Zulassungskriterien für Zahlstellen gemäß Artikel 1 Absatz 2

1.

INTERNES UMFELD

A.

Organisationsstruktur

Die Zahlstelle muss über eine Organisationsstruktur verfügen, die es ihr gestattet, in Bezug auf die Ausgaben des EGFL und des ELER die folgenden Hauptfunktionen auszuüben:

i)

Sie bewilligt und kontrolliert die Zahlungen, um festzustellen, ob der einem Begünstigten zu zahlende Betrag den Unionsvorschriften entspricht; hierzu führt sie insbesondere Verwaltungs- und Vor-Ort-Kontrollen durch.

ii)

Sie zahlt den bewilligten Betrag an Begünstigte (oder ihre Bevollmächtigten) bzw. im Falle der Maßnahmen zur Entwicklung des ländlichen Raums den durch die Union kofinanzierten Anteil aus.

iii)

Sie führt die Bücher, d. h. verzeichnet alle Zahlungen in den in einem Informationssystem getrennt geführten Rechnungen der Zahlstelle für die Ausgaben des EGFL und des ELER, und erstellt periodische Ausgabenübersichten, einschließlich der für die Kommission bestimmten monatlichen (für den EGFL), vierteljährlichen (für den ELER) und jährlichen Erklärungen. In den Rechnungen der Zahlstelle werden außerdem alle vom EGFL und vom ELER finanzierten Aktiva, insbesondere hinsichtlich der Interventionsbestände, der noch nicht abgerechneten Vorschusszahlungen, der Sicherheiten und der Außenstände, verzeichnet.

iv)

Sie stellt in Bezug auf die in der Verordnung (EU) 2021/2115 genannten Interventionskategorien sicher, dass die Leistungsberichterstattung über Outputindikatoren für die Zwecke des jährlichen Leistungsabschlusses gemäß Artikel 54 der Verordnung (EU) 2021/2116 und die Leistungsberichterstattung über Ergebnisindikatoren für die mehrjährige Leistungsüberwachung gemäß Artikel 134 der Verordnung (EU) 2021/2115 durchgeführt und damit nachgewiesen wird, dass Artikel 37 der Verordnung (EU) 2021/2116 eingehalten wird.

Die Organisationsstruktur der Zahlstelle gestattet eine klare Zuweisung der Befugnisse und Zuständigkeiten auf allen operativen Ebenen und eine Trennung der drei in Absatz 1 Ziffern i, ii und iii genannten Funktionen, für die die Zuständigkeiten in einem Geschäftsverteilungsplan, einschließlich der Berichterstattungsstruktur, definiert werden. Die Organisationsstruktur umfasst außerdem den technischen Prüfdienst und den internen Revisionsdienst gemäß Nummer 4.

B.

Personal

Die Zahlstelle weist nach, dass sie sich für Integrität und ethische Werte einsetzt. Sie muss auf allen Leitungsebenen in ihren Anweisungen, ihren Handlungen und ihrem Auftreten auf Integrität und ethische Werte achten. Integrität und ethische Werte werden in Verhaltensregeln kodifiziert und müssen allen Ebenen der Organisation, ausgelagerten Dienstleistern und Begünstigten bewusst sein. Es müssen Verfahren vorhanden sein, mit denen bewertet wird, ob Einzelpersonen und Einrichtungen den Verhaltensregeln Folge leisten, und die bei Abweichungen ein rechtzeitiges Einschreiten ermöglichen. Die Zahlstelle weist darüber hinaus nach, dass sie sich dafür einsetzt, im Hinblick auf ihre Ziele kompetentes Personal zu gewinnen, weiterzubilden und dauerhaft zu binden. Die Zahlstelle gewährleistet insbesondere Folgendes:

i)

Für die Ausführung der Maßnahmen wird geeignetes Personal eingesetzt; die auf den verschiedenen operationellen Ebenen erforderlichen angemessenen Fachkenntnisse sind vorhanden.

ii)

Die funktionale Trennung gewährleistet, dass ein Bediensteter jeweils nur für eine der drei Funktionen Bewilligung, Auszahlung oder Verbuchung der zulasten des EGFL oder des ELER gehenden Beträge zuständig ist und dass kein Bediensteter eine dieser Funktionen ohne Aufsicht ausübt.

iii)

Die Zuständigkeiten der einzelnen Bediensteten werden in einer schriftlichen Stellenbeschreibung festgelegt, einschließlich der finanziellen Obergrenzen für ihre Entscheidungsbefugnis. Letztere können im System definiert werden.

iv)

