Artikel 37 VO (EG) 2009/810

(1) Die Mitgliedstaaten sind für die Organisation der Visumstellen ihrer Konsulate zuständig.

Um einer Abnahme der Kontrollintensität entgegenzuwirken und zu verhindern, dass Druck auf das Personal vor Ort ausgeübt wird, wird gegebenenfalls ein Rotationssystem für das Personal eingeführt, das direkt mit den Antragstellern in Kontakt kommt. Besonderer Wert wird auf klare Arbeitsstrukturen und eine deutliche Aufgabenteilung/-zuteilung hinsichtlich der endgültigen Entscheidungen über die Anträge gelegt. Zugang zum VIS und zum SIS und zu anderen vertraulichen Informationen erhalten nur wenige dazu ermächtigte Bedienstete. Es werden geeignete Maßnahmen getroffen, um unbefugten Zugang zu solchen Datenbanken zu verhindern.

(2) Um Betrug oder den Verlust von Visummarken zu verhindern, werden die Visummarken unter angemessenen Sicherheitsvorkehrungen aufbewahrt und verwendet. Jedes Konsulat führt Buch über seinen Bestand an Visummarken und registriert die Verwendung jeder einzelnen Visummarke. Jeder erhebliche Verlust von Blanko-Visummarken wird der Kommission gemeldet.

(3) Die Konsulate oder die zentralen Behörden archivieren die Anträge in Papierform oder elektronischer Form. Jedes Dossier enthält die relevanten Informationen, damit die Umstände der Entscheidung über den Antrag erforderlichenfalls nachvollzogen werden können.

Die einzelnen Antragsdossiers werden mindestens ein Jahr lang, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Entscheidung über den Antrag nach Artikel 23 Absatz 1, oder, im Falle der Einlegung eines Rechtsbehelfs, bis zum Abschluss des Rechtsbehelfsverfahrens aufbewahrt, wobei der jeweils längere Zeitraum gilt. Sofern vorhanden, ist das elektronische Antragsdossier bis zum Ende der Gültigkeitsdauer des Visums aufzubewahren.