Pflichten der Zahlstellen gemäß Artikel 3 Absatz 1

I.

PFLICHTEN DER ZAHLSTELLEN

A.

Kontrollen

1.

Periodizität und Repräsentativität

Mindestens einmal jährlich wird jeder Lagerort einer Kontrolle nach den Vorschriften in Teil II unterzogen, die insbesondere Folgendes betrifft:

a)

das Verfahren für die Erhebung von Informationen über die öffentliche Lagerhaltung;

b)

die Übereinstimmung der Buchführungsangaben des Lagerhalters vor Ort mit den der Zahlstelle übermittelten Angaben;

c)

das tatsächliche Vorhandensein aller in der Bestandsbuchhaltung aufgeführten Mengen im Lager, festzustellen durch eine ausreichend repräsentative körperliche Überprüfung, die sich zumindest auf die in Teil II aufgeführten Prozentsätze erstreckt;

d)

die Qualitätskontrolle durch Beschau, Geruchs- und/oder Geschmacksprüfung und im Zweifelsfall eingehende Analyse.

2.

Zusätzliche Kontrollen

Werden bei der körperlichen Überprüfung Anomalien festgestellt, so ist ein zusätzlicher Prozentsatz der Lagermenge nach derselben Methode zu überprüfen. Erforderlichenfalls werden alle Erzeugnisse der Partie oder des Lagers, die bzw. das Gegenstand der Kontrolle ist, gewogen.

B.

Kontrollprotokolle

1.

Die interne Kontrollstelle der Zahlstelle oder die von ihr beauftragte Einrichtung erstellt ein Protokoll über jede durchgeführte Kontrolle oder körperliche Überprüfung.

2.

Das Protokoll enthält mindestens folgende Angaben:

a)

Name des Lagerhalters, Anschrift des besuchten Lagers und Bezeichnung der kontrollierten Partien;

b)

Datum sowie Beginn und Ende (Uhrzeit) der Kontrolle;

c)

die Räumlichkeiten, in denen die Kontrolle durchgeführt wird, sowie eine kurze Beschreibung der Lager-, Verpackungs- und Zugangsbedingungen;

d)

vollständige Angaben zur Identität der Personen, die die Kontrolle durchführen, sowie Angaben zu ihrer Funktion und ihrem Auftrag;

e)

die durchgeführten Kontrollmaßnahmen und die angewendeten Modalitäten der Volumenmessung wie die Messverfahren, die vorgenommenen Berechnungen und die erhaltenen Zwischen- und Endergebnisse sowie die sich daraus ergebenden Schlussfolgerungen;

f)

für jede im Lager befindliche Partie oder Qualität die in den Büchern der Zahlstelle angegebene Menge, die in den Lagerbüchern angegebene Menge sowie etwaige Unstimmigkeiten zwischen diesen beiden Büchern;

g)

für jede tatsächlich überprüfte Partie oder Qualität die Angaben gemäß Buchstabe f sowie die vor Ort festgestellte Menge und etwaige Unstimmigkeiten, die Partie- oder Qualitätsnummer, die Angabe der betreffenden Paletten, Kartons, Silos, Fässer oder anderen Behältnisse, das Gewicht (falls angemessen, das Netto- und das Bruttogewicht) oder das Volumen;

h)

die Erklärungen des Lagerhalters für etwaige Abweichungen oder Unstimmigkeiten;

i)

Ort, Datum und Unterschrift des Protokollführers sowie des Lagerhalters oder seines Vertreters;

j)

etwaige Vornahme einer erweiterten Kontrolle im Fall einer Anomalie unter Angabe des Prozentsatzes der eingelagerten Mengen, die der erweiterten Kontrolle unterzogen wurden, der festgestellten Abweichungen und der vorgebrachten Erklärungen.

3.

Die Protokolle werden dem Leiter der Dienststelle, die für die Führung der Konten der Zahlstelle zuständig ist, unverzüglich übermittelt.

Die Bücher der Zahlstelle werden unmittelbar nach Eingang des Protokolls nach Maßgabe der festgestellten Abweichungen und Unstimmigkeiten berichtigt.

4.