Auf allen operationellen Ebenen wird für geeignete Schulungsmaßnahmen, einschließlich Sensibilisierung für Betrugsrisiken, gesorgt; für das in sensiblen Positionen eingesetzte Personal ist entweder Rotation oder verstärkte Dienstaufsicht vorgesehen.

v)

Es werden geeignete Maßnahmen ergriffen, um etwaige Risiken von Interessenkonflikten im Sinne von Artikel 61 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 im Rahmen der Wahrnehmung der Aufgaben der Zahlstelle gegenüber Personen mit Einfluss und in sensiblen Positionen innerhalb und außerhalb der Zahlstelle zu ermitteln und zu vermeiden. Für den Fall, dass das Risiko eines Interessenkonflikts besteht, müssen Maßnahmen vorgesehen sein, die die Anwendung dieses Artikels gewährleisten.

C.

Risikobewertung

Die Zahlstelle gewährleistet Folgendes:

i)

Die Ziele der Zahlstelle werden benannt, damit die Risiken, die mit diesen Zielen verbunden sind, ermittelt und bewertet werden können.

ii)

Die Risiken für die Erreichung der Ziele der Zahlstelle, einschließlich potenzieller Unregelmäßigkeiten oder Betrugsfälle, werden benannt und analysiert, um auf dieser Grundlage festzulegen, wie den Risiken zu begegnen ist.

iii)

In Bezug auf das Risiko von Betrug ist eine Betrugsbekämpfungsstrategie vorhanden, die Maßnahmen vorsieht, mit denen gegen Betrug und sonstige rechtswidrige Handlungen, die die finanziellen Interessen der Union beeinträchtigen, vorgegangen wird. Diese Strategie umfasst Maßnahmen zur Verhinderung und Aufdeckung von Betrug, die Bedingungen, unter denen Betrugsfälle zu untersuchen sind, und Wiedergutmachungs- und Abschreckungsmaßnahmen mit verhältnismäßigen und wirksamen Sanktionen.

iv)

Es werden Maßnahmen umgesetzt, die der Vermeidung und Minderung der Risiken dienen.

v)

Es werden Änderungen ermittelt und bewertet, mit denen sich erhebliche Auswirkungen auf das interne Kontrollsystem erzielen lassen;

vi)

Die Risikobewertung und die Maßnahmen zur Vermeidung oder Minderung der festgestellten Risiken werden regelmäßig überprüft.

D.

Übertragung

D.1.

Werden Aufgaben der Zahlstelle gemäß Artikel 9 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2021/2116 anderen Einrichtungen übertragen, so müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

i)

In einer schriftlichen Vereinbarung zwischen der Zahlstelle und der betreffenden Einrichtung sind neben den übertragenen Aufgaben der Inhalt der der Zahlstelle zu übermittelnden Informationen und Unterlagen sowie der Zeitpunkt der Übermittlung festzulegen. Die Vereinbarung muss es der Zahlstelle ermöglichen, die Zulassungskriterien zu erfüllen.

ii)

Die Zahlstelle bleibt in allen Fällen für die wirksame Verwaltung der betreffenden Mittel verantwortlich. Sie trägt nach wie vor die volle Verantwortung für die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Geschäftsvorgänge, einschließlich des Schutzes der finanziellen Interessen der Union, sowie für die betreffenden Ausgabenerklärungen an die Kommission und für die entsprechende Vorbereitung der Rechnungslegung.

iii)

Die Zuständigkeiten und Pflichten der anderen Einrichtung insbesondere hinsichtlich der Kontrolle und Überprüfung der Einhaltung der Unionsvorschriften werden eindeutig definiert.

iv)

Die Zahlstelle gewährleistet, dass die andere Einrichtung über wirksame Systeme verfügt, um ihre Aufgaben in zufriedenstellender Weise wahrnehmen zu können.

v)

Die andere Einrichtung bestätigt der Zahlstelle gegenüber ausdrücklich, dass sie ihre Aufgaben wahrnimmt, und beschreibt die hierzu eingesetzten Mittel.

vi)

Die Zahlstelle überprüft regelmäßig die übertragenen Aufgaben, um zu gewährleisten, dass die Arbeiten in zufriedenstellender Weise und im Einklang mit den Unionsvorschriften durchgeführt werden.

D.2.

Die Bedingungen gemäß Abschnitt D.1 Ziffern i, ii, iii und v gelten entsprechend in den Fällen, in denen die Funktionen der Zahlstelle aufgrund von nationalen Rechtsvorschriften von einer anderen Einrichtung im Rahmen ihrer regulären Aufgaben ausgeübt werden.

