Artikel 5 VO (EU) 2022/996

(1) Die freiwilligen Systeme richten ein System der internen Überwachung ein, um zu überprüfen, ob die Wirtschaftsteilnehmer die Vorschriften und Verfahren des Systems einhalten, und um die Qualität der Arbeit der Auditoren der Zertifizierungsstellen zu gewährleisten. Die interne Überwachung muss mindestens einmal jährlich erfolgen und die geografische Abdeckung und den Umfang der verwendeten Rohstoffe des freiwilligen Systems sowie das Risiko der von den Wirtschaftsteilnehmern durchgeführten Tätigkeiten widerspiegeln. Im Rahmen des Überwachungsprozesses verpflichten die freiwilligen Systeme die Zertifizierungsstellen, alle Auditberichte und gegebenenfalls die Berechnungen der tatsächlichen Werte für die Treibhausgasemissionen vorzulegen. Die Überwachungstätigkeiten müssen eine zufällig ausgewählte und risikobasierte Stichprobe der Auditberichte jeder Zertifizierungsstelle umfassen.

(2) Freiwillige Systeme legen Vorschriften und Verfahren fest, die eine wirksame Weiterverfolgung der Ergebnisse der internen Überwachung und erforderlichenfalls die Anwendung von Sanktionen sicherstellen. Auf der Grundlage der Ergebnisse der internen Überwachung werden auf der Ebene der Verwaltungsstruktur oder des internen Überwachungsverfahrens des freiwilligen Systems Korrekturmaßnahmen ergriffen, um seine Funktionsweise in Zukunft zu verbessern. Die Ergebnisse der jährlichen Überwachungstätigkeiten des freiwilligen Systems werden in einem jährlichen Tätigkeitsbericht zusammengefasst, der der Kommission vorgelegt wird.

(3) Freiwillige Systeme legen Verfahren für die Einreichung von Beschwerden gegen Wirtschaftsteilnehmer oder Zertifizierungsstellen fest. Das Beschwerdeverfahren muss auf der Website des freiwilligen Systems zugänglich sein und die Übermittlung von Beschwerden auf elektronischem Wege oder auf dem Postweg ermöglichen. Das Beschwerdeverfahren muss auch den Schutz von Personen sicherstellen, die Verstöße melden oder nach Treu und Glauben gemäß der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates⁽¹⁾ Beschwerden einreichen. Die Website muss mindestens folgende Angaben enthalten:

a)

die Informationen und Nachweise, die für die Einreichung einer Beschwerde vorzulegen sind, sowie die Postanschrift oder E-Mail-Adresse, an die die Beschwerde zu richten ist;

b)

Hinweise dazu, welche Beschwerden in den Anwendungsbereich des Verfahrens fallen;

c)

eine schrittweise Übersicht über die Behandlung von Beschwerden — vom Eingang der Beschwerde bis zur Lösung — und den entsprechenden Zeitrahmen für jeden Schritt;

d)

das Entscheidungsverfahren für Beschwerden und das Verfahren zur Einlegung von Rechtsbehelfen gegen Entscheidungen;

e)

die Folgen, die ein freiwilliges System vorsieht, das infolge einer Beschwerde einen Verstoß feststellt.

(4) Freiwillige Systeme führen ein Verzeichnis aller Beschwerden und stellen der Kommission im jährlichen Tätigkeitsbericht eine Zusammenfassung dieser Beschwerden zur Verfügung. Auf Verlangen der Kommission oder eines Mitgliedstaats stellen sie alle Unterlagen im Zusammenhang mit einer Beschwerde und deren Bearbeitung zur Verfügung.

(5) Freiwillige Systeme und Zertifizierungsstellen richten ein Unterlagenmanagementsystem ein, das alle folgenden Elemente abdeckt:

a)

allgemeine Dokumentation des Managementsystems (z. B. Handbücher, Strategien, Festlegung der Zuständigkeiten);

b)

Kontrolle von Dokumenten und Aufzeichnungen;

c)

Überprüfung des Managementsystems durch die Leitungsebene;

d)

interner Audit/interne Überwachung;

e)

Verfahren für die Ermittlung und den Umgang mit Verstößen und

f)

Verfahren für Präventivmaßnahmen zur Beseitigung der Ursachen möglicher Verstöße.

Die Unterlagen sind mindestens fünf Jahre lang oder, wenn dies von der zuständigen nationalen Behörde verlangt wird, länger aufzubewahren.