Die Protokolle werden den Bediensteten der Kommission und den von ihr bevollmächtigten Personen zugänglich gemacht.

5.

Die Zahlstelle erstellt eine Zusammenfassung mit Angabe

a)

der durchgeführten Kontrollen, wobei klar anzugeben ist, bei welchen dieser Kontrollen es sich um körperliche Überprüfungen (Bestandskontrollen) handelte;

b)

der überprüften Mengen;

c)

der festgestellten Anomalien gegenüber den Monats- und Jahresbilanzen und ihrer Ursachen.

Die überprüften Mengen und festgestellten Anomalien werden für jedes der betreffenden Erzeugnisse in Gewicht oder Volumen und als prozentualer Anteil der Gesamtlagermenge angegeben.

In dieser Zusammenfassung werden die zur Überprüfung der Qualität der Lagererzeugnisse durchgeführten Kontrollen gesondert aufgeführt. Die Zusammenfassung wird der Kommission gleichzeitig mit den Jahresrechnungen gemäß Artikel 9 Absatz 3 Unterabsatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2021/2116 übermittelt.

II.

VERFAHREN DER KÖRPERLICHEN ÜBERPRÜFUNG BEI DEN KONTROLLEN GEMÄß TEIL I NACH GAP-SEKTOREN

A.

Butter

1.

Auswahl einer Anzahl von zu kontrollierenden Partien, die mindestens 5 % der gesamten in öffentlicher Intervention befindlichen Menge entspricht. Die Auswahl wird vor dem Besuch des Lagers anhand der Bestandsbuchführungsunterlagen der Zahlstelle vorbereitet, dem Lagerhalter jedoch nicht angekündigt.

2.

Überprüfung des Vorhandenseins der ausgewählten Partien und ihrer Zusammensetzung vor Ort:

a)

Identifizierung der Kontrollnummern der einzelnen Partien und Kartons anhand der Ankaufs- oder Einlagerungsscheine;

b)

Wiegen der Paletten (1 von 10) und der Kartons (1 Karton je Palette);

c)

Beschau des Inhalts eines Kartons (1 Karton je 5 Paletten);

d)

Überprüfung des Zustands der Verpackung.

3.

Beschreibung der körperlich überprüften Partien und der festgestellten Mängel im Kontrollprotokoll.

B.

Magermilchpulver

1.

Auswahl einer Anzahl von zu kontrollierenden Partien, die mindestens 5 % der gesamten in öffentlicher Intervention befindlichen Menge entspricht. Die Auswahl wird vor dem Besuch des Lagers anhand der Bestandsbuchführungsunterlagen der Zahlstelle vorbereitet, dem Lagerhalter jedoch nicht angekündigt.

2.

Überprüfung des Vorhandenseins der ausgewählten Partien und ihrer Zusammensetzung vor Ort:

a)

Identifizierung der Kontrollnummern der einzelnen Partien und Säcke anhand der Ankaufs- oder Einlagerungsscheine;

b)

Wiegen der Paletten (1 von 10) und der Säcke (1 von 10);

c)

Beschau des Inhalts eines Sackes (1 Sack je 5 Paletten);

d)

Überprüfung des Zustands der Verpackung.

3.

Beschreibung der körperlich überprüften Partien und der festgestellten Mängel im Kontrollprotokoll.

C.

Getreide und Reis

1.

Verfahren der körperlichen Überprüfung

Die Überprüfung wird wie folgt durchgeführt:

a)

Auswahl der zu kontrollierenden Silozellen oder Kammern, die mindestens 5 % der gesamten in öffentlicher Intervention befindlichen Getreidemenge bzw. Reismenge entsprechen.

Die Auswahl wird vor dem Besuch des Lagers anhand der Bestandsbuchführung der Zahlstelle vorbereitet, dem Lagerhalter jedoch nicht angekündigt.

b)

Körperliche Überprüfung:

i)

Überprüfung des Vorhandenseins des Getreides bzw. Reises in den ausgewählten Zellen oder Kammern;

ii)

Identifizierung des Getreides bzw. Reises;

iii)

Kontrolle der Lagerbedingungen und Überprüfung der Qualität der gelagerten Erzeugnisse unter den Bedingungen gemäß der Delegierten Verordnung (EU) 2016/1238 der Kommission⁽¹⁾;

iv)

Abgleich der Lagerräume und der Getreide- bzw. Reisarten mit den Angaben in der Bestandsbuchführung des Lagers;

v)

Ermittlung der gelagerten Mengen nach einer zuvor von der Zahlstelle genehmigten Methode, deren Beschreibung am Sitz der Zahlstelle zu hinterlegen ist.

