaft (einschließlich der Fähigkeit, eine eingetragene Partnerschaft einzugehen, und Status der eingetragenen Partnerschaft), über Wohnsitz und/oder Ort des gewöhnlichen Aufenthalts sowie Vorstrafenfreiheit eingeführt werden.

(22)

Einziger Zweck der mehrsprachigen Formulare sollte es sein, die Übersetzung der öffentlichen Urkunden, der die Formulare beigefügt sind, zu erleichtern. Daher sollten solche Formulare nicht als eigenständige Dokumente zwischen den Mitgliedstaaten in Umlauf kommen. Sie sollten weder dem gleichen Zweck dienen noch die gleichen Ziele verfolgen wie Auszüge aus oder wörtliche Abschriften von Personenstandsregistern, mehrsprachige Auszüge aus Personenstandsregistern, mehrsprachige und verschlüsselte Auszüge aus Personenstandsregistern oder mehrsprachige und verschlüsselte Personenstandsbescheinigungen, wie sie im CIEC-Übereinkommen Nr. 2 über die kostenlose Erteilung von Personenstandsurkunden und den Verzicht auf ihre Legalisation, im CIEC-Übereinkommen Nr. 16 über die Ausstellung mehrsprachiger Auszüge aus Personenstandsregistern und im CIEC-Übereinkommen Nr. 34 über die Ausstellung mehrsprachiger und verschlüsselter Auszüge aus Personenstandsregistern und mehrsprachiger und verschlüsselter Personenstandsbescheinigungen vorgesehen sind.

(23)

Die mit dieser Verordnung erstellten mehrsprachigen Formulare sollten den Inhalt der öffentlichen Urkunden, denen sie beigefügt werden, widerspiegeln und somit eine Übersetzung dieser öffentlichen Urkunden nach Möglichkeit überflüssig machen. Allerdings lässt sich das Ziel, eine Übersetzung überflüssig zu machen, bei einer Reihe öffentlicher Dokumente, deren Inhalt möglicherweise nicht angemessen in einem mehrsprachigen Formular wiedergegeben werden kann — wie etwa bestimmte Kategorien von gerichtlichen Entscheidungen —, nach vernünftigem Ermessen nicht erreichen. Die Mitgliedstaaten sollten der Kommission die öffentlichen Urkunden, denen mehrsprachige Formulare als geeignete Übersetzungshilfe beigefügt werden können, mitteilen. Die Mitgliedstaaten sollten bestrebt sein, einer möglichst großen Zahl öffentlicher Urkunden, die in den Anwendungsbereich dieser Verordnung fallen, ein mehrsprachiges Formular beizufügen.

(24)

Von einer Person, die eine öffentliche Urkunde vorlegt, der ein mehrsprachiges Formular beigefügt wurde, sollte nicht verlangt werden, eine Übersetzung dieser öffentlichen Urkunde vorzulegen. Jedoch sollte die Behörde, der die öffentliche Urkunde vorgelegt wird, letztlich darüber entscheiden, ob die in dem mehrsprachigen Formular enthaltenen Informationen für die Zwecke der Bearbeitung dieser öffentlichen Urkunde ausreichend sind.

(25)

Die Behörde, der eine öffentliche Urkunde vorgelegt wird, kann ausnahmsweise verlangen, dass die Person, die diese mit einem mehrsprachigen Formular versehene Urkunde vorlegt — sofern das für die Bearbeitung dieser öffentlichen Urkunde erforderlich ist —, auch eine Übersetzung oder eine Transliteration des Inhalts des mehrsprachigen Formulars in die Amtssprache ihres Mitgliedstaats oder, falls dieser Mitgliedstaat über mehrere Amtssprachen verfügt, in die Amtssprache oder eine der Amtssprachen, die am Ort der Vorlage der öffentlichen Urkunde verwendet wird, vorzulegen, wenn es sich bei dieser Sprache um eine der Amtssprachen der Organe der Union handelt.

