Artikel 5 VO (EU) 2021/279

Die Unternehmergruppe bewahrt für die Zwecke des internen Kontrollsystems (IKS) folgende Unterlagen und Aufzeichnungen auf:

a)

die Liste der Mitglieder der Unternehmergruppe, die auf der Registrierung der einzelnen Mitglieder beruht und für jedes Mitglied der Unternehmergruppe folgende Angaben enthalten muss:

i)

Name und Identifikation (Codenummer);

ii)

Kontaktdaten;

iii)

Datum der Registrierung;

iv)

Gesamtfläche, die das Mitglied bewirtschaftet, und Angabe, ob diese Teil einer ökologischen/biologischen, in Umstellung befindlichen oder nichtökologischen/nichtbiologischen Produktionseinheit ist;

v)

Angaben zu allen Produktionseinheiten und/oder Tätigkeiten: Größe, Standort (einschließlich einer Karte, sofern vorhanden), Erzeugnis, Datum des Beginns des Umstellungszeitraums und geschätzte Erträge;

vi)

Datum der letzten internen Inspektion mit Angabe des Namens des IKS-Inspektors;

vii)

Datum der letzten amtlichen Kontrolle durch die zuständige Behörde oder gegebenenfalls die Kontrollbehörde oder Kontrollstelle mit Angabe des Namens des Inspektors;

viii)

Datum und Version der Liste;

b)

die unterzeichneten Mitgliedsvereinbarungen zwischen dem Mitglied und der Unternehmergruppe als juristischer Person, in denen die Rechte und Pflichten des Mitglieds festgelegt sind;

c)

die vom IKS-Inspektor und dem der Inspektion unterzogenen Mitglied der Unternehmergruppe unterzeichneten Berichte über die interne Inspektion, die mindestens folgende Angaben enthalten müssen:

i)

Name des Mitglieds und Standort der Produktionseinheit bzw. der Räumlichkeiten, einschließlich Ankauf- und Sammelstellen, in der/denen die der Inspektion unterzogenen und in Artikel 36 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2018/848 genannten Tätigkeiten stattfinden;

ii)

Datum und Uhrzeit des Beginns und des Endes der internen Inspektion;

iii)

Ergebnisse der Inspektion;

iv)

Prüfungsumfang;

v)

Datum der Erstellung des Berichts;

vi)

Name des internen Inspektors;

d)

Aufzeichnungen über die von den IKS-Inspektoren absolvierten Schulungen, die Folgendes enthalten müssen:

i)

Datum der Schulung;

ii)

Inhalt der Schulung;

iii)

Name des Ausbilders;

iv)

Unterschrift des Schulungsteilnehmers;

v)

gegebenenfalls eine Bewertung der erworbenen Kenntnisse;

e)

Aufzeichnungen über die von den Mitgliedern der Unternehmergruppe absolvierten Schulungen;

f)

Aufzeichnungen über die vom IKS-Verwalter im Falle von Verstößen ergriffenen Maßnahmen, die Folgendes enthalten müssen:

i)

Mitglieder, gegen die aufgrund von Verstößen Maßnahmen verhängt wurden, einschließlich derjenigen, deren Mitgliedschaft ausgesetzt oder zurückgezogen wurde oder die zur Einhaltung eines neuen Umstellungszeitraums verpflichtet wurden;

ii)

Dokumentation der festgestellten Verstöße;

iii)

Dokumentation der Nachverfolgung der Maßnahmen;

g)

Aufzeichnungen über die Rückverfolgbarkeit zu folgenden Tätigkeiten, einschließlich Angaben zu den jeweiligen Mengen, sofern zutreffend:

i)

Erwerb und Vertrieb landwirtschaftlicher Betriebsmittel, einschließlich Pflanzenvermehrungsmaterial, durch die Gruppe;

ii)

Produktion, einschließlich Ernte;

iii)

Lagerung;

iv)

Aufbereitung;

v)

Lieferung von Erzeugnissen jedes einzelnen Mitglieds an das gemeinsame Vermarktungssystem;

vi)

Inverkehrbringen von Erzeugnissen durch die Unternehmergruppe;

h)

die schriftlichen Vereinbarungen und Verträge zwischen der Unternehmergruppe und Unterauftragnehmern, einschließlich Angaben zur Art der an Unterauftragnehmer vergebenen Tätigkeiten;

i)

Dokument zur Ernennung des IKS-Verwalters;

j)

Dokumente zur Ernennung der IKS-Inspektoren und Liste der IKS-Inspektoren.

Die in Absatz 1 Buchstabe a genannte Liste der Mitglieder wird vom IKS-Verwalter aktualisiert, sobald sich eines der unter Buchstabe a Ziffern i bis viii aufgeführten Elemente ändert; dabei ist auch anzugeben, ob aufgrund von Maßnahmen bei Verstößen, die infolge einer internen Inspektion oder amtlichen Kontrolle festgestellt wurden, Mitgliedschaften ausgesetzt oder zurückgezogen wurden.