Artikel 45 VO (EU) 2019/715

(1) Dem Anweisungsbefugten obliegt es, die Einnahmen und Ausgaben nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung auszuführen, unter anderem indem er die Berichterstattung über die Leistung sicherstellt, und sowohl deren Recht- und Ordnungsmäßigkeit als auch die Gleichbehandlung der Empfänger von Unionsmitteln zu gewährleisten.

(2) Der Anweisungsbefugte führt — unter Beachtung der mit dem Verwaltungsumfeld verbundenen Risiken, einschließlich gegebenenfalls spezifischer Risiken im Zusammenhang mit dezentralen Büros, und der Art der finanzierten Maßnahmen — die für die Ausführung der Aufgaben eines Anweisungsbefugten geeignete Organisationsstruktur sowie die internen Kontrollsysteme im Einklang mit den Mindeststandards oder Grundsätzen ein, welche der Verwaltungsrat oder — sofern der Gründungsakt dies zulässt — der Exekutivausschuss auf der Grundlage des von der Kommission für ihre eigenen Dienststellen festgelegten internen Kontrollrahmens festlegt.

Diese Struktur und diese Systeme werden auf der Grundlage einer umfassenden Risikoanalyse eingerichtet, in der der Kosteneffizienz der Struktur und der Systeme sowie Leistungsaspekten Rechnung getragen wird.

Der Anweisungsbefugte kann in seinen Dienststellen eine Gutachter- und Beratungsfunktion einrichten, die ihn bei der Risikokontrolle im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit unterstützt.

(3) Zur Ausführung der Ausgaben nimmt der Anweisungsbefugte Mittelbindungen vor, geht rechtliche Verpflichtungen ein, stellt Ausgaben fest, erteilt die entsprechenden Auszahlungsanordnungen und vollzieht die vor der Mittelausführung erforderlichen Handlungen.

(4) Zur Ausführung der Einnahmen erstellt der Anweisungsbefugte Forderungsvorausschätzungen, stellt die Forderungen fest und erteilt Einziehungsanordnungen. Gegebenenfalls verzichtet der Anweisungsbefugte auf festgestellte Forderungen.

(5) Um Fehlern und Unregelmäßigkeiten vor der Genehmigung von Vorgängen vorzubeugen und die Gefahr der Nichterreichung von Zielen zu mindern, wird jeder Vorgang hinsichtlich seiner operativen und finanziellen Aspekte mindestens einer Ex-ante-Kontrolle unterzogen, die auf der Grundlage einer Kontrollstrategie unter Berücksichtigung der Risiken und der Kosteneffizienz erfolgt.

Die Prüftiefe und -häufigkeit für die Ex-ante-Kontrollen legt der Anweisungsbefugte unter Berücksichtigung von Ergebnissen früherer Kontrollen sowie von Risiko- und Kosteneffizienzaspekten auf der Grundlage seiner eigenen Risikoanalyse fest. Im Zweifelsfall fordert der für die Feststellung der betreffenden Vorgänge zuständige Anweisungsbefugte im Rahmen der Ex-ante-Kontrolle zusätzliche Informationen an oder führt eine Vor-Ort-Kontrolle durch, um eine angemessene Gewähr zu erreichen.

(6) Für die Kontrollen kann der Anweisungsbefugte mehrere ähnliche Einzeltransaktionen im Zusammenhang mit den laufenden Personalausgaben für Dienstbezüge, Ruhegehälter, Erstattung von Dienstreisekosten und Krankheitskosten als eine einzige Transaktion behandeln.

(7) Die Überprüfung eines bestimmten Vorgangs erfolgt durch einen anderen als den Bediensteten, der den Vorgang eingeleitet hat. Der Bedienstete, der die Überprüfung durchführt, darf nicht dem Bediensteten unterstellt sein, der den Vorgang eingeleitet hat.

(8) Der Anweisungsbefugte kann Ex-post-Kontrollen vorsehen, um Fehler und Unregelmäßigkeiten bei bereits genehmigten Vorgängen festzustellen und zu korrigieren. Dabei kann es sich je nach Risiko um Stichprobenkontrollen handeln, bei denen Ergebnisse früherer Kontrollen sowie Kosteneffizienz- und Leistungsaspekte berücksichtigt werden.

(9) Die Ex-post-Kontrollen und die Ex-ante-Kontrollen dürfen nicht von denselben Bediensteten vorgenommen werden. Die Bediensteten, die die Ex-post-Kontrollen vornehmen, dürfen nicht den Bediensteten unterstellt sein, die die Ex-ante-Kontrollen vornehmen.

Die Ex-post-Kontrollen können in Form von Prüfungen der Rechnungsführung in den Räumlichkeiten der Begünstigten stattfinden.

Die Vorschriften und Modalitäten, einschließlich der Zeitpläne, für die Durchführung von Prüfungen der Begünstigten müssen deutlich, einheitlich und transparent sein und bei der Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarung zur Verfügung gestellt werden.

(10) Die für den Haushaltsvollzug zuständigen Anweisungsbefugten und Bediensteten müssen über die erforderlichen Fachkenntnisse verfügen. Sie halten sich an spezifische berufsbezogene Regeln, die von der Unionseinrichtung auf der Grundlage der von der Kommission für ihre eigenen Dienststellen aufgestellten Standards festgelegt werden.

(11) Ist ein mit der finanziellen Abwicklung oder der Kontrolle von Vorgängen betrauter Bediensteter der Ansicht, dass eine Entscheidung, der er auf Anweisung seines Dienstvorgesetzten Folge leisten oder zustimmen soll, eine Unregelmäßigkeit aufweist oder gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung oder gegen die von diesem Bediensteten einzuhaltenden berufsbezogenen Regeln verstößt, unterrichtet er den Direktor; erfolgt diese Unterrichtung schriftlich, antwortet der Direktor ebenfalls schriftlich. Wird der Direktor innerhalb einer angesichts der Umstände der Sache angemessenen Frist und in jedem Fall binnen eines Monats nicht tätig oder bestätigt er die ursprüngliche Entscheidung oder Anweisung und ist der Bedienstete der Ansicht, dass in der Bestätigung keine angemessene Reaktion auf seine Bedenken besteht, informiert der Bedienstete das in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 genannte Gremium und den Verwaltungsrat schriftlich.

(12) Im Falle einer rechtswidrigen Handlung, von Betrug oder von Korruption, die Schaden für die Interessen der Union verursachen können, unterrichten Mitglieder des Personals oder sonstige Bedienstete, einschließlich an die Unionseinrichtung abgeordneter nationaler Sachverständiger, ihren unmittelbaren Vorgesetzten, den Direktor oder den Verwaltungsrat der Unionseinrichtung oder direkt das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung oder die Europäische Staatsanwaltschaft. In Verträgen mit externen Rechnungsprüfern, die Prüfungen des Finanzmanagements der Unionseinrichtung durchführen, wird die Pflicht des externen Rechnungsprüfers vorgesehen, den Direktor, oder — sofern dieser beteiligt sein könnte — den Verwaltungsrat, über jede vermutete rechtswidrige Tätigkeit, jeden vermuteten Betrug oder jede vermutete Korruption zum Nachteil der Interessen der Union zu unterrichten.