(26)

Die mehrsprachigen Formulare sollten den Personen, die Anspruch auf Ausstellung der öffentlichen Urkunden — denen die mehrsprachigen Formulare beizufügen sind — haben, auf deren Antrag hin ausgestellt werden. Mehrsprachige Formulare sollten in den Mitgliedstaaten, in denen sie vorgelegt werden, keine Rechtswirkungen im Sinne einer Anerkennung ihres Inhalts entfalten.

(27)

Beim Erstellen eines mehrsprachigen Formulars, das einer bestimmten öffentlichen Urkunde beizufügen ist, sollte die dieses Formular ausstellende Behörde in der Lage sein, auf dem mehrsprachigen Musterformular nur die länderspezifischen Feldüberschriften auszuwählen, die für die betreffende öffentliche Urkunde von Belang sind, damit gewährleistet ist, dass das mehrsprachige Formular nur die Informationen enthält, die auch in der öffentlichen Urkunde, der es beigefügt werden soll, enthalten sind.

(28)

Es sollte möglich sein, die elektronische Fassung eines mehrsprachigen Formulars aus dem Europäischen Justizportal an anderer Stelle, die auf nationaler Ebene zugänglich ist, zu integrieren und sie von dort aus zu verwenden.

(29)

Die Mitgliedstaaten sollten die Möglichkeit haben, elektronische Fassungen mehrsprachiger Formulare unter Verwendung einer anderen als der vom Europäischen Justizportal verwendeten Technologie zu erstellen, sofern die mehrsprachigen Formulare, die von den diese andere Technologie verwendenden Mitgliedstaaten ausgestellt werden, die nach dieser Verordnung erforderlichen Informationen enthalten.

(30)

Es sollten geeignete Vorsichtsmaßnahmen getroffen werden, um Urkundenbetrug und der Fälschung öffentlicher Urkunden und beglaubigter Kopien dieser Urkunden, die sich zwischen den Mitgliedstaaten im Verkehr befinden, vorzubeugen.

(31)

Um einen raschen und sicheren grenzüberschreitenden Informationsaustausch zu gewährleisten und die Amtshilfe zu erleichtern, sollte diese Verordnung einen wirksamen Mechanismus für die Verwaltungszusammenarbeit zwischen den von den Mitgliedstaaten benannten Behörden vorsehen. Der Einsatz dieses Mechanismus für die Verwaltungszusammenarbeit sollte das gegenseitige Vertrauen zwischen den Mitgliedstaaten im Binnenmarkt stärken und auf der Grundlage des mit der Verordnung (EU) Nr. 1024/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates⁽³⁾ errichteten Binnenmarkt-Informationssystems ( „IMI” ) erfolgen.

(32)

Daher sollte die Verordnung (EU) Nr. 1024/2012 dahin gehend geändert werden, dass einige Bestimmungen der vorliegenden Verordnung der im Anhang der Verordnung (EU) Nr. 1024/2012 enthaltenen Liste der Bestimmungen über die Verwaltungszusammenarbeit, die in Rechtsakten der Union enthalten sind und mithilfe des IMI umgesetzt werden, hinzugefügt werden.

(33)

