Artikel 7 VO (EG) 2001/438

(1) Die Verwaltungs- und Kontrollsysteme der Mitgliedstaaten müssen einen ausreichenden Prüfpfad aufweisen.

(2) Ein Prüfpfad ist ausreichend, wenn er Folgendes ermöglicht:

a)

den Abgleich der der Kommission bescheinigten Gesamtbeträge mit den einzelnen Kostenaufstellungen und Belegen, die auf den verschiedenen Verwaltungsebenen und bei den Endbegünstigten und, wenn diese nicht die Endempfänger der Fördermittel sind, bei den mit der Durchführung der Operation befassten Einrichtungen oder Unternehmen, aufbewahrt werden, und

b)

die Überprüfung der Zuteilung und Überweisung der von der Gemeinschaft und den Mitgliedstaaten bereitgestellten Mittel.

Eine indikative Beschreibung der Erfordernisse für einen ausreichenden Prüfpfad ist im Anhang I enthalten.

(2a)

a)

Die Belege für Ausgaben und Kontrollen gemäß Artikel 38 Absatz 6 der Verordnung (EG) Nr. 1260/1999 umfassen

—

Unterlagen, die sich auf einzelne getätigte und gemeldete Ausgaben sowie auf Zahlungen im Rahmen der Förderung beziehen und für einen hinreichenden Prüfpfad erforderlich sind, einschließlich Unterlagen, die belegen, dass die im Rahmen der cofinanzierten Operation vorgesehenen Produkte oder Dienstleistungen tatsächlich geliefert bzw. erbracht wurden;

—

Berichte und Unterlagen zu Kontrollen, die gemäß den Artikeln 4, 9, 10 und 15 dieser Verordnung durchgeführt wurden.

Die zuständigen nationalen Behörden erlassen Verfahren um festzulegen, von welcher Stelle die Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsfrist aufzubewahren sind.

b)

Die Unterlagen sind entweder im Original oder auf allgemein üblichen Datenträgern aufzubewahren.

Zu den allgemein üblichen Datenträgern zählen insbesondere

—

Fotokopien von Originalen;

—

Mikrofiches von Originalen;

—

elektronische Fassungen von Originalen auf optischen Datenträgern (CD-ROM, Festplatte oder Magnetplatte);

—

nur in elektronischer Form vorliegende Unterlagen.

Das Verfahren für die Bescheinigung der Übereinstimmung von auf allgemein üblichen Datenträgern gespeicherten Dokumenten mit den Originalen wird von den nationalen Behörden festgelegt. Das Verfahren muss mit den nationalen Rechtsvorschriften übereinstimmen und hinreichende Gewähr für die Glaubwürdigkeit der aufbewahrten Fassungen für Rechnungsprüfungszwecke bieten. Liegen Unterlagen nur in elektronischer Form vor, so muss das verwendete EDV-System anerkannten Sicherheitsstandards genügen, die die Gewähr bieten, dass die aufbewahrten Unterlagen den nationalen Rechtsvorschriften entsprechen und dass sie für Rechnungsprüfungszwecke glaubwürdig sind.

(3) Die Verwaltungsbehörde vergewissert sich,

a)

dass Verfahren vorhanden sind, die gewährleisten, dass die Unterlagen gemäß Absatz 2a entsprechend den Anforderungen von Artikel 38 Absatz 6 der Verordnung (EG) Nr. 1260/1999 und Anhang I dieser Verordnung aufbewahrt werden,

b)

dass die Stelle, die die Belege aufbewahrt, und ihr Sitz verzeichnet werden, und

c)

dass diese Unterlagen Personen oder Einrichtungen zur Einsichtnahme verfügbar gemacht werden, die gewöhnlich zur Einsicht berechtigt sind.

Zu diesen Personen und Einrichtungen gehören

i)

Bedienstete der Verwaltungsbehörde, der Zahlstelle und der zwischengeschalteten Stellen, die Zahlungsanträge bearbeiten;

ii)

die Dienststellen, die die Prüfung von Verwaltungs- und Kontrollsystemen vornehmen;

iii)

die Person oder Abteilung der Zahlstelle, die die Anträge auf Zwischen- und Restzahlungen gemäß Artikel 32 Absatz 3 und 4 der Verordnung (EG) Nr. 1260/1999 bescheinigt und die Person oder Stelle, die den Vermerk nach Artikel 38 Absatz 1 Buchstabe f) erstellt und

iv)

entsprechend beauftragte Bedienstete der nationalen Prüfungsorgane und der Europäischen Gemeinschaft.

Sie können verlangen, dass Auszüge oder Abschriften der in diesem Absatz genannten Dokumente und Buchführungsunterlagen ausgehändigt werden.