2.

KONTROLLTÄTIGKEITEN

A.

Verfahren für die Antragsbewilligung

Die Zahlstelle legt Verfahren fest, um die folgenden Vorschriften einzuhalten:

i)

Die Zahlstelle legt die Verfahrensvorschriften für den Eingang, die Erfassung und die Bearbeitung der Anträge fest, einschließlich einer Beschreibung aller dabei erforderlichen Unterlagen und des zu verwendenden Informationssystems.

ii)

Jeder für die Bewilligung zuständige Bedienstete muss über eine umfassende Prüfliste über die durchzuführenden Kontrollen verfügen und bescheinigt in den Belegunterlagen des jeweiligen Antrags, dass die genannten Kontrollen vorgenommen wurden. Diese Bescheinigung kann in elektronischer Form erfolgen. Es ist nachzuweisen, dass die Arbeit systematisch, z. B. auf der Grundlage einer Stichprobe, eines Systems oder eines Plans, durch einen Dienstvorgesetzten überprüft wird.

iii)

Ein Antrag darf erst zur Auszahlung bewilligt werden, nachdem die Übereinstimmung mit den Unionsvorschriften hinreichend überprüft wurde.

iv)

Die Kontrollen müssen die Kontrollen, die in der Verordnung über die Maßnahme vorgesehen sind, in deren Rahmen die Beihilfe beantragt wird, sowie die Kontrollen gemäß Artikel 59 der Verordnung (EU) 2021/2116 umfassen, damit Betrug und Unregelmäßigkeiten unter besonderer Berücksichtigung der vorhandenen Risiken verhindert oder aufgedeckt werden. Für den ELER sind außerdem Verfahren vorzusehen, um zu überprüfen, ob die Bedingungen für die Gewährung der Beihilfe, einschließlich der Auftragsvergabe, erfüllt sind und ob alle geltenden Unionsvorschriften, einschließlich jener im GAP-Strategieplan, eingehalten wurden.

v)

Die Leitung der Zahlstelle wird auf der geeigneten Ebene regelmäßig und rechtzeitig über die Ergebnisse der durchgeführten Verwaltungs- und Vor-Ort-Kontrollen unterrichtet, damit vor der Abrechnung eines Antrags stets beurteilt werden kann, ob diese Kontrollen ausreichend waren.

vi)

Die durchgeführten Arbeiten werden ausführlich in einem Bericht dokumentiert, der dem jeweiligen Antrag oder der Gruppe von Anträgen beigefügt wird, oder gegebenenfalls in einem Bericht, der ein ganzes Wirtschaftsjahr abdeckt. Dem Bericht beigefügt wird eine Bescheinigung über die Förderfähigkeit der genehmigten Anträge sowie über Art, Umfang und Grenzen der durchgeführten Arbeiten. Dies kann in elektronischer Form erfolgen. Für den ELER ist außerdem eine Erklärung beizufügen, dass die Kriterien für die Gewährung der Beihilfe, einschließlich der Auftragsvergabe, erfüllt sind und dass alle geltenden Unionsvorschriften, einschließlich jener im GAP-Strategieplan, eingehalten wurden. Werden die körperlichen oder die Verwaltungskontrollen nicht umfassend, sondern auf der Grundlage einer Stichprobe von Anträgen durchgeführt, so sind die ausgewählten Anträge anzugeben, die Stichprobenmethode zu beschreiben, die Ergebnisse aller Überprüfungen sowie die Maßnahmen aufzuführen, die bei vorgefundenen Abweichungen und Unregelmäßigkeiten getroffen wurden. Die Belege (in Papier- oder elektronischer Form) müssen hinreichende Gewähr dafür bieten, dass alle erforderlichen Kontrollen bezüglich der Förderfähigkeit der bewilligten Anträge vorgenommen wurden.

vii)

Werden bewilligte Anträge und durchgeführte Kontrollen betreffende Unterlagen (in Papier- oder elektronischer Form) bei anderen Einrichtungen aufbewahrt, so sehen sowohl diese Einrichtungen als auch die Zahlstelle Verfahren vor, die gewährleisten, dass die betreffenden Unterlagen oder elektronischen Daten erhalten bleiben und der Zahlstelle zur Verfügung stehen.

B.