Um ein hohes Maß an Sicherheit und Datenschutz im Rahmen der Anwendung dieser Verordnung zu gewährleisten und um Betrug vorzubeugen, sollte die Kommission sicherstellen, dass das IMI die Sicherheit der öffentlichen Urkunden gewährleistet und ein sicheres Mittel der elektronischen Übermittlung dieser Urkunden bietet. Die Kommission sollte im IMI eine Funktion bereitstellen, die die über das System ausgetauschten Informationen bestätigt, wenn diese aus dem System exportiert werden. Ferner sollten die Behörden der Mitgliedstaaten, die Informationen über öffentliche Urkunden austauschen, die erforderlichen Maßnahmen treffen, um sicherzustellen, dass nach Maßgabe der Verordnung (EU) Nr. 1024/2012 die über das IMI ausgetauschten öffentlichen Urkunden und personenbezogenen Daten für Zwecke erfasst, verarbeitet und genutzt werden, die mit den Zwecken, für die sie ursprünglich vorgelegt wurden, im Einklang stehen. In der Verordnung (EU) Nr. 1024/2012 sind die Bestimmungen vorgesehen, die erforderlich sind, um den Schutz der personenbezogenen Daten und ein hohes Maß an Sicherheit und Vertraulichkeit des Informationsaustauschs im IMI zu gewährleisten; ferner sind dort die entsprechenden Zuständigkeiten der Kommission festgelegt. Zudem bestimmt die Verordnung (EU) Nr. 1024/2012, dass die IMI-Akteure personenbezogene Daten nur für die Zwecke, die in den dem Austausch zugrunde liegenden Rechtsakten der Union festgelegt sind, und für die Zwecke, für die sie ursprünglich vorgelegt wurden, austauschen und verarbeiten dürfen.

(34)

Die Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates⁽⁴⁾ wird die Verarbeitung personenbezogener Daten regeln, die im Verhältnis zur Anwendung der vorliegenden Verordnung in den Mitgliedstaaten unter der Aufsicht der von ihnen benannten unabhängigen zuständigen Behörden erfolgt. Jeder Informationsaustausch und jede Übermittlung von Informationen und Dokumenten durch die Behörden der Mitgliedstaaten sollte gemäß der Richtlinie 95/46/EG erfolgen. Außerdem sollte der besondere Zweck eines solchen Informations- und Dokumentenaustauschs darin bestehen, dass diese Behörden die Echtheit öffentlicher Urkunden über das IMI überprüfen und eine solche Überprüfung sollte nur im Rahmen der ihnen jeweils übertragenen Befugnisse erfolgen. Die Mitgliedstaaten sollten dadurch nicht daran gehindert werden, ihre Rechts- und Verwaltungsvorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu amtlichen Dokumenten anzuwenden.

(35)

Die Behörden der Mitgliedstaaten sollten einander gegenseitigen Beistand leisten, um die Anwendung dieser Verordnung, insbesondere hinsichtlich der Anwendung des Mechanismus für die Verwaltungszusammenarbeit zwischen den von den Mitgliedstaaten benannten Behörden in den Fällen zu erleichtern, in denen die Behörden eines Mitgliedstaats, in dem eine öffentliche Urkunde oder eine beglaubigte Kopie dieser Urkunde vorgelegt wird, berechtigte Zweifel an der Echtheit der öffentlichen Urkunde oder der Kopie dieser Urkunde hegen.

(36)

Wenn die Behörden eines Mitgliedstaats, in dem eine öffentliche Urkunde oder eine beglaubigte Kopie dieser Urkunde vorgelegt wird, berechtigte Zweifel an der Echtheit dieser Dokumente hegen, sollten sie die Möglichkeit haben, die im Datenspeicher des IMI verfügbaren Dokumentenmuster zu prüfen und, falls dann immer noch Zweifel bestehen, über das IMI ein Auskunftsersuchen an die zuständigen Behörden des Mitgliedstaats, in dem diese Dokumente ausgestellt wurden, zu richten, indem sie entweder das Ersuchen unmittelbar der Behörde übermitteln, die die öffentliche Urkunde ausgestellt oder die beglaubigte Kopie erstellt hat, oder indem sie mit der zentralen Behörde des betreffenden Mitgliedstaats Kontakt aufnehmen. Die ersuchten Behörden sollten auf diese Ersuchen innerhalb kürzester Frist antworten, auf jeden Fall jedoch innerhalb einer Frist von maximal fünf bzw. — wenn das Ersuchen von einer Zentralbehörde bearbeitet wird — zehn Arbeitstagen. Die Frist von zehn Arbeitstagen kann insbesondere in den Fällen zum Tragen kommen, in denen die ersuchten Behörden noch nicht im IMI registriert sind. Wenn diese Fristen nicht einzuhalten sind, sollte zwischen der ersuchten und der ersuchenden Behörde eine Fristverlängerung vereinbart werden.

