TEIL A

Ein Bewertungsbericht gemäß Artikel 1 Absatz 2 Buchstabe i besteht aus einem Bericht über die Prüfung von Dokumenten und Aufzeichnungen, einem Bericht über die Vor-Ort-Bewertung und einem Bericht über ein Witness Audit und kann alle sonstigen Informationen enthalten, die die Akkreditierungsstelle oder die zuständige Behörde für erforderlich hält.

1.

Bericht über die Prüfung von Dokumenten und Aufzeichnungen

Der Bericht über die Prüfung von Dokumenten und Aufzeichnungen muss folgende Elemente enthalten:

1.1.

Bewertung

a)

der Struktur und der Größe;

b)

des IT-Managementsystems;

c)

der Zweigniederlassungen;

d)

der Art der Tätigkeiten, einschließlich der Vergabe von Unteraufträgen für andere Tätigkeiten als Inspektionen und Probenahmen;

e)

der Organisationsstruktur;

f)

des Qualitätsmanagements;

1.2.

Bewertung der Verfahren für den Informationsaustausch zwischen der Zentrale und den Zweigniederlassungen und von Subunternehmern betriebenen Laboratorien sowie mit der Kommission, den Mitgliedstaaten, anderen Kontrollbehörden und anderen Kontrollstellen;

1.3.

Bewertung der Kenntnisse und Qualifikationen des Personals in Bezug auf die Rechtsvorschriften der Union für die ökologische/biologische Produktion und die diesbezüglichen Kontrollen;

1.4.

Überprüfung, ob die gewählte Sprachregelung und die von der Kontrollbehörde oder Kontrollstelle ausgestellten Dokumente für die unter Vertrag stehenden Unternehmer oder Unternehmergruppen verständlich sind, insbesondere die internen Verfahren für das am Zertifizierungsverfahren oder an den Kontrollen beteiligte Personal;

1.5.

Bewertung der Weiterbildungsprogramme und wirksame Überwachung der bei den Schulungen erworbenen Kompetenzen durch die Kontrollbehörde oder Kontrollstelle;

1.6.

Bewertung in jedem Drittland, für das die Anerkennung gilt, der Erfahrung und Kompetenz des Personals in Bezug auf die Kategorie(n) von Erzeugnissen gemäß Artikel 35 Absatz 7 der Verordnung (EU) 2018/848, die Gegenstand der Kontrollen ist/sind, einschließlich des Beschäftigungsstatus der betreffenden Inspektoren und ihres Vertragsverhältnisses mit der Kontrollstelle;

1.7.

Bewertung der internen Verfahren im Zusammenhang mit den Kontrollaktivitäten bei Unternehmern und — sofern vorhanden — Unternehmergruppen, sowie der spezifischen Fähigkeiten und Schulungen, die die Inspektoren der Kontrollbehörde oder Kontrollstelle, die das System für interne Kontrollen von Unternehmergruppen kontrollieren, benötigen;

1.8.

Beschreibung und Bewertung der Leistung des für jedes Drittland einzurichtenden Kontrollsystems, gegebenenfalls einschließlich der Besonderheiten von Kontrollen bei Unternehmergruppen;

1.9.

Alle sonstigen Informationen, die die Akkreditierungsstelle für erforderlich hält.

2.

Bericht über die Vor-Ort-Bewertung

Der Bericht über die Vor-Ort-Bewertung durch die Akkreditierungsstelle oder gegebenenfalls die zuständige Behörde muss folgende Elemente enthalten:

2.1.