Auszahlungsverfahren

Die Zahlstelle sieht Verfahren vor, die gewährleisten, dass die Zahlungen ausschließlich auf Bankkonten von Begünstigten oder deren Bevollmächtigten geleistet werden. Die Zahlung wird innerhalb von fünf Arbeitstagen nach der Verbuchung zulasten des EGFL oder des ELER durch die Bank der Zahlstelle oder gegebenenfalls eine staatliche Kassenstelle ausgeführt. Es sind Verfahren vorzusehen, die gewährleisten, dass für keinen der Zahlungsbeträge der nicht ausgeführten Überweisungen Erstattungen aus dem EGFL oder dem ELER beantragt werden. Wurden diese Zahlungen bereits dem EGFL oder dem ELER gegenüber geltend gemacht, so sind sie diesen über die folgenden monatlichen bzw. vierteljährlichen Erklärungen oder spätestens in der Jahresrechnung wieder gutzuschreiben. Zahlungen in bar sind nicht zulässig. Die Genehmigung des Anweisungsbefugten und/oder seines Dienstvorgesetzten kann in elektronischer Form erfolgen, soweit die betreffenden Informationssysteme ein angemessenes Sicherheitsniveau gewährleisten und die Identität des Unterzeichners in den elektronischen Aufzeichnungen festgehalten wird.

C.

Verbuchungsverfahren

Die Zahlstelle sieht folgende Verfahren vor:

i)

Die Buchführungsverfahren müssen die Gewähr dafür bieten, dass die monatlichen (für den EGFL), vierteljährlichen (für den ELER) und jährlichen Ausgabenerklärungen vollständig und richtig sind und fristgerecht erfolgen und dass etwaige Fehler oder Auslassungen entdeckt und berichtigt werden, insbesondere durch regelmäßig durchgeführte Überprüfungen und Abgleiche.

ii)

Die Buchführung über die Interventionsbestände muss sicherstellen, dass die Erzeugnismengen und die entsprechenden Kosten im Einklang mit den geltenden Vorschriften auf jeder Stufe, von der Annahme eines Angebots bis zur materiellen Auslagerung des Erzeugnisses, korrekt und rechtzeitig bearbeitet und nach Einzelpartien in den entsprechenden Büchern verzeichnet werden und dass Menge und Art der an jedem Lagerort befindlichen Bestände jederzeit feststellbar sind.

D.

Verfahren für die Leistungsberichterstattung

Hinsichtlich der Interventionskategorien gemäß der Verordnung (EU) 2021/2115 stellt die Zahlstelle sicher, dass ein Informationssystem vorhanden ist, in dem Daten zu jedem Antrag und jedem Vorhaben in elektronischer Form erfasst, aufgezeichnet und gespeichert werden. Das Informationssystem muss außerdem eine Aufschlüsselung der Daten zu allen relevanten Outputindikatoren je Intervention ermöglichen, damit sichergestellt ist, dass aus der jährlichen Leistungsberichterstattung hervorgeht, dass die Ausgaben im Einklang mit Artikel 37 der Verordnung (EU) 2021/2116 getätigt wurden, sowie die Daten für die Ergebnisindikatoren, einschließlich Zielwerten und Etappenzielen, bereitstellen.

E.

Verfahren für Vorschusszahlungen und Sicherheiten

Es sind Verfahren vorzusehen, die Folgendes gewährleisten:

i)

Die Vorschusszahlungen müssen in der Buchführung oder in Hilfsaufzeichnungen gesondert ausgewiesen werden.

ii)

Sicherheiten dürfen nur von Finanzinstitutionen erlangt werden, die den Anforderungen in Kapitel IV dieser Verordnung entsprechen und von den zuständigen Behörden anerkannt wurden; die Sicherheit muss bis zur endgültigen Freigabe oder Einbehaltung gültig sein, die auf einfaches Verlangen der Zahlstelle erfolgt.

iii)

Vorschusszahlungen werden innerhalb der vorgesehenen Fristen abgerechnet; wurde die Abrechnungsfrist für eine Vorschusszahlung überschritten, so ist dies umgehend festzustellen und die Sicherheit unverzüglich einzubehalten.

F.

Verfahren für Außenstände

Alle Kriterien gemäß den Abschnitten A bis E gelten entsprechend für erhobene Abgaben, verfallene Sicherheiten, zurückgezahlte Beträge und zweckgebundene Einnahmen, die die Zahlstelle im Namen des EGFL bzw. des ELER einzuziehen hat. Die Zahlstelle richtet ein System ein, um alle Außenstände auszuweisen und sie bis zum Zahlungseingang in einem einzigen Debitorenbuch zu verzeichnen. Das Debitorenbuch ist regelmäßig zu überprüfen; bei überfälligen Forderungen sind entsprechende Maßnahmen zu treffen.