(37)

Für die Berechnung der in dieser Verordnung vorgesehenen Fristen und Termine sollte die Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 1182/71 des Rates⁽⁵⁾ Anwendung finden.

(38)

In außergewöhnlichen Fällen kann es sein, dass die Behörden der Mitgliedstaaten nicht in der Lage sind, die Echtheit einer öffentlichen Urkunde zu prüfen. Das sollte nur dann der Fall sein, wenn aufgrund von Gegebenheiten wie beispielsweise der physischen Zerstörung oder dem Verlust von Kopien nationaler Urkunden, etwa durch Zerstörung der Archive eines bestimmten Standesamts oder Gerichts oder bei Fehlen eines Registers, diese Überprüfung nicht möglich ist. Daher sollte eine Antwortfunktion im IMI zur Verfügung stehen, die dieser Möglichkeit Rechnung trägt.

(39)

Wird in der Antwort der ersuchten Behörde die Echtheit der öffentlichen Urkunde oder der beglaubigten Kopie dieser Urkunde nicht bestätigt oder geht keine Antwort von der ersuchten Behörde ein, sollte die ersuchende Behörde nicht verpflichtet sein, die betreffende öffentliche Urkunde oder beglaubigten Kopie zu bearbeiten. Ferner sollte es in diesen Fällen der ersuchenden Behörde oder der Person, die die öffentliche Urkunde oder beglaubigte Kopie vorgelegt hat, freistehen, alle verfügbaren Mittel zur Prüfung oder zum Nachweis der Echtheit der öffentlichen Urkunde oder der beglaubigten Kopie dieser Urkunde zu nutzen. Zur Gewährleistung der Wirksamkeit dieser Verordnung sollten die Situationen, in denen keine Antwort über das IMI eingeht, eine Ausnahme bleiben.

(40)

Erforderlichenfalls können der IMI-Koordinator oder die jeweiligen Zentralbehörden bei der Suche nach einer Lösung für die Probleme, mit denen die Behörden der Mitgliedstaaten möglicherweise bei der Nutzung des IMI konfrontiert sind, Hilfe leisten; das gilt auch für die Fälle, in denen keine Antwort auf ein Auskunftsersuchen eingeht oder keine Vereinbarung über die Verlängerung der Beantwortungsfrist erzielt werden kann.

(41)

Die Behörden der Mitgliedstaaten sollten auf vorhandene IMI-Funktionen zurückgreifen können, darunter ein mehrsprachiges Kommunikationssystem sowie vorübersetzte Standardfragen und -antworten, sowie auf einen Speicher mit Mustern öffentlicher Urkunden, die im Binnenmarkt verwendet werden.

(42)

Die Zentralbehörden der Mitgliedstaaten sollten bei Auskunftsersuchen Hilfestellung leisten und insbesondere die Ersuchen entgegennehmen, übermitteln und erforderlichenfalls beantworten und sämtliche benötigten Auskünfte in Bezug auf die Ersuchen erteilen, insbesondere in den Fällen, in denen weder die ersuchende noch die ersuchte Behörde im IMI registriert sind.

(43)

Für die Zwecke dieser Verordnung sollten die Zentralbehörden der Mitgliedstaaten über das IMI miteinander kommunizieren und ihre Funktionen wahrnehmen. Kommunikationen zwischen den Behörden desselben Mitgliedstaats sollten nach den nationalen Verfahren geregelt werden.

