1.

ALLGEMEIN

1.1.

Angaben übermittelt von:

a)

Mitgliedstaat:

b)

Name und E-Mail-Adresse des Hauptansprechpartners (für die Beschreibung zuständige Stelle):

1.2.

Die Angaben entsprechen dem Stand vom: (TT/MM/JJ)

1.3.

Struktur des Systems (allgemeine Angaben und Flussdiagramm, aus dem die organisatorischen Beziehungen zwischen den im Verwaltungs- und Kontrollsystem für die Reserve mitwirkenden Stellen hervorgehen)

a)

Für die Verwaltung des Finanzbeitrags aus der Reserve zuständige Stelle⁽¹⁾ (Name, Anschrift und Ansprechpartner):

b)

Gegebenenfalls die Stelle(n), an die Aufgaben übertragen wurden (Name, Anschrift und Ansprechpartner in der Stelle):

c)

Unabhängige Prüfstelle (Name, Anschrift und Ansprechpartner):

d)

Geben Sie an, wie der Grundsatz der Aufgabentrennung zwischen den unter den Buchstaben a und c genannten Stellen eingehalten wird:

2.

FÜR DIE VERWALTUNG DES FINANZBEITRAGS AUS DER RESERVE ZUSTÄNDIGE STELLE

2.1.

Die für die Verwaltung des Finanzbeitrags aus der Reserve zuständige Stelle und ihre wesentlichen Aufgaben

a)

Status der für die Verwaltung des Finanzbeitrags aus der Reserve zuständigen Stelle (nationale oder regionale Stelle) und Stelle, der sie angehört:

b)

Rahmen zur Gewährleistung, dass erforderlichenfalls und insbesondere bei größeren Änderungen beim Verwaltungs- und Kontrollsystem ein adäquates Risikomanagement betrieben wird:

2.2.

Beschreibung der Organisation und der Verfahren im Zusammenhang mit den Funktionen und Aufgaben der für die Verwaltung des Finanzbeitrags aus der Reserve zuständigen Stelle

a)

Beschreibung der Funktionen und Aufgaben, die von der für die Verwaltung des Finanzbeitrags aus der Reserve zuständigen Stelle wahrgenommen werden:

b)

Beschreibung, wie die Arbeit organisiert wird und welche Verfahren angewandt werden, insbesondere im Hinblick auf die Durchführung von Überprüfungen (Verwaltungs- und Vor-Ort-Kontrollen) und die Gewährleistung eines angemessenen Prüfpfads für alle Ausgabenbelege:

c)

Angaben zur geplanten Mittelzuweisung im Zusammenhang mit den verschiedenen Funktionen der für die Verwaltung des Finanzbeitrags aus der Reserve zuständigen Stelle (einschließlich Informationen über alle geplanten Auslagerungen und deren Umfang, falls zutreffend):

3.

UNABHÄNGIGE PRÜFSTELLE

Status und Beschreibung der Organisation und der Verfahren im Zusammenhang mit den Aufgaben der unabhängigen Prüfstelle

a)

Status der unabhängigen Prüfstelle (nationale oder regionale Stelle) und gegebenenfalls Stelle, der sie angehört:

b)

Beschreibung der Funktionen und Aufgaben, die von der unabhängigen Prüfstelle wahrgenommen werden:

c)

Beschreibung, wie die Arbeit organisiert wird (Arbeitsabläufe, Verfahren, interne Abteilungen), welche Verfahren angewandt werden und wann, wie sie überwacht werden, sowie Angaben zur geplanten Ressourcenzuweisung im Zusammenhang mit den verschiedenen Prüfungstätigkeiten:

4.

ELEKTRONISCHES SYSTEM

Beschreibung des elektronischen Systems bzw. der elektronischen Systeme einschließlich Flussdiagramm (zentrales oder gemeinsames vernetztes System oder dezentrales System mit Verbindungen zwischen den Systemen) im Hinblick auf Folgendes:

a)

Aufzeichnung und Speicherung von Daten zu jeder aus der Reserve finanzierten Maßnahme in elektronischer Form:

—

Empfängername und Höhe des Finanzbeitrags aus der Reserve,

—

Name des Auftragnehmers⁽²⁾ und Unterauftragnehmers⁽³⁾, sofern es sich bei dem Empfänger um einen öffentlichen Auftraggeber im Sinne der Unions- oder nationalen Bestimmungen über die Vergabe öffentlicher Aufträge handelt, und Auftragswert,

—

Vorname, Nachname und Geburtsdatum des wirtschaftlichen Eigentümers⁽⁴⁾ im Sinne von Artikel 3 Nummer 6 der Richtlinie (EU) 2015/849 des Europäischen Parlaments und des Rates⁽⁵⁾, des Empfängers oder Auftragnehmers gemäß dem ersten und zweiten Gedankenstrich dieses Buchstabens,

—

gegebenenfalls Angaben zu einzelnen Teilnehmenden;

b)

Sicherstellung, dass Rechnungsführungsunterlagen für jede aus der Reserve finanzierte Maßnahme erfasst und gespeichert werden und diese Unterlagen die erforderlichen Daten für den Antrag auf einen Finanzbeitrag unterstützen;

c)

Führung von Rechnungsführungsunterlagen über entstandene und beglichene Ausgaben;

d)

Angabe, ob die elektronischen Systeme wirksam funktionieren und die Daten an dem unter Punkt 1.2 genannten Datum zuverlässig aufzeichnen können;

e)

Beschreibung der Verfahren zur Gewährleistung der Sicherheit, Integrität und Vertraulichkeit der elektronischen Systeme.