Bewertungsbericht der Niederlassung(en), wo Zertifizierungsentscheidungen getroffen werden, mit folgenden Angaben:

a)

Ergebnis der Aktenprüfung für alle Kategorien von Erzeugnissen gemäß Artikel 35 Absatz 7 der Verordnung (EU) 2018/848, für die eine Anerkennung beantragt wird, und Bestätigung, dass die Kontrollstelle die Kontrollanforderungen gegenüber Unternehmern und Unternehmergruppen gemäß Kapitel III der vorliegenden Verordnung, insbesondere Artikel 9 und 10, ordnungsgemäß umsetzen;

b)

Bewertung des Katalogs von Maßnahmen, die bei festgestellten Verstößen zu ergreifen sind;

c)

Bewertung der zu Inspektionszwecken genutzten Risikoanalyseverfahren, einschließlich Inspektionen ohne Vorankündigung;

d)

Bewertung der Strategie, des Verfahrens und der Methode zur Probenahme;

e)

Bewertung der Kommunikation mit der Kommission, anderen Kontrollbehörden und anderen Kontrollstellen;

f)

Erkenntnisse aus Gesprächen mit Beschäftigten in den Bereichen Kontrolle und Zertifizierung hinsichtlich ihrer Leistung und Kompetenz bei Zertifizierungs- und Kontrollaufgaben;

g)

Bestätigung, dass die Kontrollbehörde oder Kontrollstelle über die entsprechenden Mittel verfügt, um das Kontrollsystem im Einklang mit dieser Verordnung in jedem Drittland, für das sie die Anerkennung beantragt, umzusetzen, insbesondere ausreichende Inspektoren, um auf der Grundlage ihrer Risikobewertung, zusätzlicher Inspektionen oder Probenahmen und von Dokumenten in Sprachen, die von den unter Vertrag stehenden Unternehmern verstanden werden, wenn diese Dokumente an Unternehmer oder Unternehmergruppen gerichtet sind, auf jeder Stufe der Produktion, der Aufbereitung und des Vertriebs, soweit zutreffend, alle erforderlichen physischen Kontrollen vorzunehmen;

h)

Bestätigung der Fähigkeit und Kompetenz der Kontrollbehörde oder Kontrollstelle, ihre Aufgaben für jedes Drittland, für das sie die Anerkennung beantragt, wahrzunehmen, wobei insbesondere die voraussichtliche Zahl der Unternehmer oder Mitglieder der Unternehmergruppe, die Menge der ausgeführten Erzeugnisse, die Art und der Ursprung der Erzeugnisse wie auch die Bewertung der Akten von Unternehmern und Inspektoren zu berücksichtigen sind.

2.2.

Bericht über ein Witness Audit infolge eines gemäß Teil B durchgeführten Witness Audits; dieser Bericht muss folgende Elemente enthalten:

a)

Name des Unternehmers, des überprüften Inspektors und des Bewerters der Akkreditierungsstelle;

b)

allgemeine Informationen zum Witness Audit, wie Ort, Zeit, Auditplan bzw. Auditteilnehmer, sowie die Erfahrung des Unternehmers oder der Unternehmergruppe mit den Vorschriften für die ökologische/biologische Produktion;

c)

Umfang der Inspektion;

d)

Vorbereitung und Kenntnisse des Inspektors, z. B. Arbeitsplanung, Arbeitsanweisungen, dem Inspektor zur Verfügung gestellte Unterlagen und Materialien, Kenntnis des Inspektors über die jeweilige Kategorie von Erzeugnissen, Bewertung der Robustheit der Betriebsbeschreibung des Unternehmers oder des Systems für interne Kontrollen der Unternehmergruppe, Prüfung hinsichtlich Interessenkonflikten, Kenntnis der Verordnung (EU) 2018/848, Kenntnis der internen Verfahren der Kontrollstelle in Bezug auf das Funktionieren oder die Umsetzung des Kontrollsystems und des Zertifizierungsverfahrens;

e)

Leistung des Inspektors, z. B. angemessene Dauer der Inspektion, Auswertung des Gesprächs, Überprüfung früherer Verstöße, Einholen einschlägiger Informationen, Autorität und analytische Fähigkeiten, Gesprächs- und Befragungstechniken, ausreichende Sprachkenntnisse, Kenntnis der lokalen landwirtschaftlichen Bedingungen und Praktiken sowie der Verarbeitungspraktiken in dem betreffenden Land und soziale Kompetenzen;

f)

