Artikel 12 VO (EU) 2015/1831

(1) Die vorschlagenden Organisationen halten die Informationen auf dem neuesten Stand und unterrichten den betreffenden Mitgliedstaat über Ereignisse und Umstände, die die Durchführung des Programms oder die finanziellen Interessen der Union wahrscheinlich erheblich beeinträchtigen werden.

(2) Die vorschlagenden Organisationen und die durchführenden Stellen bewahren Aufzeichnungen und andere Unterlagen als Beleg für die ordnungsgemäße Durchführung des Programms und die Zuschussfähigkeit der geltend gemachten Kosten auf, und zwar insbesondere

a)

bei tatsächlichen Kosten: angemessene Aufzeichnungen und sonstige Unterlagen als Beleg für die geltend gemachten Kosten wie Verträge, Unteraufträge, Rechnungen und Buchführungsunterlagen. Die Kostenrechnungsverfahren und Verfahren der internen Kontrolle müssen den direkten Abgleich zwischen den geltend gemachten Beträgen, den in den Büchern verbuchten Beträgen und den in den Belegunterlagen ausgewiesenen Beträgen ermöglichen.

Bei Personalkosten müssen die vorschlagende Organisation und die durchführenden Stellen Zeitnachweise für die Anzahl der geltend gemachten Stunden aufbewahren. Liegen keine zuverlässigen Zeitnachweise für die im Rahmen der Maßnahme geleisteten Arbeitsstunden vor, kann der Mitgliedstaat alternative Nachweise zur Unterstützung der Anzahl der geltend gemachten Stunden akzeptieren, wenn er der Ansicht ist, dass diese eine angemessene Gewähr bieten.

Für Personen, die ausschließlich für das Programm tätig sind, sind keine Zeitnachweise erforderlich, aber eine unterzeichnete Erklärung, in der bestätigt wird, dass die betreffenden Personen ausschließlich für die Maßnahme tätig waren;

b)

bei Kosten auf der Grundlage von Pauschalsätzen: angemessene Aufzeichnungen und sonstige Unterlagen, die die Zuschussfähigkeit der Kosten belegen, bei denen der Pauschalsatz angewandt wurde.