(44)

Das Verhältnis zwischen dieser Verordnung und bestehendem Unionsrecht sollte geklärt werden. In diesem Zusammenhang sollte diese Verordnung die Anwendung von Unionsrecht, das Vorschriften zur Legalisation oder zu einer ähnlichen Förmlichkeit oder zu sonstigen Förmlichkeiten enthält — wie etwa die Verordnung (EG) Nr. 2201/2003 des Rates⁽⁶⁾ —, unberührt lassen. Diese Verordnung sollte auch die Anwendung von Unionsrecht auf dem Gebiet der elektronischen Signaturen und elektronischen Identifizierung unberührt lassen. Widersprechen Bestimmungen dieser Richtlinie einer Bestimmung eines anderen Unionsrechtsakts, der spezifische Aspekte der Vereinfachung der Anforderungen an die Vorlage von öffentlichen Urkunden regelt und die diese Anforderungen noch weiter vereinfacht, wie etwa die Richtlinie 2005/36/EG des Europäischen Parlaments und des Rates⁽⁷⁾, die Richtlinie 2006/123/EG des Europäischen Parlaments und des Rates⁽⁸⁾ und die Verordnung (EG) Nr. 987/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates⁽⁹⁾, so sollte die Bestimmung des Unionsrechtsakts, der eine weitergehende Vereinfachung vorschreibt, Vorrang haben.

(45)

Ferner sollte diese Verordnung dem Rückgriff auf andere durch Unionsrecht etablierte Formen der Verwaltungszusammenarbeit, die den Informationsaustausch zwischen den Mitgliedstaaten auf bestimmten Gebieten ermöglichen, wie in der Richtlinie 93/109/EG des Rates⁽¹⁰⁾ oder der Verordnung (EG) Nr. 987/2009 vorgesehen, nicht entgegenstehen. Die vorliegende Verordnung sollte ergänzend zu solchen speziellen Regelungen angewandt werden.

(46)

Zur Sicherstellung der Kohärenz mit ihren allgemeinen Zielen sollte diese Verordnung in den Beziehungen zwischen zwei oder mehr Mitgliedstaaten in Bezug auf die Sachverhalte, für die sie gilt, und in dem darin festgelegten Umfang Vorrang vor bilateralen oder multilateralen Übereinkünften oder Vereinbarungen haben, deren Vertragsparteien die Mitgliedstaaten sind und die Sachverhalte betreffen, die in dieser Verordnung geregelt sind.

(47)

Ferner sollten die Mitgliedstaaten in Bereichen, die nicht in den Anwendungsbereich dieser Verordnung fallen wie formelle Beweiskraft öffentlicher Urkunden, mehrsprachige Formulare mit Rechtswirkung, Befreiung von der Legalisation derartiger Formulare und Befreiung von der Legalisation öffentlicher Urkunden in anderen als den von dieser Verordnung erfassten Bereichen, zwischen zweien oder mehreren von ihnen bestehende Vereinbarungen beibehalten oder entsprechende neue Vereinbarungen schließen können. Die Mitgliedstaaten sollten auch bestehende Vereinbarungen beibehalten oder entsprechende neue Vereinbarungen schließen können, um den unter diese Verordnung fallenden Verkehr öffentlicher Urkunden zwischen den Mitgliedstaaten weiter zu vereinfachen.

(48)

Öffentliche Urkunden, die von Behörden von Drittländern ausgestellt werden, fallen nicht in den Anwendungsbereich dieser Verordnung. Ferner berühren Übereinkünfte und Vereinbarungen über die Legalisation oder ähnliche Förmlichkeiten in Bezug auf von Behörden der Mitgliedstaaten oder von Behörden von Drittländern ausgestellte öffentliche Urkunden zu den in dieser Verordnung geregelten Bereichen, die in den Beziehungen zwischen den Mitgliedstaaten und den betreffenden Drittländern verwendet werden sollen, möglicherweise nicht die Anwendung dieser Verordnung. Daher sollten die Mitgliedstaaten durch diese Verordnung nicht daran gehindert werden, bilaterale oder multilaterale internationale Übereinkünfte mit Drittländern über die Legalisation oder ähnliche Förmlichkeiten in Bezug auf öffentliche Urkunden, die in dieser Verordnung geregelten Bereichen unterfallen, von Behörden der Mitgliedstaaten oder von Behörden von Drittstaaten ausgestellt werden und in den Beziehungen zwischen den Mitgliedstaaten und den betroffenen Drittländern verwendet werden sollen, zu schließen. Die Mitgliedstaaten sollten ferner — insoweit ein oder mehrere Mitgliedstaaten Vertragspartei solcher Übereinkünfte oder Vereinbarungen sind oder möglicherweise beschließen, ihnen als Vertragspartei beizutreten — nicht daran gehindert werden, über die Annahme des Beitritts neuer Vertragsparteien zu entscheiden, was insbesondere für das Recht nach Artikel 12 Absatz 2 des Apostilleübereinkommens gilt, Einspruch gegen neue Beitritte zu erheben und zu notifizieren, und auch nicht daran, Anträge und Änderungen in Bezug auf das Europäische Übereinkommen von 1968 zur Befreiung der von diplomatischen oder konsularischen Vertretern errichteten Urkunden von der Legalisation einzureichen oder Entscheidungen über den Beitritt neuer Vertragsparteien zu treffen.