2.

Vorgehen bei festgestellten Abweichungen:

Bei der mengenmäßigen Überprüfung der Erzeugnisse wird eine Abweichung toleriert. So ist Anhang IV Abschnitt II nur anwendbar, wenn das bei der Überprüfung ermittelte Gewicht bei Getreide und Reis um 5 % oder mehr (Lagerung im Silo bzw. Lagerung im Flachlager) vom Buchgewicht abweicht. Bei der Lagerhaltung von Getreide bzw. Reis können diejenigen Mengen, die beim Wiegen bei der Einlagerung ermittelt wurden, anstelle der bei der mengenmäßigen Überprüfung ermittelten Mengen berücksichtigt werden, wenn letztere Überprüfung nicht genau genug und die Abweichung zwischen diesen beiden Werten nicht übermäßig ist. Die Zahlstelle nimmt diese Möglichkeit unter eigener Verantwortung in Anspruch, wenn die Umstände, die von Fall zu Fall beurteilt werden, dies rechtfertigen. Sie gibt dies im Kontrollprotokoll nach folgendem Muster an:

GETREIDE — BESTANDSKONTROLLE

Erzeugnis:	Lagerhalter: Lager, Silo: Nr. der Zelle:	Datum:
Partie	Buchmenge

Nr. der Zelle	Volumen nach Messurkunde m3 (A)	Festgestelltes freies Volumen m3 (B)	Volumen des eingelagerten Getreides m3 (A-B)	Festgestellte relative Dichte kg/hl = 100	Gewicht des Getreides oder des Reises

Insgesamt a: …

	Lagerraum Nr.		Lagerraum Nr.		Lagerraum Nr.
Genutzte Flächen: … Höhe: …	…	…	…	…	…	…
	m2	…	m2	…	m2	…
	…	m3	…	m3	…	m3
	…	…	…	…	…
	… m		… m		… m
Berichtigungen: …	… m3		… m3		… m3
Volumen: …	… m3		… m3		… m3
Relative Dichte: …	… kg/hl		… kg/hl		… kg/hl
Gesamtgewicht:	… t		… t		… t

Insgesamt b: … Gesamtgewicht im Lager: … Differenz zum Buchgewicht: … In %: … …, den [Datum] … (Stempel und Unterschrift) Kontrolleur der Zahlstelle:

D.

Rindfleisch

1.

Auswahl einer Anzahl von zu kontrollierenden Partien, die mindestens 5 % der gesamten in öffentlicher Intervention befindlichen Menge entspricht. Die Auswahl wird vor dem Besuch des Lagers anhand der Bestandsbuchführungsunterlagen der Zahlstelle vorbereitet, dem Lagerhalter jedoch nicht angekündigt.

2.

Überprüfung des Vorhandenseins der ausgewählten Partien und ihrer Zusammensetzung vor Ort. Die Überprüfung umfasst

a)

bei Fleisch mit Knochen:

i)

Identifizierung der Partien und Überprüfung der Stückzahlen;

ii)

Überprüfung des Gewichts von 20 % der Stücke je Teilstückart und/oder Qualität;

iii)

Beschau des Zustands der Verpackung;

b)

bei Fleisch ohne Knochen:

i)

Identifizierung der Partien und Paletten und Überprüfung der Anzahl der Kartons;

ii)

Überprüfung des Gewichts von 10 % der Paletten oder Behälter;

iii)

Überprüfung des Gewichts von 10 % der Kartons je gewogene Palette;

iv)

Beschau des Inhalts der Kartons sowie des Zustands der Innenverpackung.

Die Auswahl der Paletten muss entsprechend den verschiedenen Teilstückarten erfolgen.

3.

Beschreibung der körperlich überprüften Partien und der festgestellten Mängel im Kontrollprotokoll.