Qualität der physischen Inspektion der Einrichtung/des Betriebs/der Einheit, z. B. Methodik und Qualität der verwendeten Inspektionsliste, Angaben des Unternehmers in der Betriebsbeschreibung, Robustheit der Massenbilanz- und Rückverfolgbarkeitsprüfungen, Methodik für die Probenahme und Inspektion kritischer Bereiche;

g)

Feststellungen, Sachstand bei den festgestellten Verstößen und ergriffene Abhilfemaßnahmen;

h)

Bewertung der Verstöße, die vom Bewerter der Akkreditierungsstelle festgestellt, vom Inspektor aber nicht erkannt wurden;

i)

Qualität und Vollständigkeit des Abschlussgesprächs;

j)

Gesamtbewertung der Wirksamkeit der Inspektion;

k)

Liste der festgestellten Verstöße, Beschreibung und Zeitplan für die von der Kontrollbehörde oder Kontrollstelle zu deren Abstellung durchzuführenden Abhilfemaßnahmen;

l)

im Falle einer Unternehmergruppe eigener Abschnitt mit einer Beschreibung und Bewertung der Wirksamkeit des Systems für interne Kontrollen und

m)

Gesamtbewertung, inwieweit die Kontrollbehörde oder Kontrollstelle in der Lage ist, die Zertifizierungstätigkeiten zuverlässig durchzuführen, unter Berücksichtigung der Ergebnisse der gemäß Abschnitt 2.1 durchgeführten Bewertung. Alle sonstigen Informationen, die die Akkreditierungsstelle oder die zuständige Behörde für erforderlich hält, beispielsweise Berichte und Schlussfolgerungen zusätzlicher Witness Audits.

TEIL B

1.

Das in Teil A Nummer 2.2 genannte Witness Audit

a)

wird von der Akkreditierungsstelle oder gegebenenfalls von der zuständigen Behörde durchgeführt;

b)

beruht auf einer Risikoanalyse, und es wird die gesamte überprüfte Tätigkeit dokumentiert;

c)

wird vor Ort durchgeführt und darf nur als Fernprüfung stattfinden, wenn die Kommission dies beschließt.

2.

Zusätzlich zu Abschnitt 1 wird das Witness Audit durchgeführt

a)

für jede Kategorie von Erzeugnissen gemäß Artikel 35 Absatz 7 der Verordnung (EU) 2018/848, für die die Anerkennung beantragt wird. Alle von der Akkreditierungsstelle oder der zuständigen Behörde festgestellten Verstöße werden von der Kontrollbehörde bzw. der Kontrollstelle vollständig behoben, und diese Behebung wird von der Akkreditierungsstelle oder der zuständigen Behörde bestätigt;

b)

für jede Kategorie von Erzeugnissen in einem anderen Drittland, wenn die Kontrollbehörde oder Kontrollstelle die Anerkennung für mehr als ein Drittland beantragt oder diese bereits erhalten hat, und

c)

vorrangig bei Unternehmergruppen, wenn die Kontrollbehörde oder Kontrollstelle Unternehmergruppen zertifiziert.

3.

Für jede gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 834/2007 des Rates⁽¹⁾ anerkannte Kontrollbehörde oder Kontrollstelle, die in das gemäß Artikel 57 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2018/848 erstellte Verzeichnis aufgenommen wurde, müssen die in Teil A Nummer 2.2 dieses Anhangs genannten Informationen aus Witness Audits stammen, die

a)

innerhalb der letzten drei Jahre von der zuständigen Akkreditierungsstelle oder zuständigen Behörde für die Zwecke ihrer Anerkennung gemäß der Verordnung (EG) Nr. 834/2007 für jede Kategorie von Erzeugnissen durchgeführt wurden, für die die Kontrollbehörde oder Kontrollstelle die Anerkennung gemäß Artikel 46 der Verordnung (EU) 2018/848 beantragt, und

b)

in einem Drittland durchgeführt wurden, für das die Kontrollbehörde oder Kontrollstelle gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 834/2007 anerkannt ist.

Für jedes dieser Witness Audits muss die Akkreditierungsstelle oder zuständige Behörde jedoch bestätigen, dass die Kontrollbehörde oder Kontrollstelle alle Verstöße in vollem Umfang behoben hat.