(49)

Da die mehrsprachigen Formulare nach dieser Verordnung keine Rechtswirkung haben und sich nicht mit den in den CIEC-Übereinkommen Nr. 16, Nr. 33 und Nr. 34 vorgesehenen mehrsprachigen Formularen oder mit den im CIEC-Übereinkommen Nr. 27 vorgesehenen Lebensbescheinigungen überschneiden, sollte diese Verordnung die Anwendung dieser Übereinkommen in den Beziehungen zwischen Mitgliedstaaten oder zwischen Mitgliedstaaten und Drittländern nicht berühren.

(50)

Es sollte ein Ad-hoc-Ausschuss aus Vertretern der Kommission und der Mitgliedstaaten unter dem Vorsitz eines Vertreters der Kommission eingesetzt werden mit dem Ziel, alle Maßnahmen zu ergreifen, die die Anwendung dieser Verordnung erleichtern, vor allem durch den Austausch bewährter Verfahren im Zusammenhang mit der Anwendung der Verordnung zwischen Mitgliedstaaten, mit der Vorbeugung gegen Betrug unter Verwendung öffentlicher Urkunden sowie beglaubigter Kopien und beglaubigter Übersetzungen dieser Urkunden, mit der Verwendung elektronischer Versionen öffentlicher Urkunden und im Zusammenhang mit der Verwendung mehrsprachiger Formulare und entdeckter gefälschter Dokumente.

(51)

Um die Anwendung dieser Verordnung zu erleichtern, sollten die Mitgliedstaaten — zur Unterrichtung der Öffentlichkeit mit allen geeigneten Mitteln und insbesondere über das Europäische Justizportal — der Kommission über das IMI die Kontaktangaben ihrer Zentralbehörden, die Muster der am meisten verwendeten öffentlichen Urkunden nach ihrem jeweiligen nationalen Recht, oder, falls für eine Urkunde kein solches Muster existiert, Informationen über die spezifischen Merkmale dieser Urkunde mitteilen.

(52)

Die Mitgliedstaaten sollten ferner über das IMI anonymisierte Fassungen entdeckter gefälschter Dokumente, die als nützliche und typische Beispiele für die Entdeckung möglicher Fälschungen dienen könnten, übermitteln. Die Übermittlung derartiger gefälschter Dokumente sollte auf gefälschte Dokumente beschränkt sein, deren Weitergabe nach nationalem Recht zulässig ist, und sollte die Vorschriften der Mitgliedstaaten über die Weitergabe von im Lauf von Strafverfahren zusammengetragenem Beweismaterial nicht berühren. Die von den Mitgliedstaaten übermittelten Informationen über gefälschte Dokumente sollten nicht der Öffentlichkeit bekannt gegeben werden.