G.

Prüfpfad

Die Informationen über die Dokumentation der Bewilligung, Verbuchung und Auszahlung der Anträge, die Leistungsberichterstattung und den Umgang mit Vorschusszahlungen, Sicherheiten und Außenständen müssen in der Zahlstelle verfügbar sein, um jederzeit einen ausreichend detaillierten Prüfpfad zu gewährleisten.

3.

INFORMATION UND KOMMUNIKATION

A.

Kommunikation

Die Zahlstelle sieht Verfahren vor, die gewährleisten, dass alle Änderungen der Unionsvorschriften und insbesondere der geltenden Beihilfesätze verzeichnet und die Dienstanweisungen, Datenbanken und Prüflisten rechtzeitig aktualisiert werden.

B.

Sicherheit der Informationssysteme

Die Sicherheit der Informationssysteme wird nach der Norm ISO 27001 zertifiziert: Informationssicherheitsmanagementsysteme — Anforderungen (ISO). Die Mitgliedstaaten können die Sicherheit ihrer Informationssysteme nach anderen anerkannten Normen zertifizieren, die ein Schutzniveau gewährleisten, das dem der Norm ISO 27001 zumindest gleichwertig ist, sofern dies von der Kommission genehmigt wird. Die Absätze 1 und 2 gelten nicht für Zahlstellen, die für die Verwaltung und Kontrolle von jährlichen Ausgaben von höchstens 400 Mio. EUR zuständig sind, sofern der betreffende Mitgliedstaat der Kommission die Entscheidung mitgeteilt hat, eine der folgenden anderen Normen anzuwenden:

—

Norm ISO 27002: Verhaltensregeln zur Informationssicherheit (ISO);

—

Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch;

—

Information Systems Audit and Control Foundation: Control objectives for Information and related Technology (COBIT).

4.

ÜBERWACHUNG

A.

Laufende Überwachung durch interne Kontrolltätigkeiten

Die internen Kontrolltätigkeiten decken mindestens folgende Bereiche ab:

i)

Aufsicht über den technischen Prüfdienst und die nachgeordneten Einrichtungen, die für die Durchführung der Kontrollen und andere Funktionen zuständig sind, um eine reibungslose Umsetzung der Verordnungen, Leitlinien und Verfahren zu gewährleisten.

ii)

Durchführung von Systemänderungen, um die Kontrollsysteme insgesamt zu verbessern.

iii)

Überprüfung der bei der Zahlstelle eingehenden Anträge und Ersuchen sowie aller sonstigen Informationen über mutmaßliche Unregelmäßigkeiten.

iv)

Überwachungsverfahren zur Verhinderung und Aufdeckung von Betrug und Unregelmäßigkeiten, insbesondere in Bezug auf die in die Zuständigkeit der Zahlstelle fallenden GAP-Ausgabenbereiche, in denen ein erhebliches Risiko von Betrug oder sonstigen schwerwiegenden Unregelmäßigkeiten besteht.

Die laufende Überwachung muss Teil der normalen operativen Tätigkeiten der Zahlstelle sein. Der Routinebetrieb und die Kontrolltätigkeiten der Zahlstelle werden auf allen Ebenen regelmäßig überwacht, um einen ausreichend detaillierten Prüfpfad zu gewährleisten.

B.

Getrennte Evaluierungen durch einen internen Revisionsdienst

Die Zahlstelle legt Verfahren fest, um die folgenden Vorschriften einzuhalten:

i)

Der interne Revisionsdienst muss von den anderen Abteilungen der Zahlstelle unabhängig sein und ist der Leitung der Zahlstelle unmittelbar unterstellt.

ii)

Der interne Revisionsdienst überprüft, ob die von der Zahlstelle vorgesehenen Verfahren gewährleisten, dass die Einhaltung der Unionsvorschriften überprüft wird und dass die Buchführung richtig und vollständig ist und sich auf dem neuesten Stand befindet. Die Kontrollen können sich auf ausgewählte Maßnahmen und auf Stichproben von Geschäftsvorgängen beschränken, sofern durch einen Prüfplan sichergestellt wird, dass alle wichtigen Bereiche, darunter die für die Bewilligung zuständigen Abteilungen, innerhalb eines Zeitraums von höchstens fünf Jahren abgedeckt werden.

iii)

Die Arbeiten des internen Revisionsdienstes sind nach international anerkannten Standards durchzuführen; sie sind zu protokollieren und müssen in Berichte und Empfehlungen an die Leitung der Zahlstelle münden.