(53)

Um die Anwendung dieser Verordnung zu erleichtern, sollten die Mitgliedstaaten — zur Unterrichtung der Öffentlichkeit über das Europäische Justizportal — der Kommission Folgendes mitteilen: die Sprache(n), in der/denen sie die Vorlage der von den Behörden eines anderen Mitgliedstaats ausgestellten öffentlichen Urkunden akzeptieren; eine informatorische Liste der unter diese Verordnung fallenden öffentlichen Urkunden; die Liste der öffentlichen Urkunden, denen mehrsprachige Formulare als geeignete Übersetzungshilfe beigefügt werden können; die Liste der Personen, die nach nationalem Recht die Qualifikation zur Anfertigung beglaubigter Übersetzungen besitzen, sofern eine solche Liste vorhanden ist; eine informatorische Liste der Arten von Behörden, die nach nationalem Recht befugt sind, beglaubigte Kopien auszustellen; Informationen zu den Mitteln, mit denen beglaubigte Übersetzungen und beglaubigte Kopien identifiziert werden können; und Informationen über die besonderen Merkmale beglaubigter Kopien.

(54)

Die Informationen über die Muster der am häufigsten verwendeten öffentlichen Urkunden oder über die besonderen Merkmale dieser Urkunden oder der beglaubigten Kopien davon sollten nur soweit der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden, als diese Informationen nach dem Recht des Mitgliedstaats, dessen Behörden die öffentliche Urkunde ausgestellt oder die beglaubigte Kopie erstellt haben, bereits öffentlich zugänglich sind. Zu diesem Zweck sollten die Mitgliedstaaten der Kommission mitteilen, welche Urkunden nach ihrem nationalen Recht öffentlich zugänglich sind. Jedoch sollten für die Zwecke dieser Verordnung die Informationen über besondere Merkmale einer öffentlichen Urkunde oder einer beglaubigten Kopie davon, die der Kommission von den Mitgliedstaaten mitgeteilt werden sollten, keine Information über diejenigen besonderen Sicherheitsmerkmale einschließen, die nach dem Recht des Mitgliedstaats, dessen Behörden die öffentliche Urkunde ausgestellt oder die beglaubigte Kopie erstellt haben, nicht öffentlich zugänglich ist.

(55)

Der Umstand, dass ein Mitgliedstaat der Kommission die Sprache(n) mitgeteilt hat, die er außer seiner eigenen Sprache für die Vorlage der von den Behörden eines anderen Mitgliedstaats ausgestellten öffentlichen Urkunden akzeptiert, sollte seine Behörden nicht daran hindern, weitere Sprachen zu akzeptieren, wenn ihnen eine von den Behörden eines anderen Mitgliedsstaats ausgestellten öffentlichen Urkunde vorgelegt wird, sofern das dem nationalen Recht entspricht oder von dem betreffenden Mitgliedstaat gestattet wird.

(56)

Diese Verordnung wahrt die durch die Charta der Grundrechte der Europäischen Union anerkannten Grundrechte und Grundsätze, insbesondere das Recht auf Achtung des Privat- und Familienlebens, das Recht auf den Schutz personenbezogener Daten, das Recht, eine Ehe einzugehen und eine Familie zu gründen, und das Recht auf Freizügigkeit und Aufenthaltsfreiheit. Diese Verordnung sollte nach diesen Rechten und Grundsätzen angewendet werden.

(57)

Da die Ziele dieser Verordnung, nämlich die Freizügigkeit der Unionsbürger dadurch zu fördern, dass der freie Umlauf bestimmter öffentlicher Urkunden in der Union erleichtert wird, von den Mitgliedstaaten nicht ausreichend verwirklicht werden können, sondern vielmehr wegen ihres Umfangs und ihrer Wirkungen auf Unionsebene besser zu verwirklichen sind, kann die Union gemäß dem in Artikel 5 des Vertrags über die Europäische Union verankerten Subsidiaritätsprinzip tätig werden. Entsprechend dem in demselben Artikel genannten Grundsatz der Verhältnismäßigkeit geht diese Verordnung nicht über das für die Verwirklichung dieser Ziele erforderliche Maß hinaus —

HABEN FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN: